(二)客户沟通的基本要求(了解)
(1)物业管理处可以采用多元化的方式,例如工作例会、座谈会、工作联系函、电话、邮件、面谈等,与客户保持良好的沟通。
(2)与业主委员会、开发建设单位召开工作例会的,应当形成会议纪要。
(3)对重大事项,物业管理处与开发建设单位、业主委员会之间的沟通尽量使用书面形式,同时对书面的函件、报告等应当及时归档。
(4)物业管理处应当建立收发文制度。
(5)对开发建设单位或业主委员会提出的要求和建议,物业管理处应当高度重视并认真研究。
①处责任范围以内的,制定改进措施、改进计划,并给予对方明确的回复。
②非责任或暂时无法改变的质量缺陷,管理处应耐心做好解释,争取业主委员会的理解。
③与政策、法规相抵触的要求和建议,物业管理处应礼貌拒绝,并提供相关法规依据给对方参考。