跟单员

　原材料采购跟单的流程
原材料采购跟单的流程为：制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。
一、制作《采购原材料辅料申请单》
跟单员在制作采购单时应注意以下要点：
1．审查《采购原材料辅料申请单》。
跟单员在审查《采购原材料辅料申请单》时应着重以下内容：
(1)适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。
(2)以书面方式提出原材料的采购。
(3)确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。
(4)以型号规格表明采购的标准。
2．熟悉采购的原材料。
3．价格确认。跟单员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。
4．确认质量标准。
5．确认原材料采购量。
对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。
6．制定采购单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：(1)交货方式。(2)验收方式。(3)处罚条款。(4)履约保证。(5)品质保证(保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定)。
(6)仲裁或诉讼。(7)其他。
7．发出采购单。
二、采购单跟踪
采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。
1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺。
2．跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。
3．跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。
4．跟踪组装总测，跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。
5．跟踪包装人库，对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。
三、原材料(零部件)检验
1．确定检验日期
跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。
2．通知检验人员
跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要优先检验。
3．进行原材料检验
对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；对不重要的原材料，或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。原材料检验的结果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。
4．处理质量检验问题，针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。
四、原材料(零部件)进仓
1．协调送货
送货时间需要跟单员与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下送货，跟单员在没有和供应商协调确定的情况下，都会引起混乱。
2．协调接收
在供应商送货前，跟单员一定要协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供应商所在地的情况。
3．通知进货
跟单员在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定仓库。
4．原材料(零部件)人库
原材料的库房接收过程有：
(1)检查即将送达的货物清单信息是否完整(包括原材料的采购单、型号、数量等)；
(2)接收原材料，对应采购单进行核查；
(3)检查送货单据及装箱单据；
(4)检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；
(5)卸货；
(6)清点原材料；
(7)搬运入库；
(8)填写“原材料入库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料入库单
(9)将原材料人库信息录入存储信息系统中。
5．处理原材料(零部件)接收问题
由于供应商或者跟单员方面的原因，原材料(零部件)在接收环节上可能会出现以下问题：
(1)原材料(零部件)型号与采购单中的要求不一致；
(2)未按照采购单中指定的原材料数量送货；
(3)交货日期不对；
(4)原材料的包装质量不符合要求等。此类问题跟单员需与有关领导一同协调解决，处理方法要现实。

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