文书的立卷归档
(一)相关知识
1.立卷的含义
立卷是将文件组合成案卷的工作。
2.文书归档的要求
(1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一份,重要的、使用频繁的归档份数可增加。
(2)履行归档手续。填写移交清单,移交双方按照移交清单核对清点,确保清单无误后,双方签字,各留一份,以备查考。
(二)示例分析
为了提高归档案卷的质量,档案室安排有多年档案管理经验的老李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌,做好立卷归档工作,要认真进行文件材料的收集,既全面收集反映各项工作的文件材料,又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料;既收集纸质文件材料,又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、新型载体的文件材料,确保文件材料的齐全完整。纸张破损的,要进行裱糊;用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文件材料,必须进行复制或做必要的技术处理,以保证文件的长久保存。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见,将收集的文件组成案卷。最后,老李对案卷的质量进行了检查验收,评价初萌的案卷质量达到要求。
点评:立卷归档有严格的应该遵循的工作程序和方法。秘书要遵循归档制度的要求,对单位工作中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件,经立卷归档移交给档案部门。
(三)工作程序
1.收集文件
将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。
2.鉴别文件
对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料。
3.归卷
根据归档文件材料的特征,将文件归入案卷。
4.调整
仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调整,最后确定组卷。
5.文件的排列、编号与编目
根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺序后,按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和备考表。
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(责任编辑:fky)