秘书资格

有效的倾听方法

(1)有效倾听方法

1)检查自己的倾听习惯，学会适时闭嘴，有效运用沉默，耐心倾听。

2)以客观公正的态度倾听。

3)注意语言和非语言所传达的信息。

4)善于从对方的谈话中找出重点或基本观点。

5)在合适的时间、恰当的方式做出反馈和提出适当的问题。

6)消除外界的干扰。

(2)创造良好的倾听环境

1)非威胁环境。

2)适当的地点。

3)反馈或行动。

4)时间因素。

5)平和的情绪状态及正确的态度。

(3)克服有效倾听中的障碍

无法专心倾听的原因包括：语意不清;预期反应;分散注意力;预先下结论;某些字眼 引起反应;想逃避困难的工作;只听取自己想要的内容;只重形式而不重内容;想着另外的 问题;过分依赖笔记。

接待的准备工作

秘书要为接待工作做好心理准备、物质准备。心理准备是指秘书要有“诚恳”和合作的 态度。物质准备是指会客室/区的环境要清洁、优雅，有足够的设施。

接待工作

(1)接待工作的基本程序 客人一前台秘书一上司。

(2)接待预约来访者的工作程序

1)站立姿态，面带微笑，主动问候。

2)了解约定见面的部门或人员。

3)如来访者准时到来，应立即通知被访者;如来访者比约定时间来得早，应请其入座， 热情接待。

4)正确引导来访者至要去的部门。

(3)接待未预约来访者程序

1)面带微笑，主动问候。

2)询问要访问的部门或个人，并设法为其联系。

3)如来访者要访问的部门或个人无法接待时要立即说明情况，并主动请其留言。

(4)礼貌送客

1)主动为客人取衣帽等，为客人开门。

2)如送至电梯，要主动按电梯按钮;如送至大门口，要等客人汽车开出视野后离去。

3)与上司一起送客时，要比上司稍后一步。

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（责任编辑：gnn）

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