秘书资格

会中服务：完成接站工作

(一)相关知识

1.接站的准备内容

会议的性质与规模不同，接待的要求、程序和规范也不同。

2.接站的车辆安排

要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆，也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有，都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求，如：提前到达接站地点，注意交通安全，接站时注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接等。

(二)示例分析

王宇到天地公司上班的第二天就参加了会务接站的工作，他从初萌手中接过了两个牌子就跟司机上了车。在火车站的出战口，他高举着牌子眼巴巴地等了半天，也没见有人向他走过来。再看看时间，自己接的那趟车显然早就到了，这时他才仔细看了看牌子，牌子上写着：“接上海来京的张先生”。

点评：接站牌虽小，但接站的信息一个也不能少，接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站、来客姓名全称以及迎接客人的单位或会议名称。

(三)工作程序

(1)先搜集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，并将其编制成一目了然的表格，并统一协调。

(2)根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。

(3)对安排的人员进行培训和要求。

(4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。

(5)要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间地点，并要掌握与会议代表的联络方式。

(6)对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。

(四)注意事项

1.接站的分工和要求

(1)接站的分工

(2)接站工作的要求

要做到准确无误地接送，就要做好充分的准备：

①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。

②要备有足够用的车辆。

③要有良好的指挥调度，人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。

④所有车辆和人员要按时间、路线接送。

2.报到工作的内容

报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。

为了醒目，一般在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。

(1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。

(2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

(3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。

(4)、必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。

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