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物业管理师考试教材:物业管理企业的组织形式与机构设置

发表时间:2016/9/20 15:01:18 来源:互联网 点击关注微信:关注中大网校微信
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物业管理企业的组织形式与机构设置

一、物业管理企业的组织形式

物业管理企业应根据自身实际情况,选择适宜的组织形式。物业管理企业的组织形式有直线制、直线职能制、事业部制、矩阵制等。

(一)直线制

直线制是最简单的企业管理组织形式,它的特点是:企业各级领导者亲自执行全部管理职能,按垂直系统直接领导,不社专门职能机构(如图1-1所示)。这种组织形式适用于业务量较小的小型物业管理企业的初期管理,不能适应较大规模和较复杂的物业管理。

(1)主要优点:领导能够集指挥和职能于一身,责权分明,指挥及时。

(2)主要缺点:要求领导能通晓各种知识,具备多方面的知识和技能。

图1-1 直线制物业管理组织形式

(二)直线职能制

直线职能制以直线制为基础,在各级主管人员的领导下,按专业分工设置相应的职能部门,实行主管人员统一指挥和职能部门专业指导相结合的组织形式(如图1-2所示)。其特点是各级主管人员直接指挥,职能机构是直线行政主管的参谋。职能机构对下面直线部门一般不能下达指挥命令和工作指示,只是起业务指导和监督作用。这种组织形式是目前物业管理机构设置中普遍采用的一种形式。

(1)主要优点:加强了专业管理的职能,适应涉及面广、技术复杂、服务多样化、管理综合性强的物业管理企业。

(2)主要缺点:机构人员较多,成本较高;横向协调困难,容易造成扯皮,降低工作效率。

图1-2 直线职能制物业管理组织形式

(三)事业部制

事业部制是较为现代的一种组织形式,是管理产品种类复杂、产品差别很大的大型集团公司所采用的一种组织形式(如图1-3所示)。这类集团公司按产品、地区或市场将公司分成几个相对独立的单位,即事业部。这种组织形式的主要特点有:一是实行分权管理,将政策制订和行政管理分开;二是每个事业单位都是一个利润中心,实行独立核算和自负盈亏。这种形式一般多由那些规模大、物业种类繁多、经营业务复杂多样的大型综合型物业管理公司借鉴采用。

(1)主要优点:一是强化了决策机制,使公司最高领导摆脱了繁杂的行政事务,着重于公司重大事情的决策;二是能调动各事业部门的积极性、责任心和主动性,增强了企业的活力;三是促进内部的竞争,提高了公司的效率和效益;四是有利于复合型人才的考核培养,便于优秀人才脱颖而出。

(2)主要缺点:事业部之间的协调困难,机构重叠,人员过多。

(四)矩阵制

矩阵制是在传统的直线职能制纵向领导系统的基础上,按照业务内容、任务成项目划分而建立横向领导系统,纵横交叉,构成矩阵的形式(如图1-4所示)。其特点是在同一组织中既设置纵向的职能部门,又建立横向的管理系统;(1)主要优点:一是加强了各职能部门之间的横向联系,充分利用了人力资源;二是有利于调动各方工作积极性,解决处理各自责任范围内的问题;三是具有较强的有机性和适应性。

(2)主要缺点:一是组织结构的稳定性较差,机构人员较多,容易形成多头领导;二是部门之间关系复杂,协调工作量较大,处理不当容易产生矛盾。

二、物业管理企业组织机构设置的影响因素

(一)企业战略因素

战略是为实现组织目标而制订的产业定位和发展方向。组织机构与组织战略密切相关,一方面组织战略要受到现实组织机构的影响;另一方面,当组织战略发生了重大变化时,组织机构应作相应的调整,以支持组织战略的变化。

(二)外部环境因素

外部环境主要包括物业管理的行业特点、人力资源条件、产品特点、客户、市场特点、物业管理的政策法规和宏观经济形势等因素。在设计组织机构时要考虑外部环境及其稳定性。外部环境越复杂、多变,组织机构就越应该强调其适应性,以便采取多种对策来消除外部环境对企业的不利影响。

(三)技术因素

技术因素主要包括设备、技术、管理知识在内的广义技术概念。一方面,组织活动需要利用技术来进行;另一方面,技术及设备水平影响组织活动,亦影响职责划分、岗位设置及素质要求。

(四)组织规模及所处阶段

组织规模直接影响到组织机构的管理层次、集权程度、规范化及制度化;组织规模化较大的企业,工作专门化、部门化的程度较高。企业所处的发展阶段不同,面临的主要任务和目标也有所不同,组织机构也应有所差异。

三、物业管理企业组织机构设置的要求

(一)按照规模,任务设置

物业管理企业在设置组织机构时,一方面应考虑管理的规模,一般而言,管理面积越大,员工越多,划分的管理层次就越多,部门和职能设置就越全面,分工越精细;另一方面,在保证关键职能的基础上,又应适当减少部门划分,或者将几个相关的部门合并长一个综合部门,采用一专多能、一职多责的组织机构设置方式。物业管理企业的组织机构设置要服从企业的任务和目标,根据物业管理模式的任务和目标的不同,组织机构设置的重点也应该有所区别。

(二)统一领导、分层管理

物业管理企业各部门和项目应有明确的分工,把企业的任务和目标进行层层分解,落实到每个职能部门和项目,有效控制管理行为,实现集权与分权相结合。物业管理企业无论进行怎样的组织机构设置,都要服从统一指挥的原则,即企业的各个机构在公司的总体发展战略和方针的指导下,服从上级的命令和指挥。这样才能避免多头指挥,保证政令畅通,提高管理工作的效率和效果。

(三)分工协作

在物业管理企业中,应加强上下级之间纵向协作,改善各职能部门、各项目、各岗位之间的横向协作关系。物业管理企业组织机构的划分包括管理层次的划分、部门的划分和职权的划分。各层级、部门和职位之间要有专业的部门或人员来管理和负责,各部门和人员之间又应该保持相互协作关系。

(四)精干、高效、灵活

物业管理企业组织机构在精简、精干、高效的同时,还应根据企业外部环境的变化和企业内部业务发展的需要,及时作出必要的调整。

(责任编辑:中大编辑)

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