5.5 招标采购项目的沟通管理

5.5.1 招标采购项目的沟通管理

（1）沟通的概念

（2）外部沟通与内部沟通

（3）沟通计划

5.5.2招标采购项目的信息管理

采购信息是指与采购活动相关的信息。采购信息直接影响采购活动的质量。

信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。采购信息管理的目标旨在通过采购信息传输的有效组织管理和控制，为项目采购提供增值服务。招标采购项目信息管理的目的就是通过有组织的采购信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。

（1）招标采购项目信息管理的特点

（2）信息管理的作用

（3）招标采购项目信息的收集、发布和管理

1）信息收集的内容

①与招标采购活动相关的法律、法规资料的收集。

②产品信息收集。科技进步、经济发展，使产品品种、生产技术不断更新，产品的功能结构与成本也在不断变化。因此，应按照产品的类别、功能、成本、寿命周期、发展状态等内容进行统计和记录，并建立产品跟踪信息系统，及时掌握各种产品变化的动态信息。

③供应商信息收集。作为项目采购的供应商，其经营资格、提供货物和服务的履约能力、市场资信程度等，都直接关系到招标采购的成败。因此，为了保障项目采购的良好效果，需要建立供应商信息库，该信息库应包括供应商的分类、供应商实力调查、供应商是否转产破产、供应商的资信记录等信息。

④采购案例信息的收集。项目采购过程同时也是一个经验积累的过程。通过对各种类型项目采购案例建立档案，可以不断从案例中吸取成功经验，避免不必要的失误。

2）招标采购信息的公开发布。项目采购信息公开发布，就是将招标采购的信息以公开的方式告知社会公众和有关的供应商。信息公开发布是招标采购中的重要内容和组成部分。

按照招标投标法的规定，凡是按照法律、法规规定进行的招标采购，都需要在政府指定的媒体上发布招标信息。

3）招标采购信息记录。在整个采购进程中，必定会产生大量程序、过程方面的具有法律效力的文件与资料，如采购活动记录、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等。这些文件和资料反映采购活动的实质性内容，并且经过采购当事人双方的认可，一经做出就具有法律效力。按照采购“公平、公开、公正”的原则要求，招标采购中产生的文件与资料，应当依法保存，以备监督检查、处理纠纷、履行合同和进行评估时使用。

（4）招标采购项目信息管理的方法和措施

为了达到采购信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采购信息来源，对采购信息进行分类；掌握和正确运用采购信息管理的手段；掌握采购信息流程的不同环节，建立采购信息管理系统。

项目采购产生的信息数量巨大，种类繁多。为便于信息的搜集、处理、储存、传递和利用，采购信息管理应采用的措施包括：

1）标准化措施。由于各种采购数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求对采购项目相同的数据和信息应该规范。将得到的采购数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总，生成不同形式的数据和信息，最终形成采购信息系统的业务流程图、数据流程图。通过建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起。

2）制度化措施。采购信息资料只有全面反映项目采购的各类信息，才更具有实用价值，必须形成一个完整的系统。该系统的形成，需要大量的数据和信息作支撑，这些数据和信息的收集、加工、整理、存储只有通过长期的积累，通过有效的信息管理制度建立才能达到。

（5）信息技术与应用

采购信息技术主要包括：

1）计算机网络技术及其应用。如：

①计算机网络系统。计算机网络是分配在不同的地理位置、具有独立功能的多个计算机系统，用通信设备和通信线路，按照网络协议相互通信，以共享硬件、软件和信息等资源为目的的计算机系统的集合。

②internet网络。通常用于收集市场信息。对于业主而言，可以通过internet网络查询采购项目所需的市场信息；对招标代理机构，通过internet网络收集市场信息是更必不可少。目前国内已经有不少大型工程信息的专业网站，这些网站上提供了大量的建设工程和国际、国内的设备采购项目的信息，经常关注这些网站对于把握招标市场可以起到事半功倍的效果。

另外，除了关注专业的门户网站和企业网站外，经常用搜索引擎搜索一些与招标有关的关键词（如建设工程、土建工程、机电设备采购、空调采购等），也会收到大量的市场信息。

2）多媒体计算机技术。多媒体计算机技术（multimedia computer technology）是指计算机综合处理多种媒体信息，文本、图形、图像、音频和视频，使多种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互性。简单地说，计算机综合处理声、文、图信息和具有集成性和交互性。

组织大型项目招标、开标是需要耗费大量的时间、精力和财力的，特别是对于大宗的进口设备采购的项目，投标商将来自世界各地，目前十分成熟的远程视讯系统或称远程视频会议系统，将对此类型的招标工作带来革命性的突破。招标人或招标代理人一旦建立了这套系统，并与数字监控系统结合起来，便可实现：①与身处异地的招标单位、投标单位随时面对面的沟通；②现场开标、评标过程；③专家评委远程评标、指导；④多媒体历史资料远程共享等。

3）专用软件的应用。由于招标的流程是标准的，因此开标前需要准备的各种文件、表格的种类、格式也是基本相同的。因此，招标人或招标代理人可以通过专用软件的应用达到招标采购流程的标准化管理。

如使用“招标文件生成系统”，只需要将项目的基本信息录入系统（项目编号、名称、招标单位、联系人、报名期限、地点、发售标书的时间地点、技术交底会的时间地点等），系统便会自动生成招标公告、报名表、技术交底报名表、承诺函、投标登记表、开标一览表、密封确认表、符合性检查表、评分表、汇总表等多种专业表格文件。