日语学习

　　電話対応
　　電話が鳴ったらすぐに出る
　　●ベルが鳴ったら２コール以内でとる。
　　●３コール以上鳴らしてしまったら、「お待たせいたしました」と一言詫びる。
　　●会社名を名乗る。
　　●「もしもし」はダメ。
　　自分「はい、○○でございます。」
　　相手「○○会社の○○と申しますが酒井さんお願いします。」
　　自分「はい、少々お待ちください。」
　　相手を確認する
　　●相手の社名と名前を復唱し、取引業者や得意先などには挨拶をする。
　　「いつもお世話になっております。」
　　●相手が名乗らない場合はこちらから確認をする。
　　「失礼ですが、お名前を伺ってよろしいでしょうか？」
　　●聞き取りにくい場合は聞き直す。
　　「恐れ入りますが、お電話が遠いようですので、もう一度お願い致します。」
　　要件はメモを取りながら聞く
　　●相手の会社名、名前を忘れないように書き取る。
　　●日本人に多い名字の場合は、所属（部？課）や肩書きなども書き留める。
　　●用件をメモする。
　　●相手の用件のポイントを押さえて復唱し、内容に間違いがないかを確認する。
　　「念のため復唱させていただきます。」
　　取り次ぎ（取り次ぎ相手が在席の場合）
　　●自分の上司に敬称？役職名はつけない。
　　社外の人の前で社内の人を指す場合、「○○社長」、「○○課長」、「○○さん」とは言わないのが常識.
　　相手「事業部の酒井さんはいらっしゃいますか？」
　　自分「事業部の酒井ですね、ただいま代わりますので少々お待ちください。」
　　● 取り次ぐ際は、必ず保留ボタンをおし、社内の雑談？雑音が相手に聞こえないようにする。
　　取り次ぎ（取り次ぎ相手が不在の場合）
　　●不在であることを詫びて、不在状況（外出？離席？来客中）を伝え、予定を知らせる。
　　例１「申し訳ございません。ただ今外出しております。17：00に帰社の予定ですがいかがいたしましょうか？」
　　例２「少々席を外しておりますが、すぐ戻りますのでこちらからご連絡をさせていただきます。」
　　例３「酒井はあいにく他の電話に出ておりますので、終わり次第、酒井の方からお電話するようにいたしましょうか？」
　　●社員の自宅の電話番号？携帯？住所は決して本人に無断で社外の人に教えない。
　　●相手の番号を聞き、こちらから連絡するようなかたちをとる。
　　「こちらからご連絡をさしあげるよう伝えます。」
　　「お電話番号を伺わせていただけますか？」

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