会議の必要性
1.会議とは
3人以上の参加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。
2.会議の目的
会議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結論も出ない」ことになりかねません。
3.会議の効用
会議には直接的効果だけでなく、効用(副次的効果)もあります。
4.会議の機能別分類
会議をどの形態で進めるかを決定する。
伝達会議とは情報の伝達と確認
創造会議とは問題解決会議
調整会議とは組織間の調整
決定会議とは企業行動の意思決定
5.日本企業の会議の現状
ボトムアップ型の経営は日本企業の特徴です。メリットはありますが、意思統一のために会議の数は多くなります。
6.会議の効率化
まず第一に、会議参加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な会議をなくすこと」や「いくつかの会議を合併させること」などの努力で、会議のムダを省くこともできます。
機能別会議の邌鹰攻匹氓譢
会議の目的に応じて、どのような種類の会議を開くのかが決められます。
会議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。会議を開く前、会議中、会議終了後には、それぞれ次のような邌鹰攻匹氓驻匾趣丹欷蓼埂
(1)伝達会議
情報の伝達と確認を目指す会議
〔事前〕 伝達内容の把握と資料化
〔会議〕
1)情報の伝達(情報そのものと、背景、実例などを説明する)
2)伝達した情報に対する質疑応答
3)情報をまとめ、理解度を確認
〔事後〕 フォローアップまたは情報の追加
(2)創造会議
「問題解決会議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題点を分析したり、解決策を考えるために行う会議
〔事前〕 解決すべき問題点の明確化
〔会議〕
1)発散会議
問題解決のためのアイデアを全員で出し合う
2)収束会議
出されたアイデアを整理、評価して具体策にまとめる
〔事後〕 具体策に、再度全体的な検討を行う
(3)調整会議
各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調整するための会議
〔事前〕 調整すべき項目の明確化
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