初级会计师

(二)会计账簿的格式和登记方法

1.日记账的格式和登记方法

如前所述，日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。特种日记账核算和监督某一类型经济业务的发生和完成情况;普通日记账核算和监督全部经济业务的发生和完成情况。这些日记账的设置和登记方法如下：

(1)现金日记账。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证(从银行提取现金的业务)登记现金收入，根据现金付款凭证登记现金支出;并根据“上日余额+本日收入一本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。

现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。

三栏式现金日记账设借方、贷方和余额三个基本的金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。在金额栏与摘要栏之间常常插入“对方科目”，以便记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目。

多栏式现金日记账是在三栏式现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方(收入)和贷方(支出)金额栏都按对方科目设专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况。其全月发生额还可以作为登记总账的依据。

表1—13所示的多栏式现金日记账，如果借、贷两方对应的科目太多会形成账页过长，不便保管和记账。因此，实际工作中，如果要设多栏式现金日记账，一般常把现金收入业务和支出业务分设“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”两本账，分别见表1—14和表1一150其中，库存现金收入日记账按对应的贷方科目设置专栏，另设“支出合计”栏和“结余”栏;库存现金支出日记账则只按支出的对方科目设专栏，不设“收入合计”栏和“结余”栏。这种借贷方分设的多栏式日记账的登记方法是：先根据有关现金收入业务的记账凭证登记库存现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记库存现金支出171记账，每日营业终了，根据库存现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入库存现金收入¨记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额。

为了保证现金日记账的安全和完整，无论采用三栏式还是多栏式现金171记账，都必须使用订本账。

(2)银行存款日记账。银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证(库存现金存人银行的业务)登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记其支出栏，每日结出存款余额。

银行存款日记账的格式与现金日记账相同，可以采用三栏式，也可以采用多栏式;多栏式可以将收入和支出的核算在一本账上进行，也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。银行存款日记账的登记方法与现金日记账相同，不再重复。

(3)转账日记账。转账日记账是根据转账凭证逐日逐笔顺序登记的账簿，

(4)普通日记账。

对于规模较小、经济业务不多的企业，使用普通日记账程序简便，也可以满足业务需要，其优点是：

①便于了解企业在一定时间内发生的所有经济业务的全貌。

②把每一经济业务的应借应贷账户的名称、金额汇于一处，并有该项业务的摘要可供查考，可以比较容易地发现记账差错。

③通过全月发生额合计，可以进行试算平衡。

使用普通日记账的缺点是：

①记账时不便于分工合作;

②无法了解某一特定账户的发生额及余额的变化情况;

③过账的工作量大。

如果企业规模较大、业务量较多且较复杂，就不宜设置普通日记账。

编制普通日记账时，可根据经济业务直接登记，然后再将普通日记账过人分类账。因此，设普通日记账一般可不再做记账凭证。

2.总分类账的格式和登记方法

总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总账中的账页是按总账科目(一级科目)开设的总分类账户。应用总分类账，可以全面、系统、综合地反映企业所有的经济活动情况和财务收支情况，可以为编制会计报表提供所需的资料。因此，每一企业都应设置总分类账。

也有采用多栏式设置总分类账的。多栏式总账一般是将一个企业使用的全部总账账户合设在一张账页上。很显然，如果企业总账账户较多则会造成账页过长，不便保管和记账，因此现在一般很少采用。

总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。

3.明细分类账的格式和登记方法明细分类账是根据二级账户或明细账户开设帐页，分类、连续的登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账是总分类账的明细记录，它是按照总分类账的核算内容，按照更加详细的分类，反映某一具体类别经济活动的财务收支情况，它对总分类账起补充说明的作用，它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据。

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要.，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记;库存商品、原材料收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。库存现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实质上也是一种明细账。

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（责任编辑：xll）

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