注册测绘师

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纸质工程档案数字化建库的实现

摘要：本文主要介绍了纸质工程档案进行数字化的过程，详细说明了在纸质工程档案数字化过程中应该注意的问题。讨论了测绘行业对纸质工程档案实现电子存档服务的可能性。

关键词：纸质工程档案；测绘；扫描；图像；数字化；建库

一、引言

由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨形成和传递工程档案信息的方法，现在都可以通过计算机、扫描仪及相应软件，对这些档案进行扫描、消蓝、去污、校正处理，形成电子文件。同时作相应的归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。测绘行业在长期工作实践中所具备的软硬件环境及技术能力，为测绘生产单位对纸质档案实现电子存档提供了可能。同时扩展了测绘行业的服务领域。但我们必须遵循档案管理的要求。本文重点论述了对纸质工程档案数字化的过程及在生产中必须遵循的原则。

二、纸质工程档案进行数字化的软硬件环境

纸质工程档案一般都是由多种幅面的图纸组成，从A0加长、A0、A1、A2、A3、A4不等，因此要求作业单位必须具备对不同幅面的图纸进行扫描的扫描仪及多台计算机。扫描图片必须要经过消蓝、去污、校正处理。因此要选择合适的图像处理软件。一般近几年生产的大幅面的扫描仪都具有自动消蓝功能，同时配有随机图像处理软件。如清华紫光生产的Colortrac 4080c扫描仪就具有自动消蓝功能。其随机光栅编辑软件Preditor可以对图像进行消蓝、去脏点、补洞、纠偏及变更修改等处理，能够满足纸质档案进行数字化的要求。要求计算机配备Windows2000、Windows XP操作系统。

三、应用范围

本文介绍的方法适用于各种工程建设中如较大发电机组工程图纸、楼房建筑图纸、建筑项目审批图纸、水利工程图纸等需要进行电子档案管理的工程纸质图纸。对政府机关公文以及图书、图像、文献资料、商业信息等纸质图纸实现电子档案的管理，本文也有一定的参考价值。

四、电子文件制作

1档案接收

收集图纸并按照《档案着录规则》的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的着录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应建议档案管理人员进行修改。

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

2 图纸扫描

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。根据档案幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0等）选择相应规格的扫描仪进行扫描。测绘行业在建立地籍管理系统、土地利用系统、GIS系统过程中所积累的仪器设备和技术能力，完全能够满足图纸扫描的需要，我们在生产实践中还发现有许多档案因为时间久远而线条不清，字体模糊，扫描质量很差，不能再显原型，此类图纸在扫描前按照图纸原样进行了清绘处理，保证了扫描成果的真实性。

由项目负责人对扫描过程进行分工，扫描中各负其责，并在扫描过程中进行自动消蓝处理，自动消蓝处理不符合要求的，采用软件消蓝技术。

（1） 扫描色彩模式

页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

（2）扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（3）扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

扫描工作完成后，应按原样折叠图纸，按页码排序放回档案盒内。拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

3 图像处理

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

利用光栅编辑软件（如Preditor软件）按照图片信息的要求，对没有消蓝的图像进行消蓝处理；对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

此类问题的处理比起测绘行业进行地形图纸扫描进而进行线符号化的要求要简单许多。我们的技术人员完全具备其相应的技术要求。

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

4图像存储

存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。工程图纸一般采用JPG格式存储。

5 图片检查

将处理后图片与原图进行对照，确保图片信息的真实性和完整性。不符合要求的及时重新进行扫描、编辑，同时检查文件有无丢漏。并做好检查记录。

6 注意事项

电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责，要注意划清参与人员的责任范围。一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。

五、电子文件归档

1 收集与积累

归档人员在档案管理人员的监督和指导下，及时收集制做好的电子文件，并做好文件的备份。在电子文件登记表中对每份电子文件进行登记，电子文件的登记表应制成电子表格，与电子文件的备份一同保存，并附有纸张打印件。

2 电子文件整理

电子文件应按《档案着录规则》着录，形成机读目录，建立档案目录数据库，并填写电子档案登记表。采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

3 文件归档

（1） 归档前的鉴定

在归档前将符合归档条件的电子文件进行完整性、系统性、有效性、安全性的审核，检查光盘有无病毒、有无划痕，对硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式进行检测。在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。归档电子文件要通过电子文件光盘存储归档一致性测试。把鉴定结果在电子文件的机读目录上作相应的标识，检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中。

（2） 归档要求

归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/Tl7678.2—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构的规定。

把带有归档标示的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至只读光盘，一式三套（一套应用，一套存档，一套异地保存）。备份数据应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。检查完成后，填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

存储电子文件的光盘及包装盒上贴上标签，标签内填写编号、套别、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

六、数据挂接

档案数字化的目的是为了形成电子档案，建立档案信息系统，进行电子档案管理，测绘行业多年生产地理信息系统产品的实践，为我们建立档案信息系统提供了技术支持，所不同的是地理信息系统所应用的是地理信息数据，档案管理系统应用的是档案数据。建立常规的地籍管理系统，土地利用系统要将数据源生成一些文本文件，进行数据挂接。而电子文件的数据挂接，是一些图片文件和表示档案记录的文本文件，因此要将归档后的电子文件挂接到电子档案管理系统上，挂接时要对数据进行全面的检查。要以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库

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