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Topic E-3 证据收集工具
★相关知识
3.内部审计师应该采用多种方法收集业务证据,并且应该选择最适当的证据收集方法。常用的数据收集方法包括：
● 询问
● 观察
● 检查
● 证实
● 重做
● 监督
数据收集程序通常是由证据决定的。例如，电子存储数据不仅能够通过打印得到，而且也能够利用审计软件获得。收集有用的数值数据的最好办法是重新计算交易数据以验证其准确性。根据大纲要求，本节重点介绍面谈、调查问卷和检查清单三种数据收集工具。
3.1 面谈（interview）是从被审计单位、与被审计单位相关联的组织中的其他成员，以及独立单位获得审计证据的一种方法。面谈对象包括被审计单位内部人员、其他与被审计单位有联系的人员以及独立的第三方人员。
3.1.1 审计面谈界于礼节性交谈和固定地点讯问之间。和交谈一样，审计面谈应该是愉快的和轻松的。我们中的大多数人都渴望坦诚地谈论工作情况，其实这也是审计面谈所需要的。但是，和常规交谈不一样，审计面谈应该由内部审计师作出正式规划，审计面谈还涉及与面谈对象有关的风险。因此，内部审计师需要掌握大量的、能够使人们在面谈期间放松的技巧。
3.1.1.1 与讯问技术一样，审计面谈目的也是发现某些事实，但是和讯问人员不一样的是，面谈者不是特别想取得有关人员对错误做法的坦白。审计信息虽然与法律证据相似，但不是法律证据。发现法律证据（在法庭上陈述的证据）的任务最好留给讯问人员。尽管如此，内部审计师还是必须经常警惕那些在面谈背后存在的一些有关控制缺陷或舞弊行为的信息。内部审计师如果确定面谈目的是为了让面谈对象陷于窘迫境地，并且迫使其作出坦白，则有可能引起面谈对象拒绝说出自己知道的信息或者干脆就说谎。
3.1.1.2总之，内部审计师需要了解的面谈技术包括：
● 制订计划，使面谈能够有序、高效地进行；
● 与面谈对象一起创造出和谐融洽韵关系；
● 从面谈对象的角度来思考问题，争取做到心灵相通，同时要区别出讨论中哪些是事实，哪些是个人看法。
3.1.2面谈通常分为以下4种类型：
● 初步面谈（Preliminary Interview）：收集一般信息，策划未来将要进行的面谈战略。
● 事实收集面谈（Fact—gathering Interview）：主要是为了证实个别面谈者所提供的额外信息而进行的。
● 后续面谈（Follow—up Interview）：是在对事实收集面谈收集到的信息进行分析并且发现问题后进行的，目的是寻找解决问题的答案，同时测试面谈对象对内部审计师提出的新观点的接受程度。
● 退出面谈（Exit Interview）：通常指审计工作结束时举行的退出会议。在会议上，通过与被访问者进行讨论，来保证审计结论、审计发现及审计建议的正确性。
3.1.3 面谈构成要素。面谈分为开头部分、中间部分和结尾部分。面谈专家们对从面谈开始到结束所经历的所有步骤没有一个统一的定义，但是大多数专家都同意成功的面谈应该包括以下要素：
● 计划
● 开始
● 实施
● 结束
● 记录
● 评价
3.1.3.1计划面谈。只有经过周密计划，面谈才能成功收集完整的、相关的、真实的和有用的信息。在计划过程中，内部审计师需要考虑面谈中讨论的话题，因为如果目的是收集不同的信息，例如工作活动和职责方面的信息，或者目的是证实和排除怀疑发生的舞弊行为，则采用的方法是很不同的。计划过程可以被细分为7个步骤：
第1步骤，获取背景信息。
● 通过检查以前审计的工作底稿、系统记录、组织结构图、程序手册和其他相关材料，了解要谈论的活动；
● 了解面谈对象’，包括他或她的性格、经历、知识、工作职责；
● 发现可能影响面谈对象的组织或经营活动中的任何变化。
第2步骤，清楚地明确面谈目的，包括具体目标。
第3步骤，编制能够实现目标的问题。比较适合采用开放式和封闭式（“是”或“否”）问题，避免有偏见的或有导向的问题。
● 开放式问题为面谈对象提供了畅所欲言和长时间谈论某话题的机会。这样的问题能够产生一种融洽氛围，可以赢得较多时间并且较好地控制面谈内容。但是当审计师实际上想得到肯定、否定或者特殊答案时，这些问题是不适合的。
● 封闭式问题提供了一种固定模式，要求面谈对象给出是或否的答案，或者提供一段特定信息，例如数量、数据、时间等。.
● 问题不带有任何偏见，就不会提供任何线索，使人无法揣摩出审计师想要答案的。“你忘记将文件上锁了，是吗?"，这个问题是带有偏见的。“告诉我保证文件安全的程序”（开放式问题）是不带有偏见的问题。提出带有偏见的问题是审计师在面谈中最常容易犯的错误。
第4步骤，将问题按照逻辑顺序排列组织起来，使面谈按照进程有序进行，给人留下很好的印象。先从一般问题开始，然后再问特殊问题；从容易回答的问题开始。但是当怀疑存在舞弊时，有必要采用不同的方法。
第5步骤，对于比较正式的面谈，应该编制一份书面议程表，例如开始面谈，退出面谈，与高级管理层面谈。
第6步骤，制定出与每个人在公司作用相适应的目标和问题。下列人员职位不同，需要提出的问题不同：
● 高级管理层
● 运营管理人员
● 运营人员
第7步骤，对面谈过程进行规划。
● 协商交谈时间。
● 说明面谈目的。
● 说明面谈要求的预计理想时间。
● 准时到达。
3.1.3.2开始面谈。
● 准时开始。
● 为建立和谐融洽氛围，以简短的热情介绍和几个面谈对象有可能感兴趣的问题或议题开始面谈，例如，有关办公室中照片的议题就比较适合作为开头话题。
● 每个人对这种交谈前的准备活动兴趣点都不同，所以应该精心选择与面谈对象性格相适合的时间和话题。总之，一定要真诚。
● 一定要能够直接说出面谈对象的名字。在出发前，在不显眼的地方将名字写下来，避免忘记。在见到面谈对象时，应该递交名片。
● 在见面寒暄之后，清楚说明审计目标和面谈的具体目的。
● 应该一直致力于建立和谐融洽氛围，直到消除审计师与面谈对象之间的隔阂。
3.1.3.3实施面谈。
● 保证不威胁面谈对象。
● 避免挖苦、过分诙谐、难懂的技术术语等容易使人反感或疑惑的语言。
● 尽可能少地记录笔记，并注意观察面谈对象的举止。举止行为相对来说比语言会更明显表现出某些内容。注意那些与面谈对象说的内容不相符的动作，注意那些使人不舒服的举动。
● 一直专注于面谈对象所说的话。促使面谈对象对探讨的话题和说明的事实表达出关心。
● 利用后续提问的方法使面谈对象澄清其给出的过于概要或令人疑惑的说明。例如，问“你能够提供些例子吗?”或者“你能够以另外方式来说明这个问题吗?”。以比较通俗的语句来概括或重新叙述难以理解的信息，可以保证获得正确的事实真相，不要认为这样做显得缺少智慧，一定注意不要让面谈对象感觉含糊其词。当面谈对象和审计师共同创造了一种和谐氛围，上述这些技术既能保证他们之间有效交流，又能取得更多更好的信息。阅读问题清单，不专注于谈话和眼神的交流，将面谈对象说的话全部记录下来，都不属于高效、专业的面谈技术。
● 在面谈过程中和之后实施的审计测试中，辨别哪些是事实，哪些是个人意见。
● 如果必要，应该有另外一名审计师参加面谈过程。
● 要注意保持体现职业属性的身体语言：当站立时，保持两脚之间的距离在12英尺，将重心放在肩膀上，膝盖放松，这样使人感觉足趾内翻，显得坚定、稳重和可靠；当坐下时，将你的重心放在椅子上，不要完全倚靠在椅子背上，不要坐在椅子边缘。移动时从臀部开始，而不是从身体上半部分开始；保持眼睛接触，但是不要紧盯着人看；注意身体语言；吐字清晰，深呼吸有助于说话人保持放松状态；保持陈稳的语速，使嗓音清晰，清晰有力的嗓音体现了信心和职业特征；与面谈对象都着正装。
● 适当地做记录。首先要征求面谈对象是否允许做记录，并且解释你之所以这样做的原因；将记录内容控制在最小限度，简单记录下关键词句，在面谈结束后马上用这些内容完成面谈记录；保证对每个重要看法都记录有至少一个关键词，以便能够在面谈后提醒自己回想起整个内容；尊重面谈对象的空间权利，不要在他或她的桌子上做记录；大方记录，不要隐藏你的记录本。用这些记录本归纳面谈对象的谈话内容，将提高准确性和有助于建立和谐氛围。
3.1.3.4结束面谈
● 不要让会谈拖的时间太长，超出了既定的期限
● 在结束时或者在规定时间到了后，征求面谈对象是否可以结束面谈，是否需要推迟时间完成余下的问题。
● 从你的记录中总结概括出要点。
● 说明面谈过程的下一步。
● 提供联络方式，请面谈对象通过电话或电子邮件告诉你他所想到的额外信息。
● 为占用其时间而感谢面谈对象。
3.1.3.5记录面谈。在面谈结束后，马上检查和整理你的记录，将内容记录在工作底稿中。你拖的时间越长，越容易忘记一些要点。
3.1.3.6评估面谈中获得的信息。自问面谈是如何有效进行的。
● 你已经达到了所有目标并且记录了所有信息了吗?如果没有，原因是什么?
● 计划执行中存在缺陷吗?包括：因为你没有准备充分的背景资料出现意想不到的事了吗?问题得到适当整理因此你和面谈对象都感到排列顺序是符合逻辑的吗?计划的面谈时间、地点和持续时间是正确的吗?
● 你采用正确的方式在面谈一开始就与面谈对象之间建立了和谐关系了吗?
● 你采用使面谈对象放松的方式解释了审计目标和面谈目的了吗?
● 你在评估上述信息之后，需要明确在今后的计划和执行过程中需要完善的地方，以便更好地实现面谈目标。
3.1.4经营审计比财务审计更加依赖面谈技术，原因：一是经营审计缺少可遵循的标准；二是经营审计内容为企业的经营活动，对内部审计师来说，该内容比较复杂而且陌生。
3.1.5在应用面谈技术收集审计证据时，内部审计师应该注意：
● 由于有机会进行交叉检验（cross—examination），即可以通过提出问题来验证以前的答案或获得额外的信息资料，面谈对内部审计师了解被审计单位经营活动、认识和分析被审计单位经营活动中出现的例外情况，以及异常变动的可能原因是特别重要的
● 同审计目标所涉及的被审计单位的内部人员进行面谈所获得的证据有效性，要低于内部审计师采用分析性程序、观察等方式所获得证据的有效性，也低于与独立第三方面谈所获得证据的有效性。
● 面谈所获得的证据需要通过收集其他客观数据加以证实。
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3.2调查问卷（questionnaires）表示记录过程活动和存在的控制制度适当性的有效工具。采用该方法时，通常被称为内部控制问卷（Internal Control Questionnaires）。内部审计师在审前初步调查和控制自我评价中也应用调查问卷。无论是什么目的使用调查问卷，内部审计师都应该考虑采用最有效的方式来设计问题和整理反馈回来的问卷。例如，可以允许接受调查的人以控制回答长度或不控制回答长度的两种方式回答问题，或者事前标明确定的答案，如“是”或“否”，方便回答问题。也可以给出说明，要求接受问卷调查的人按照数字等级（如1到5，或1到10）或者词语类别（经常、有时、从没有，或，非常赞同、赞同、没有意见、不同意、完全不同意）对问题进行排列。选择适当的提问方式和回答方式能够区别出有用信息和无用信息。
调查问卷一般应该在进行面谈前编制出来，以提高审计效率。问卷调查表为被审计单位提供了一个自我评价的机会，可以采取正式或非正式两种形式。一般来说，应该将正式的问卷调查表送给被审计单位的高级职员，以促进其对审计工作的理解。
3.2.1 内部控制问卷不能提供更深入的了解，也不能进一步跟踪有关问题及观察到的审计客户行为线索，但是它们可以促进审计师有效地收集大量人员的信息。内部控制问卷的结构非常系统和详细，回答问题的形式通常采用“是/否”或短句。“是”的答案表明系统有效，“否"的答案表明存在控制弱点。这样的调查问卷还应该留出一些空间用以具体说明答案。
3.2.2
内部控制问卷的优点包括： ● 容易实施；
● 规范了所有信息提供人员提供的信息，方便准确比较；
● 降低了忽视内部控制系统重要方面的风险；
● 便于对大量的信息提供人员，以及来自于不同分支机构、不同国家的信息提供人员实施调查；
● 可以对被测试的控制系统进行初步评估。
内部控制问卷的缺点包括： ● 不能适合所有情况和事项；
● 不适合用于收集有深度的问题；
● 降低了审计师观察信息提供人员举止和环境的机会；
● 编制的难度较大，需要花费的时间长；
● 由于信息提供人员往往能猜测到理想答案，因此不能得到真实的答案或者信息提供人员不能在回答问题前充分思考问题；
● 受结构影响，不能包括所有需要了解的事情。
3.2.3有些参与者拒绝回答有些类型的调查问卷，担心书面回答问题、提出意见会造成一定后果。有时，尽管信息提供人员感觉是负面答案，但是他们也会提供正面答案，以便缩短审计时间。
鉴于这些局限性，最好采用调查问卷收集下列类型信息： ● 多个单位（例如分支机构）的信息。这些机构有相同的制度、风险和标准的经营程序。在这种情况下，调查问卷提供了统一的信息，便于进行比较。
● 法律法规遵守情况的信息或其他关于“是”或“否”的信息。
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3.3 问题清单（checklists）是一种结构化方法，采用标准格式收集审计证据。从本质上说，问题清单是简单的“是”或“否”的调查问卷，它包含一系列项目（这些项目可以作为问题来说明，也可以不作为问题来说明）和一些为标注项目存在与否的检查记号所留出的空格或空间。
3.3.1 问题清单有下列作用：
● 作为审计提示手段，有助于审计师确信他或她已经提出了事先确定的所有问题，或者观察了应该观察的所有事项。
● 作为收集信息的一种快速方法，可以在短时间内收集信息提供人员提供的信息。
● 作为一种控制手段，保证所有正确的程序都得到执行，利用正确和准确的信息完成了审计业务。
3.3.2
问题清单的优点： ● 采用标准方法，提高了数据取得的一致性；
● 考虑问题较全面，降低了遗漏应该而且能够予以考虑的问题的可能性；
● 可以用于加强对审计执行过程的管理，为进入会议和退出会议做准备；
● 在检查审计工作底稿质量方面发挥的作用最大。
问题清单的缺陷： ● 提供一种认为所有相关因素都已得到考虑的错误的安全感；
● 不恰当地暗示对清单上的每个项目一视同仁；
● 无法解释通过对照检查清单上的各项目能够获取的经验或有效推理。
典型试题
1.下列哪项不是在审计前送达内部控制问卷表的优点?
a.业务委托单位能够在审计实施前运用问卷表作自我评价。
b.问卷表能帮助业务委托单位了解审计范围。
c.编制审计问卷表可以帮助审计师计划审计范围并组织需要收集的信息。
d.业务委托单位只对所提问题作出反应，而不会自动提供其他信息。
『正确答案』d
『答案解析』
a.不正确。回答问卷调查表将帮助业务委托单位确定程序薄弱或没有被适当记录的区域，便于对内部控制制度进行自我评价。
b.不正确。问卷调查表将告知业务委托单位有关审计师计划评估的范围。
c.不正确。审计师在编制调查问卷前需要计划审计工作范围并决定需要收集什么样的信息。
d.正确。业务委托单位只能根据问卷回答问题，因此不会提供额外的信息，而恰好这些额外信息可能对审计师是有用的。因此，本选项正是调查问卷的缺点。
2.正计划对某质量控制部门进行审计，下面资料在准备初步调查问卷中最不可能采用的是哪一种?
a.质量控制文件的分析材料。
b.永久性审计档案。
c.前期审计报告。
d.质量控制部门的管理规章。
『正确答案』a
『答案解析』
a.正确。这些分析材料是外勤工作的一部分成果，是在进行初步问卷调查后进行的，所以不能在准备初步调查问卷时采用。
b.不正确。这份文件可能包括一些有用信息，例如以前审计问到及发现的问题，它们将有助于编制本年度需要提出的问题。
c.不正确。前期审计报告包括了需要本年度进行后续审计的审计发现和建议，有助于准备初步调查问卷。
d.不正确。了解该部门的管理规章将有助于审计师确定更加丰富和切合实际的问题。
3.作为一项对灾后恢复计划效果进行检查的一部分，内部审计师计划从5个不同部门各选5名职员进行面谈（共25名）。在最初的几次面谈之后，对内部审计师来说，为使余下的接受面谈职员能够保持应有的关注，最好的方法是：
a.准备完全不同的问题。
b.以稍稍不同的方式和不同的顺序提问。
c.要求其余的职员以书面形式写出他们的答案。
d.将余下的职员分为4人或5人一组进行面谈。
『正确答案』b
『答案解析』
a.不正确。准备完全不同的问题容易导致面谈出现系统偏差，不利于内部审计师得出结论。
b.正确。这样是适合的，可以避免按惯性回答问题，从而保证面谈质量。
c.不正确。以书面形式写出答案，容易使面谈对象回答问题陷入模式化。
d.不正确。将余下的职员分为4人或5人一组进行面谈，也容易导致面谈出现系统偏差，不利于内部审计师获得客观的证据。
4.某内部审计师正在考虑制作调查问卷表来研究员工对控制程序的态度。下列哪项是在设计问卷表时不用考虑的标准?
a.必须斟酌问题以保证回答者能正确理解。
b.必须清晰斟酌问题用词以便于他们能衡量那些想衡量的问题。
c.问卷表应短一点以提高回答率。
d.问题必须被逐字表述，这样“否”的答案即代表存在问题。
『正确答案』d
『答案解析』
a.不正确。只有当回答者正确理解了每一问题，他们才能进行有效的回答，这是非常重要的。
b.不正确。如果问题的针对性很强，表述清晰，可得到较有效和可靠的回答。
c.不正确。当调查问卷太长，人们可能不愿意填写，会降低了回答率。因此，短小精练的问卷可以提高回答率。
d.正确。可以以多种方式回答问题，例如：答案填写在空格里、以短文形式，或提供阶梯状答案等，这样可以提高问卷的可操作性和有效性。不要求必须将问卷设计成只能以一种单一的方式回答问题。
5.在对涉嫌舞弊进行调查过程中，下列哪项关于与个人面谈的描述是正确的?
a.内部审计师的作用是收集事实。
b.内部审计师被授权出于面谈的目的，可将涉嫌舞弊人限制在办公室内。
c.内部审计师的作用包括努力获得对有关罪行的招供。
d.如果员工归还偷取的物品，内部审计师被授权取消对员工的惩罚。
『正确答案』a
『答案解析』
a.正确。面谈是收集审计证据（包括舞弊信息）的一种技术，所以在舞弊调查过程中，内部审计师可以通过面谈来收集事实证据。
b.不正确。内部审计师如果怀疑存在舞弊，应该将情况告知机构的有关主管人员。在进行面谈时，不能限制涉嫌舞弊人员的人身自由。
c.不正确。这不是内部审计师的责任，如果审计师这样做，会违犯法律规定。
d.不正确。这是管理部门的责任，而不是内部审计师的责任。
6.内部审计师经常运用面谈技术。当考虑可能运用面谈技术收集审计证据时，内部审计师应意识到面谈技术：
a.在收集数据上，比问卷调查更客观。
b.提供系统方式，保证审计的覆盖面。
c.应通过收集客观资料加以证实。
d.最适合得出审计结论。
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。由于在得出结论时，问卷调查中应用了一些
统计方法，所以其往往要比面谈客观。
b.不正确。由于面谈的主观性，常常在形式上是不一致、不系统的。
c.正确。通过面谈获得的证据具有一定的主观性，所以如果要利用该证据，必须收集一些客观证据来证明它。
d.不正确。需要通过收集客观资料证实面谈收集的证据，因而，仅靠面谈不能直接得出结论。
7.内部审计师约见三个人，其中一个被怀疑有舞弊行为。下列哪项是最无效的面谈方法?
a.要求每个人写一份书面说明来解释个人行为。
b.发挥寻找真相人员的作用。
c.仔细地聆听面谈者所说的内容。
d.试图让嫌疑人坦白。
『正确答案』d
『答案解析』
a.不正确。进行舞弊调查时，通过当事人的书面陈述有可能寻找到某些线索。
b.不正确，进行舞弊调查时，可以多渠道获取相关信息。
c.不正确，进行舞弊调查时，面谈对象描述的每个细节都是非常重要的。
d.正确。因为只是怀疑，审计师应该避免使面谈对象产生一种坦白从宽、抗拒从严的印象，否则不利于进一步沟通。另外，这也不是内部审计师实施舞弊面谈的主要目的。
8.在内部审计的初始阶段，当进行面谈时，比较有效的是：
a.要求给出特别的可以量化的回答。
b.询问他们的工作。
c.问一些日常过程中令他们吃惊的问题。
d.利用惧怕审计这一事实。
『正确答案』b
『答案解析』
a.不正确。后面的外勤工作会涉及可以被量化的信息。在初次见面中，建立良好的关系是非常重要的。
b.正确。当问到人性化的问题，能使面谈对象感觉到亲切，容易接受内部审计师，便于进一步相互沟通。
c.不正确。除非发现了舞弊或者审计涉及的是现金或可商榷的安全问题，否则通过在事前提供一些解释审计程序和如何准备审计工作的信息来消除对审计的不安情绪是非常有用的。
d.不正确。惧怕可能是被审计单位在审计中的一个自然想象，但是审计师应该通过利用良好的人与人之间的沟通技巧与被审计单位建立一种积极的参与关系，以进行后续审计工作。
9.调查问卷由一系列问题组成，这些问题与通常需要用来阻止或查出各类交易中发生的错误和欺诈的控制有关。下列哪一项不是调查问卷的优点?
a.调查问卷提供了一个框架，该框架减少了忽视内部控制各方面的可能性。
b.调查问卷容易完成。
c.调查问卷在设计和应用上灵活。
d.完成的调查问卷向内部审计师提供了一些文件记录，以便于其为计划的目的而了解内部控制制度。
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。这是优点。
b.不正确。这是优点。大部分问卷只需填写是或否。
c.正确。问卷常常被设计成比较固定、通用的形式，以便于某些问题能够按照预期那样回答，但是，这样一来，问卷在设计和应用上有时显得缺乏灵活性。
d.不正确。这是优点。已完成问卷是工作底稿的一部分，记录了内部审计师已经了解的被审计单位活动、风险和控制。
10.下列哪项表述是对内部控制问卷的描述?它：
a.提供了关于控制系统实质性内容的详细信息。
b.相比其他的控制评价方法，被审计单位可以花费更少的时间来完成。
c.要求内部审计师参与对其进行适当地管理。
d.提供了可能需要证实的间接审计证据。
『正确答案』d
『答案解析』
a.不正确。内部控制问卷是以“是”或“否”来回答问题，答案是非常笼统的，所以它不能提供详细信息。
b.不正确。由于内部控制问卷往往很长，所以需要被审计单位花费较长的时间完成。
c.不正确。内部控制问卷是结构化调查手段；要求以“是”或“否"来回答问题，再加上简要的解释，所以不要求内部审计师参与管理问卷的回答.
d.正确。内部控制问卷提供的是间接证据，因此要求采取一些办法对获得证据来加以证实。
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3.4其他数据收集手段
3.4.1
复算（re-computation）是内部审计师为证实数字的正确性而进行的重新计算。由内部审计师亲自进行的复算为数字准确性提供了客观、真实且有力的审计证据。
复算的局限性在于它不能保证计算时使用的数据是可靠的。 3.4.2详细测试（detailed testing）是对在被审计经营活动中产生的文件凭证进行的详细检查，属于直接证据。在选择详细测试项目时，需要考虑相关性，即，选择的详细测试项目必须“与审计目标相一致”。
在详细测试中，常用的两种审计程序是核单（vouching）和追踪（tracing）： ● 核单（vouching）是通过检查原始凭证来详细核实入账金额。目的是证实入账金额是否反映了真实交易数额。
由于已经入账的交易不能证明所有的交易都已经入账，所以核单只是证实了存在性和发生性，不能证明完整性。 ● 追踪（tracing）是从原始凭证开始，一直到总账，跟踪整个交易的所有记录。
目的是为了证实完整性。 3.4.3浏览（scanning）是一种较粗略的观察程序，其目的在于发现异常情况。
3.4.4 函证（confirmation）是一种书面文件，通常由内部审计师编制并直接发送给第三方，第三方将回函直接返还给内部审计师。因此，
函证回函是纯粹的外部证据。函证通常在测试应收账款时使用，也可以用于确认特定存款或贷款的余额。
● 否定式函证（negative confirmation）又称消极式函证，要求收到者
只有在不同意函证内容时才作出回复。一般来说，内部审计师在使用否定式函证时，应该考虑执行一些其他独立程序作为对函证程序的补充。
● 肯定式函证（positive confirmation）又称积极式函证，要求收到者
不论是否同意函证内容都要作出回复。因此，对确认应收账款是否真实存在、余额是否正确计算，由债务人发回的肯定式函证回函是最有说服力的审计证据。
典型试题
1.为评价工资凭单审计准备工作的质量，内部审计师最可能采用：
a.分析
b.评估
c.证实
d.观察
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。分析是解释有关“为什么”等原因问题的。
b.不正确。评估衡量的是已收集到的信息。
c.正确。证实是确定以前提供的信息是否有效的过程。评价工资凭单审计准备工作的质量，目的是对已经实施的程序结果进行检查，所以可以采用证实技术。
d.不正确。观察只是发现实物的过程。
2.哪种类型的审计证据在评估应收账款回收的可能性时最可信?
a.肯定式应收账款函证回函。
b.否定式应收账款函证回函。
c.应收账款账龄分析单。
d.运单
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。肯定式函证在证实应收账款余额的可靠性方面是有效的审计程序，但在证实应收账款回收的可能性方面则不是最有效的。
b.不正确。否定式函证可用来证实应收账款余额的可靠性，但无法获得关于应收账款回收方面的证据。
c.正确。
应收账款账龄分析单反映了应收账款发生时间长短，有多久没有收回，并评估预计到期的应收账款数额，它是内部审计师在与管理层讨论、检查函证回复件后，确认应收账款可回收性所使用的主要文件。 d.不正确。运单能够证实发货情况，但不能证实应收账款的可回收性。
3.下列哪项是应收账款确实存在的最适当的证据
a.肯定式函证回函
b.销售发票
c.验收报告
d.提货单
『正确答案』a
『答案解析』
a.正确。来自于客户的函证回函将显示其认可的应收账款余额，属于纯粹的外部数据，因此是应收账款存在的最有力证据。
b.不正确。销售发票由公司内部开具，而对方未必认可，所以无法证明应收账款是否真实存在。
c.不正确。验收报告通常与采购环节和应付账款相关，与应收账款无关。
d.不正确。提货单属于内部数据，不如函证回函可靠，并且不能确认应收账款的持续存在性。
4.为确定一个组织存在的过时存货数量，某内部审计师最可能使用下列所有审计证据收集方法，除了：
a.函证
b.浏览
c.重算
d.分析性复核
『正确答案』a
『答案解析』
a.正确。函证用来证实存在性。过时的存货数量代表的是价值问题，因此不能应用函证。
b.不正确。浏览可以观察到过时存货的存在。
c.不正确。为确定当前存货的持有价值，有必要对确定的过时存货的价值进行重新计算。
d.不正确。分析性复核可以确定非常有可能过时的存货数量。
5.对机器和设备进行内部审计的其中一个审计程序是检查其折旧计提是否准确，下列哪一条是说明有问题设备仍在使用的最佳审计证据来源?
a.检查折旧方法和政策。
b.将设备的保险评估表与该设备的折旧计划进行比较。
c.将设备的维护和修理日志与该设备的折旧计划进行比较。
d.检查该设备的库存记录情况
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。只检查方法和政策不能为设备是否在用提供证据，因为被审计单位有可能对有问题设备提取折旧。
b.不正确。与设备的当前保险记录进行比较得到的证据不具有结论性，因为可能依然为有问题设备购买了保险。
c.正确。因为在用设备比淘汰设备更需要进行维护，所以维护和修理记录提供了设备存在且在用的证据。但是，最好的审计证据还是由内部审计师亲自进行观察获得的。
d.不正确。即使库存中记录了有问题设备，但是不能证明有问题设备一定在仓库中，因此检查库存记录不能证明还在使用有问题设备。
6.某银行内部审计师要证实存款账户总分类账余额的准确性，其中用到一个审计程序是向用统计抽样方法选出的存款储户发送肯定式函证函，但是回收的数量不足以对账户的准确性形成有效的审计结论，内部审计师还应采取什么方法以完成这项审计目的?
a.认为未答复函证的储户已默认了该余额，记录下这一结果，在这一审计程序中无须再做进一步的工作
b.扩大函证的样本规模，增加储户。
c.确认储户的地址，再次发出函证请求并作标记以示这是第二次发出的函证。
d.对所有未答复函证的储户寄送否定式函证，并将检查结果进行记录。如果有必要可以与储户电话联系，询问与确认余额的任何不一致。
『正确答案』c
『答案解析』
a.不正确。肯定式函证特别地要求必须给予答复，因此，没有答复就不能提供任何保证，需要做进一步工作。
b.不正确。扩大样本量是能导致更多的回复，但是不能解决不予答复的问题。另外，不予答复的问题在较大的样本量中可能也会以大致相同的比率发生。
c.正确。
肯定式函证要求债务人无论同意与否都应给予答复。如果债务人未答复，则预示可能存在问题，则审计师就需要采用其他的审计方法，包括第二、第三次发出给予答复的请求，对债务人进行追踪。 d.不正确。
否定式函证不要求一定答复。因此，对于没有答复第一次函证请求的储户再发否定式函证是毫无意义的。
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