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考点5会计电算化的档案管理(★★★)

一、会计电算化档案的内容

电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储会计数据)和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

1.存储在计算机中的会计数据。在磁性介质或光盘存储的会计数据，是在会计电算化情况下新的会计档案形式。其保存期限同《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计账簿、报表)一致。

2.采用电子计算机打印出来的书面等形式的会计数据。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应符合国家统一会计制度的要求，即采用中文或中外文对照，字迹清晰，可作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

3.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发要结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

二、会计档案的生成与管理

1.现金日记账和银行存款日记账一般应于当天登记并打印输出，做好日清月结。

2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的账簿，可满页打印。

3.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当地减少。

4.由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、稽查人员签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收、付款记账凭证上应有录入员的签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷、归档保管。

5.在手工事先做好记账凭证，录入记账凭证后进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

6.计算机与手工并行工作期间，录入记账凭证后进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

7.计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，可作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

8.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

9.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，不再定期打印输出会计账簿，还应取得同级财政部门的同意。

10.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

11.各单位应积极地利用保存的会计档案，并对外有条件地提供资料，但档案原件原则上不得外借。

12.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序和查找方便。

三、安全和保密措施

1.对存档的会计资料要检查记账凭证上录人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章，收、付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。

2.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同的建筑物内。

3.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质破坏，而使会计档案丢失。

4.存有会计信息的磁性介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。

5.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

6.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、缩微胶片等，未经单位领导同意，不得外借或拿出单位。

7.经领导同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。

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（责任编辑：中原茶仙子）

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