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第八章　会计档案

一、会计档案的概念和内容

(一)会计档案的概念

会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

(二)会计档案的内容

1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

3.财务会计报告类：包括中期财务报告、年度财务会计报告，财务会计报告包括会计报表、附表、报表附注及相关文字说明、其他财务报告。

4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

二、会计档案的归档

各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。

根据《会计档案管理办法》，各单位当年形成的会计档案，会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构有关人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序是：

(一)编制移交清册，填写交接清单;

(二)在账簿使用日期栏填写移交日期;

(三)交接人员按移交清册和交接清单所列项目核对无误后签章。

三、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

四、会计档案的查阅、复制和交接

(一)会计档案的查阅和复制

各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，严格遵循查阅、复制和收回制度，保证会计档案的安全完整。各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

(二)会计档案的交接

1.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

3.单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

4.单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

5.单位因业务移交其他单位所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

6.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

7.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

8.单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

9.交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

五、会计档案的销毁

(一)会计档案的销毁程序和办法

会计档案保管期满需要销毁时，应按照以下程序销毁：

1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，共同鉴定和审查，编制会计档案销毁清册，并列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告(一式两份)，一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。

(二)保管期满但不得销毁的会计档案

1.对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。对于单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

会计档案的销毁是一项严肃的工作，各单位必须严格按照《会计法》和《会计档案管理办法》的规定进行。

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