公共基础知识

　　公文概述
　　一、公文的概念
　　公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
　　二、公文的特点与功能
　　(一)公文的特点
　　1．由法定作者制发。
　　2．法定的现实执行效用。
　　3．具有规范的体式。
　　4．履行法定程序。
　　(二)公文的功能
　　公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需的信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面：
　　1．公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。
　　2．公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。
　　3．公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。
　　4．公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。
　　5．公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。
　　6．公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。
　　三、公文的分类
　　(一)通用公文与专用公文
　　根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)分成通用公文和专用公文。通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。
　　(二)对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件
　　这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
　　(三)上行文、平行文、下行文
　　这是公文制发机关根据行文方向而划分的，上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。
　　(四)规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件
　　这是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。
　　(五)平件、急件、特急件
　　这是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。
　　(六)收文、发文
　　这是机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。
　　四、通用公文文种
　　文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。
　　我国行政系统的通用公文文种有：
　　(一)规范性文件
　　1．条例。用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
　　2．规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
　　3．办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
　　4．决定。用于对重要事项或者重大行动作出安排。
　　(二)领导指导性文件
　　1．命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
　　2．指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
　　3．批复。用于答复下级机关的请示事项。
　　4．通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
　　5．通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
　　(三)公布性文件
　　1．公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
　　2．通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　(四)陈述呈请性文件
　　1．议案。用于各级人民政府按法定程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项。
　　2．请示。用于向上级机关请求指示、批准。
　　3．报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
　　4．调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
　　(五)商洽性文件
　　函，用于不相隶属机关问商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
　　(六)会议文件
　　会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。
　　五、公文的文体
　　文体即文章的体裁。公文的文体是以叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文件。

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　　六、公文的结构
　　(一)公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署和主题词
　　1．标题
　　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。完整的公文标题由三部分组成，即发文机关、事由和文种。标题的位置在红色反线下空两行，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
　　标题中除法规、规章名称可加书名号外。一般不用标点符号。
　　2．正文
　　正文位置在主送机关名称下一行，每个自然段第一行左空两字，回行顶格。数字和年份不能回行。
　　3．作者
　　作者是指制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。其作用是表明公文的责任者和法定权威性，间接表明公文的空间效力范围(即对哪一些特定地区或单位有法定效用)。
　　4．日期
　　日期即公文的生效日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以嘬后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
　　成文日期标注在正文右下方，右空四字。成文日期必须写公元全称，并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，如“二00一年十二月三日”。
　　5．印章或签署
　　印章是公文合法生效的标志之一。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；当印章下弧无文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以印章中线压在成文日期上。签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。
　　6．主题词
　　公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
　　主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性词组，行政领导机关都编制了公文主题词表，如国务院1994年4月修订的主题词表共有15类1000个主题词，撰稿人应从主题词表中选择主题词。标注的原则是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。主题词的数量一般不超过五个。“主题词”居左顶格标识，后标冒号；词目之间空一字。
　　(二)公文的其他部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释和印发说明
　　1．文头
　　文头是指用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范简称后加“文件”二字构成。通常以不同字体字号、颜色、全称或简称等形式表示这些方面的区别。
　　2．发文字号
　　发文字号是由作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码。由发文机关代字、年份和序号组成。
　　3．签发人
　　签发人是指代表机关最后核准并签发文稿的领导人的姓名。在上行文中必须标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧位置。
　　4．保密等级
　　保密等级是公文涉密程度的标志。涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。
　　5．紧急程度
　　紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。
　　6．主送机关
　　主送机关是指负责办理和答复公文的受文机关。主送机关应使用全称、规范简称或统称。
　　7．附件及其标记
　　附件是附属于公文正文的其他文字材料，如补充说明正史的材料、数字、图表等。
　　8．抄送机关
　　抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送机关应使用全称、规范简称或统称。
　　9．注释
　　注释是指对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明。
　　10．印发说明
　　印发说明是指对公文印制发出情况的介绍。

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　　七、公文的格式
　　(一)保密等级的标注与编排
　　涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，秘密公文分为绝密、机密和秘密三级；其中“绝密”和“机密”级公文还应标明份数序号。
　　秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，如需同时标识保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
　　(二)紧急程度的标注与编排
　　紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第一行。如果此份文件还有秘密等级的要求，则紧急程度在下，秘密等级在上。
　　(三)文头的编排
　　在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。
　　(四)发文字号的标注与编排
　　发文字号是指发文机关对其制发的公：艾编排的顺序代码，以便引用和管理。
　　发文字号由发文机关代字、年份和序弓三部分组成，在发文机关标识下空两行居中排布。机关代字要选取机关名称中最具代表性的字，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号由发文机关统一编制，不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
　　(五)签发人的编排
　　签发人指代表本机关签发公文文稿的领导人的姓名，上行文应当注明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”后加冒号。
　　(六)标题的标注与编排
　　撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：
　　1．结构要完整
　　公文标题通常由发文机关名称、公文主题(事由)及文种三部分构成。机关名称与公文主题间常用“关于”、“对”等介词连接组成一个介词结构。
　　2．语意要准确
　　标题的各部分的表达都应准确贴切；发文机关名称应用全称或规范简称；文种务必用统一规范的称谓；事由应概括出内容范围或直接揭示公文主题，所使用的词语应能精确表达确定的概念，不得出现歧义。
　　3．文字应简练、醒目
　　标题字数一般不超过50字。标题中尽量不用标点符号，结尾也不用标点符号。标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
　　在印制本上，标题位于公文首页签发人以下，居中排一行或数行，具体式样主要有齐肩形、正梯形、倒梯形或除号形等。分行时不得将属同一词的文字拆开分置两行。字体一般用2号小标宋体字。公文如为经会议讨论通过或批准的，应在标题下加题注，即在圆括号中居中排出：“某年某月某日经某会议通过(或批准)”，字号应小于标题。
　　(七)主送机关的标注与编排
　　在撰写文稿时，应将对来文负责办文的受文机关的全称、规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性、周知性的公文外，一份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”；除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者。
　　在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不是一个，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔，用3号或4号仿宋体字印刷。
　　(八)正文的编排
　　在印制本上，正文位于主送机关以下，在其之下第1行开始标注，每段起首空两格，回行顶格，数字、年份不能拆开回行，常用3号或4号仿宋体印刷。
　　(九)附件标记的标注与编排
　　撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数和份教。
　　印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，在正文下空一行左空两字标识“附件”，后标冒号，然后排出附件序号(只一件时不排)、标题和份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。
　　(十)印章或签署的编排
　　签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导者签注姓名。
　　印章位于正式发出的印制本正文的右下方，并将印章加盖在机关名称上，应该上不压正文，下压日期。
　　(十一)发文机关与日期的标注与编排
　　撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时问、签发时间、会议通过或准时间等，并标明完整确切的年月日。
　　在印制本上，发文机关位于正文右下方，排印其全称或规范简称，一个单位一般占一行，字体字号同正文。
　　在印制本上，日期位于正文右下方，年月日的第一个数字不宜超越款头一个字。字体字号与正文同。
　　(十二)注释的编排
　　除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。
　　(十三)主题词的标注与编排
　　在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题
　　词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。
　　(十四)抄送机关的标注与编排
　　撰写文稿时，应根据需要标注出除主送机关外需要执行或知晓文本内容责任的机关(即抄送机关)名称，标注时要注意：应依据有关规定正确确认抄送机关的范围，既不漏发漏送，也不随意扩大范围滥抄滥送；应规范、准确地标注抄送机关的全称或规范简称或统称。
　　在印制本上，抄送机关位于主题词以下，其上下各印一条隔离线，形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送：”字样，而后按先上级后下级，再不相隶属机关的次序依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。
　　(十五)印发说明的编排
　　在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。

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　　八、公文的稿本
　　公文的稿本是指公文的文稿、文本。在公文形成的过程中，产生了草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、修订本、不同文字本多种文稿的文本形式，这些不同的形式在内容和外观形式上有很大的差别，尤其是在效用上差别更大。
　　(一)草稿
　　草稿是公文的原始文稿，是供讨论、修改和审批用的底本，内容没有正式确定，也不具备正式公文的效力。一般公文只有一次草稿，但重要公文则需要几次草稿。
　　(二)定稿
　　定稿是经过审阅修改。由机关领导正式审核签发或会议正式通过的正式公文的原型，即最后完成稿。它是制作公文正本的标准依据。其内容已经确定，且已履行了法定生效程序，所以已具备正式公文的效用，除非有法定责任者的认可，不能再任意删改。
　　(三)正本
　　正本是根据定稿，按照标准格式抄写或制作的正式公文，具有法定效力，是执行或处理工作的依据。
　　(四)试行本
　　试行本是法规性公文正本的一种特殊形式，只在规定的试验推行期间内具有正式公文的法定效用，所以是一种试验推行本。一般在发文机关队为公文的内容经过一段时间的实践检验后可能需要修订的情况下，才适用试行本。
　　(五)暂行本
　　暂行本和试行本一样。也是法规性公文的-一种特殊形式，因其只在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用，所以是暂时推行本。当发文机关认为，所发出的公文由于时间比较紧迫有关内容可能存。在不够周详的地方，在不久之后就可能进行修订的情况下，使用暂时推行本。
　　(六)副本
　　副本是根据正本，再现其全部内容和格式的文本。如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录副本。副本一般和正本同时印刷，即复份本。有时是根据正本另行复制的，如抄本、复印本等。
　　(13)修订本
　　修订本是法规性公文的另外一种特殊形式。已经发布生效的公文经过一段时间的实践检验后，可能会出现一些不周详的地方，尤其是试行本和暂行本，这就需要对其进行重新修订，然后再发布，重新修订后的文本即是修订本。修订本一生效，原来的文本就要作废。
　　(八)不同文字稿本
　　在公文形成的过程中，有时会需要用两种或两种以上的文字撰写和制作公文，这样就形成了不同文字的稿本。

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（责任编辑：中大编辑）