公共基础知识

　　考点点拨：
　　公文的收受与分流，具体包括：
　　1．签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
　　2．外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
　　3．启封。外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
　　4．内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
　　5．分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
　　6．摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
　　第一节 公文处理的概念及原则
　　一、公文处理的概念
　　公文处理是指对公文的创造、处置和管理，即在公文从形成运转、办理、传递、存贮到转化为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管，使其完善并获得功效的行为或过程。
　　二、公文处理的原则
　　(一)实事求是的原则
　　公文处理的基本原则是实事求是，公文处理时必须一切从实际出发，尊重客观实际。要针对实际问题提出切实可行的意见，增加公文的指导性和针对性。
　　(二)精简、高效的原则
　　公文处理的最基本的要求是精简、高效，在保证公文质量的前提F，减少公文处理的数量，简化公文处理的手续，缩短公文运转的周期，建立起一个统一的公文管理机均，对公文进行集中统一管理，使公文处理的各项工作规范化、制度化、科学化。
　　(三)及时、准确与安全的原则
　　公文处理必须及时，否则会耽误大事，造成损失；公文处理必须准确，以维护公文的严肃性和确定性；公文处理必须安全，遵守保密规定，维护公文的机密性。

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　　第二节 收发文处理
　　一、收文处理
　　收文处理是指对来自机关外部的公文所实施的处置和管理。收文处理的一般过程包括：
　　(一)公文的收受与分流，具体包括：
　　1．签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
　　2．外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
　　3．启封。外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
　　4．内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
　　5．分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
　　6．摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
　　(二)办理收文，具体包括：
　　1．拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
　　2．批办。机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
　　3．承办。有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。承办是收文办理的中心环节。
　　4．注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
　　(三)组织传阅与催办查办
　　1．组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，公文在他们中间得到有效传递和阅读。
　　2．催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
　　3．查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
　　(四)处置办毕公文，包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等
　　1．立卷归档。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。
　　2．清退。经过清理将有关办毕的公文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。
　　3．暂存。暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重要公文(一份已立卷归档)和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。
　　4．销毁。以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。
　　(五)收文管理活动的方法要点
　　1．签收。是指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信没备收取公文。
　　2．登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
　　登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
　　3．启封。启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。
　　4．分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
　　分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。
　　5．公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。包括编写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等，为办理公文提供方便，节省办公时间。
　　6．组织传阅。在组织传阅时应注意：
　　(1)选择合理的传阅路线形式。
　　(2)正确排序，随情况变化做适当调整。
　　(3)适当分流，如复制若干副本。
　　(4)积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。
　　(5)建立传阅登记手续。
　　(6)及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。
　　7．催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
　　8．查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

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　　二、发文处理
　　发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创作、处置与管理舌动。发文处理的一般程序为：拟稿、会商、核稿、签发；注发、缮印、用印或签署；分装和发送；处置办毕公文。
　　(一)文稿的形成
　　文稿的形成具体包括：拟稿、会商、核稿和签发。
　　1．拟稿
　　拟稿是指撰拟公文文稿。
　　2．会商
　　会商是指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。
　　3．核稿
　　核稿是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或秘书人员对文稿所做的全面核查工作。
　　4．签发
　　签发指由机关领导人或被授予专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及重要领导指导性公文须经有关正式会议通过，或再由负责人签署即可生效外，其他公文的文稿，一经履行签发手续即为定稿，即有正式公文的效用。
　　(二)公文的制作
　　公文的制作具体包括：注发、缮印、用印或签署。
　　1．注发
　　注发是指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动。
　　2．缮印
　　缮印是指以誊录抄写、印刷等方式制作供发出的公文。
　　3．用印或签署
　　用印或签署是指在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。
　　(三)公文的对外传递
　　公文的对外传递包括：分装、发送等环节。
　　1．分装
　　分装是指按照规定具体拣配和封装公文。
　　2．发送
　　发送是指将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。
　　(四)处置办毕公文
　　处置办毕公文包括：立卷归档、暂存和销毁等。
　　(五)发文办理活动的方法要点
　　1．文稿撰拟
　　草拟是公文形成的第一步，草拟应该做到公文内容准确无误，符合规定的格式和文体要求。
　　2．会商
　　会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一、一致。
　　会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商意见应签在“发文稿纸”的有关栏目内，要写明对有关内容是否同意，并亲笔签名和注明时间。会商时应注意协商的对象齐全无遗漏，必须同有关部门达成一致，可采取多种方式进行协商。
　　3．核稿
　　公文起草成形后送交负责人审批签发之前，对文稿的内容形式进行把关，以提高公文质量，确保送负责人签发的文件符合规则，审核时应注意是否需要发文及是否符合有关公文的行文规则等要求，文体格式是否符合有关规定。
　　4．签发
　　机关领导人在审核过的文稿上签字，签发人只能对自己职能范围内的公文签发，不能越权签发。签发文件人应写上自己姓名，并应注明签发时间。代行签发的文件，应在签发人姓名旁注明“代”字。
　　5．签署
　　签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。与用印相同，签署权为机关正职负责人所有，除特殊情况(如正职因故离职)外，一般不能由副职代签。
　　(六)发文管理活动的方法要点
　　1．校对
　　校对就是以文稿和格式设计要求为基准，对校样(反映印版全貌的纸样)或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查。以发现并纠正错漏，确保公文质量。一般应经2～3个校次后方能付印。
　　2．用印
　　在公文上加盖行政机关或领导人印章，按一定规格铅印的公文，印刷时加盖机关印章。盖了印章的公文才生效。
　　3．分装
　　公装是指按照规定具体拣配和封装文件的活动。
　　4．公文的对外发出
　　文件登记后进行装封，然后分往受文单位，一般采用的分发方法有普通邮寄、专人送达、机要通信、机要交通等。分发秘密文件时必须采取保密措施。

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　　第三节 办毕公文的处置
　　在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷和归档。
　　一、清退
　　清退是指经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。
　　需要清退的公文主要包括如下几类：绝密公文；有重大错漏的公文；被明令撤销的公文；仅供征求意见或审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；其他由发文机关指定清退的公文等。
　　清退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续；单份清退时应向对方索取收据作为凭证。在清退公文的传递过程中，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理，要严格遵行有关的保密规定和要求。需清退的公文平时要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制留存。
　　二、销毁
　　销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的销毁处理。
　　应予销毁的公文主要包括：所有不具备留存价值的公文；无留存必要的重份公文；在特殊情况下不马上销毁就将造成失密和严重损失的公文；一般性公文的草稿；印制公文过程中的校样、印版等。
　　销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎和清洗消磁(磁盘、磁鼓和磁带等)。
　　销毁公文时应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。
　　销毁公文时应由专人(两人或多人)监销，直至公文被完全毁灭。销毁密件时应由专人押运公文将其护送至销毁地点。除特殊情况外，任何个人不得私自销毁公文，不能将待销公文作为废纸处理。
　　三、暂存
　　暂存是指暂时留存保管一部分具有较高查考价值的重份公文(一份已立卷、归档)和一时难以准确判定是否应予销毁的公文。
　　暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作用或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。不经批准，个人不得私留私存公文。应定期清理公文及时剔除确已不需查考和明显无任何留存价值的公文，及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。
　　四、立卷
　　立卷是指将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。
　　公文立卷是将办理完毕的公文中具有保存价值的公文按照其在形成过程中的联系和规律整理后编成案卷，以备以后查考。立卷中要注意办毕公文才能立卷；有参考价值的才立卷；必须按照公文的相互联系和特征进行立卷。
　　五、归档
　　归档是指将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间要求移交档案部门作为档案保存和管理。
　　归档时应注意：公文立卷范围是否具有实用价值，确定立卷期限，保证归档公文的完整，及时办理好归档手续。

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　　真题链接：
　　以下是党的十六届四中全会公开发布的一份文件，请阅读后回答问题：
　　中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议
　　关于调整充实中共中央军事委员会组成人员的决定
　　(2004年9月19日中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议通过)
　　中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议决定：
　　胡锦涛同志任中共中央军事委员会主席；
　　徐才厚同志任中共中央军事委员会副主席，增补陈炳德、乔清晨、张定发、靖志远同志为中共中央军事委员会委员。
　　调整充实后的中共中央军事委员会组成人员：
　　主席：胡锦涛
　　副主席：郭伯雄 曹刚川 徐才厚
　　委 员：梁光烈 李继耐廖锡龙 陈炳德 乔清晨 张定发 靖志远
　　1．“决定”的适用范围很广泛，上述材料内容属于( )。
　　A．对重大行动做出安排
　　B．对重要事项做出决策和安排
　　C．设置有关机构
　　D．发布重要政策、规法
　　2．上述材料属于( )。
　　A．知照性的决定
　　B．指示性的决定
　　C．奖惩性的决定
　　D．部署性的决定
　　3．上述材料的正文结构属于( )。
　　A．纵式结构
　　B．横式结构
　　C．纵横结合式的结构
　　D．递进式结构
　　4．上述材料中标题下括号里的内容表示的是( )。
　　A．党的十六届四中全会召开日期
　　B．党的十六届四中全会闭幕日期
　　C．该“决定”的会议通过日期
　　D．该“决定”的公文成文日期
　　5．下列关于上述材料的说法正确的是( )。
　　A．这是一份重要而规范的行政公文
　　B．这份公文没有明确的主送机关名称
　　C．这份公文没有固定的结束用语
　　D．这份公文通过媒体公开发布，不属于正式公文
　　【评析】
　　1．B 决定是对重要事项或重大行动做出安排及决策时使用的一种公文。调整充实中共中央军事委员会组成人员是对重要事项做出的决策和安排。
　　2．A知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项。本决定并未对桌方面工作做出部署和指示，也不涉及奖惩事项。
　　3．B公文横式结构即横向铺排文章的内容，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归纳关系展开，通常表现为条款式、并列式、块块式。本文包含着两个并列的组成部分：一是中共中央军事委员会新充实的领导人员名单；二是经过调整后中央军委全部组成人员名单。
　　4．CD《中国共产党机关公文处理条例》第8条规定，决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
　　5．BC 本“决定”是党的机关公文，A错误；《中国共产党机关公文处理条例》第27条明确规定：“经批准公开发布的公文具有同等效力。”所以D错误。
　　本部分命题预测：
　　在这一部分中，公文处理是重点。我们着重介绍公文处理的考情。
　　公文处理是使公文得以形成并产生实际效用的重要活动。对机关管理职能的发挥产生直接的影响。
　　公文写作与公文处理一样。在公共基础知识所占的分值比例并不是很大。但它同样是对公务员在工作过程中一种基本的能力要求。
　　公文处理的常考知识点有收文处理、发文处理的程序；办毕公文的处置程序；公文处理的原则。

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（责任编辑：中大编辑）