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四、物业管理的主要环节
根据物业管理在房地产开发、建设和使用过程中不同时期的地位、作用、特点及工作内容,按先后顺序分4个阶段介绍物业管理工作的主要环节:物业管理的策划阶段;物业管理的前期准备阶段;物业管理的启动阶段;物业管理的日常运作阶段。
(一)物业管理的策划阶段
这一阶段的工作包括物业管理的早期介入、制定物业管理方案、制定临时管理规约及有关制度、选聘物业服务企业四个基本环节。
1.物业管理的早期介入
所谓物业管理的早期介入,是指物业服务企业在接管物业以前的各个阶段(项目决策、可行性研究、规划设计、施工建设等阶段)就参与介入,从物业管理运作的角度对物业的环境布局、功能规划、楼宇设计、材料选用、配套设施、管线布置、施工质量、竣工验收等多方面提供有益的建设性意见,协助开发商把好规划设计关、建设配套关、工程质量关和使用功能关,以确保物业的设计和建造质量,为物业投入使用后的物业管理创造条件,这是避免日后物业管理混乱的前提与基础。
2.制定物业管理方案
房地产开发项目确定后,开发企业就应尽早制定物业管理方案,也可聘请物业服务企业代为制定。制定物业管理方案,首先是根据物业类型、功能等客观条件以及住用人的群体特征和需求等主观条件,规划物业管理消费水平,确定物业管理的档次。其次,确定相应的管理服务标准。然后进行年度物业管理费用收支预算,确定各项管理服务的收费标准和成本支出,进行费用的分摊。
3.制定临时管理规约及有关制度
建设单位应当在销售物业之前,制定临时管理规约,对有关物业的使用、维护、管理,业主的共同利益,业主应当履行的义务,违反公约应当承担的责任等事项依法作出约定。建设单位制定的临时管理规约,不得侵害物业买受人的合法权益。
建设单位应当在物业销售前将临时管理规约向物业买受人明示,并予以说明。建设单位还应制定物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度。
4.选聘物业服务企业
在物业管理方案制定并经审批之后,即应根据方案确定的物业管理档次着手进行物业服务企业的选聘工作。达到一定规模的住宅物业的建设单位,应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业,物业服务企业不得超越资质承接物业管理项目。建设单位应与选聘的物业服务企业签订《前期物业服务合同》。
建设单位通过招投标方式选聘物业服务企业,新建现售商品房项目应当在现售前30日完成;预售商品房项目应当在取得《商品房预售许可证》之前完成;非出售的新建物业项目应当在交付使用前90日完成。
上述四个环节均是由房地产开发企业来主持。这四个环节是物业管理全面启动和有效运作的必要先决条件,建设单位对此应给予足够的重视。
(二)物业管理的前期准备阶段
物业管理的前期准备阶段的工作包括物业服务企业内部机构的设置与人员编制的拟定,物业管理人员的选聘与培训,物业管理规章制度的制定三个基本环节。
1.物业服务企业内部机构的设置与人员编制的拟定
企业内部机构及岗位要依据所管物业的规模和特点以及业主对物业管理服务的需求档次灵活设置。其设置原则就是使企业的人力、物力、财力资源得到优化高效的配置,以最少人力资源达到最高运营管理效率和最佳经济效益。
2.物业管理人员的选聘和培训
从事物业管理的人员需要敬业精神,要求各岗位工种人员达到一定的水平,对其上岗资格须进行确认。电梯、锅炉、配电等特殊工种应取得政府主管部门的资格认定方可上岗。
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