秘书资格

邀请会议嘉宾

(一)相关知识

1．嘉宾邀请的要求

(1)要先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认其能否出场。

(2)要发出正式邀请函。沟通方式可以是电话，也可以是正式邀请函。

(3)要做到有礼貌。既要盛情邀请，又不能强人所难。

(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

(6)嘉宾人数不宜过多。邀请嘉宾既要考虑代表性，又要考虑经济时效，不要一味追求名人效应，给组织带来不必要的麻烦和费用。

2．会议嘉宾的类型

(1)组织方的上级领导和政府官员。他们代表着组织方的上级对会议的重视和会议的规格，以及可能产生的社会性影响。

(2)企业的重要客户和各种利益相关方。他们代表着与企业生存和发展密切相关的方方面面，如销售商、供应商、银行、政府、媒体等。

(3)社会名流和影视明星。他们的到场有助于企业制造新闻事件，吸引公众和媒体的关注。

(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。他们对会议目标的有效实现常具有不可替代的作用，如：员工代表、社区代表、专家、顾问等。

(二)示例分析

某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。

点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。

另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。

(三)工作程序

会议嘉宾的邀请程序如下：

(1)在邀请参会嘉宾方面，-要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美：从打印请柬开始，一直到折好，套封皮，系丝线，盖章，装信封，每一道工序都要一丝不苟地完成。

(3)要逐一一与嘉宾联络，确认其参会情况，如果邀请对象均是国家各部委重要领导及国内外相关行业的专家及负责人，为了使其更好地了解会议议程及相关内容，要对会议提供给嘉宾的资料进行翻译，努力确保国内外嘉宾均能顺利了解会议情况。

(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

(四)相关链接

1．会议嘉宾的安全和保卫

(1)会议嘉宾的安全保卫工作的内容。会议的主办方和承办方还需关注会议的安全。会议应确保嘉宾、与会者及参展商的人身及财物安全。会议安全保卫包括嘉宾的人身安全保卫；嘉

宾私人贵重物品的安全保卫；嘉宾所携带的重要文件的保卫；会场和驻地的安全保卫；会议各种设施用品的安全保卫；会议使用车辆的安全保卫等。

许多承接会议的饭店为了实现安全保卫，除了配备保安人员外，还采取了一系列保安措施，包括配备电子锁，备有良好照明设施的停车场和公共区域，在展览厅安装高科技的警报和监视系统等。

(2)会议嘉宾安全保卫划分为4个关键阶段：

1)会议嘉宾到达的阶段。应注意会议前期的准备和检查是否已到位，无关人员是否已清离现场，嘉宾进入会场的通道是否安全畅通等。

2)会议的进行阶段。防止会场出现火灾等突发事件，加强会议设备的安全检查，保安人员须对可能进入会场的身份不明的人员保持高度警惕。

3)休会阶段。在会中休息和闭会时期，也会有涉及人员、物品和文件的各种不安全因素出现。

4)嘉宾离会阶段。

(3)会议安全保卫人员的职责。应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制伏滋事者；防范火灾(包括在消防人员赶到前如何组织扑灭小型火灾)；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。

(4)会议保卫工作的检查。包括确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施(监控器的探头等)处于运行状态；检查进出会场人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。

2．会议嘉宾的接待

接待人员大致可以分为几部分：接站人员、接待注册报到人员。这些人都要事先通知，落实到人。

(1)接站工作。根据嘉宾事先反馈的信息，安排人员和车辆到飞机场、火车站等地接站。对于会议请来的贵宾，一般应该用小轿车迎接。接站人员应提前20分钟到达接站地点。

(2)迎接工作。嘉宾到达会场时，主办方的领导应到停车处迎接，并由专门的陪同人员引领至贵宾室休息。

(3)具体接待工作。在会议的整个过程中，要有专门的人员负责嘉宾的食宿服务，在餐饮时要注意为嘉宾安排特定的座位，在住宿时要尽量提供给嘉宾特殊的待遇。

3．会议嘉宾的致辞

(1)会议嘉宾致辞的要求。会议受邀嘉宾在大会致辞中应做到：致辞的内容贴近会议主题，简洁明了；致辞要热情洋溢，突出会议的主旨，阐明自己的观点。

(2)会议嘉宾致辞样式与内容(参见公务文书)。

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（责任编辑：中大编辑）

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