秘书资格

安排会议礼仪服务

(一)相关知识

1．会议的通用礼仪

(1)会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。

(2)迎送礼仪。凡是一些大型或中型会议，对会议参加者要认真做好迎送工作。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。(参见接待部分内容)

(3)参会礼仪。会议的组织方要尽量使会议开得紧凑高效，尊重与会者的时间。参会者要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。

(4)服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。

2．主持人的礼仪

各种会议的主持人一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否成功有着重要的影响。作为会议的组织和服务人员，应对会议主持人的礼仪知识有所了解，并做好相应的服务。

主持人应衣着整洁，庄重大方，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默；或沉稳，或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息中可点头、微笑致意。

3．会议发言者礼仪

会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者应衣冠整齐，走上主席台应步态自然、刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能只低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

自由发言则较随意，但应注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧时应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

4．会议参加者礼仪

会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

(二)示例分析

小刘的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识见识大场面。

小刘早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了20分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到5分钟，肃静的会场上又响起了摇篮曲，是谁在播放音乐?原来是小刘的手机响了！这下子，小刘可成了全会场的明星……

没过多久，听说小刘已经另谋高就了。

点评：不管是参加自己单位还是其他单位的会议，都必须遵守会议礼仪。因为在这种高度聚焦的场合，稍有不慎，便会有损自己和单位的形象。

(三)工作程序

礼仪工作一般包括会议礼仪服务人员的选择召集、工作程序分解、人员的礼仪培训、服装用具的准备、礼仪执行等程序。不同会议对于礼仪也提出了不同的要求。(参见接待部分内容)

1．选择会议礼仪服务人员

(1)从组织内部的员工中选择。要选择有经验、素质好、气质佳的人员。

(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。专业公司和人员有丰富的经验和专业的知识、程序，服务的质量会比较高。

2．分解工作程序

对礼仪服务人员进行分工，接站、签到、引领等各个环节都应有相应的服务人员。

3．培训会议礼仪服务人员

(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。

(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。

(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

4．准备服装用具

(1)礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。另外，要根据会议的实际情况确定是否准备鲜花等物品。

(2)迎接一般的与会者不需要献鲜花。对于应邀而来的贵客不应省却献花这一礼节，而且必须用鲜花。不要选择黄色、白色的菊花，因为那是丧礼上的用花。不同国家对于花语有各自的使用风俗，如果是迎接外宾，就要根据来宾所在国的习俗选择鲜花，注意不犯忌讳。可以查一些礼仪方面的书籍，上面往往有介绍。

5．礼仪执行

在礼仪服务过程中，要注意几个重点环节。

(1)接待礼仪及程序。当接待人员看到有人向自己走过来并介绍自己的身份时，应该马上表示欢迎，献上鲜花、主动与对方握手、自我介绍，接过对方的大件行李(挎包、公文包由来宾自己拿着)。如果迎接者有好几位，应该由其中的秘书或其他职位较低者向来宾介绍自己一方，从身份最高者介绍起。

(2)引领。国际通行的礼仪是“以右为尊”，接待人员应该走在来宾的左前方一两步引路，同时用手示意，并明确告诉来宾：“我们现在去乘车，就在离这里不远的停车场。请跟我来。”不要仅仅简单地说一声“我们走吧”就自己先走了

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（责任编辑：中大编辑）

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