秘书资格

二、提供会议地点的备选方案

1、会议地点选择的要求：（06年11月）

考虑的因素：

（1）交通便利。  （2）会场的大小应与会议规模相符。  （3）场地要有良好的设备配制。

（4）场地应不受外界干扰。  （5）应考虑有无停车场所。 （6）场地租借的成本必须合理。

2、会议酒店的类型划分：

按类型分：商务型、度假型。

按地点分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）会议目的与形态     （2）实质上的需求、与会者的期望

（3）列出选择会议场地需求的工作清单：

所在地区情况       会场的环境        会议地点的设施

（4）确定会议场地

随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。

（5）对会议地点进行确认

★ 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。（06年11月）

（6）签订书面合同

合同应包括的细节：

① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

② 确定保证的客房间数。     ③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。

④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。

⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。

⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。

⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

4、广泛收集会议地点的信息

(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。

(2) 只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。    (3) 不要出于个人原因再次参观酒店。

(4) 不要带家属同行参观。        (5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。

(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。

5、实地考察会议地点的注意事项

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（责任编辑：中大编辑）

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