秘书资格

安排会议食宿

(一)相关知识

1．会议住宿的常识

(1)住宿的安排是一项具体细致的工作，要提前编制住房分配方案。

(2)长者、尊者、领导要适当照顾。

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

(4)有时还要考虑按地区集中，便于讨论。

(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2．会议餐饮的常识

(1)食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。

(2)就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上。

(4)席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场席位图以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

如有讲话，通常要事先确定讲话的内容，致词要尽量简明扼要，热情洋溢。如是涉外会议要事先安排翻译员。

(二)示例分析

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌(圆桌)，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良影响。

(三)工作程序

1．安排会议住宿

在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合进行选择。要是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同的标准的客房供其选择。

(1)安排方式的选择。最简单的方法是由与会者自己安排住宿，更有效和经济的方法是由主办单位集体预订房间。如果不事先保留房间，会产生下列问题：遇到旺季，饭店可能将房间订出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。与会者可能拿不到优惠价格，因为散客住宿的价格空间较小。会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

(2)预订会议住宿的程序(参见五级秘书内容)。

(3)确定会议住宿的程序(参见五级秘书内容)。

2．安排会议餐饮

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。一般由主办方负责付费的会议餐饮标准，都要根据会议经费的预算切块情况，量入为出，制定统一的餐费标准。由与会者自己付费的餐饮，会议一般要给与一定的补贴。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。一般性的会议除了开头和结尾的宴会采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便卫生，俭朴节约。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。会议餐饮的菜肴要精致可口、赏心悦目、特色突出；要照顾不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌；还要冷热、甜咸、色香味搭配，并为有饮食禁忌的人员单独安排菜单。

(6)事先要准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料的供应。

(四)相关链接

1．会议房间的分配

(1)如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

2．会议餐饮的类型和标准

根据宴请目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。

(1)早餐。早餐食物的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人各取所需，比较随意。

(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有。

(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物的选择可既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，对着装有要求，一般要穿礼服出席。

(5)招待会。它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐，以便在会议期间的每一天与会者们都感到精力饱满，心情愉快

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（责任编辑：中大编辑）

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