秘书资格

准备会议资料、会议用品

(一)相关知识

1．会议资料的类型

(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料(会议通知、议程、会议须知、名单)。

(2)会务资料：开会的请示、提交会议审议批准的文件(计划、规划、报告、决议)、会上使用的文件(开幕式、闭幕式、报告、总结材料)、会议宣传性文件(提纲、发布稿)。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2．会议用品的类型

根据会议不同规模设定内容，会议用品和设备分为必备、特殊两种类型。

(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用这些设备。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸(宽窄均备)、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔、信封、信纸、禁烟标志、放大的公司标识等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。另外，有些会议还需准备产品样品、常用药品等。

(二)示例分析

某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台签和座位，会议主办方十分尴尬。

点评：该公司应事先考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。

(三)工作程序

1．准备会议资料

(1)来宾资料袋内容：会议手册(会议日程、会议须知)，会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号(房间钥匙)、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录(人手一份)。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

2．准备会议用品

(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱计数设备和奖励用品。

(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

(四)相关链接

1．处理会议临时产生的文件

(1)会议临时产生的文件主要是由临时动议产生的提案、记录、决议等。

(2)对于临时产生的文件要及时收回并妥善保管，对没有最终通过并形成决议的文件要注意清退和保密。

(3)对临时产生的会议文件也要注意归档。

2．选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题

(1)树立全局观念，搞好综合平衡。

(2)经济适用、合理先进。

(3)严格根据会议经费的预算，量人为出。

(4)注意轻重缓急，精打细算。诸如宣传材料、电话传真等是召开商务会议时必不可少的开销，应当优先支出，诸如奖品、纪念品和观光等是商务会议的附属支出，可以根据会议目标要求进行弹性收缩。即便是必须的支出，也要根据具体情况精打细算、力行节约。

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（责任编辑：中大编辑）

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