初级审计师

业务循环中的内部控制

控制活动要素----业务授权控制，职责分工控制，凭证与记录控制，实物控制，独立检查

1.职责分工

采购、验收、付款和记录要由不同的职能部门或人员负责。

职责分工：(哪些需要分离，不分离的后果)

(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制;

(2)批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;

(3)采购审批，合同签订与合同审批相互独立，防止虚列支出;

(4)验收部门与财会部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登记入账;

(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产，以保证应付款项记录的真实性，正确性;

(6)内部检查与有关执行和记录工作相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。

2.信息传递程序控制

(1)授权程序

有效的内部控制要求采购与付款业务的各个环节要经过适当的授权批准：

①企业内部建立分级采购批准制度;

②只有经过授权的人员才能提出采购申请;

③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准，以防止采购部门购入过量或不必要的商品，或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;

④签发支票要经过被授权人的签字批准，保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。

(2)文件和记录的使用

①收到购货发票时，财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;

②对关键性凭证要预先编号，由经手人按编号归档保存，并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订购单中要有足够的栏目和空间，详细反映订货要求;

③建立付款凭单制，以付款凭单作为支付货款的依据;

④设置采购日记账，及时完整记录所有采购业务;

⑤对每一供应商设立应付款项明细账，并与总账平行登记。

(3)独立检查

由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查，确保实际收到的商品符合订购要求。定期对账，按月向供应商取得对账单。检查银行存款日记账记录的付款与银行对账单的一致性。

3.实物控制

采购与付款业务中的实物控制包括两个方面，(1)加强对已验收入库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。(2)限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制，不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制，防止重复开具支票。

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