①编码
统计工作中收集到的资料大致分为两类,一类是数值型数据,它们是由数字字符组成,因而可以直接进行数据录入;另一类是由文字信息或“圈填信息”如人口普查登记表中的一些项目,它们不是数字字符,不能直接进行数据录入。必须经过预先的“编码”处理后才能进行数据录入。
编码处理实际是一种数据的人工转换处理,即对调查表上的文字信息或“圈填”信息,按照编码规则和编码表进行人工转换,把它们编写成数字字符的数字型数据,以便日后再进行数据录入。由于编码中出现的错误将直接影响数据处理的质量,所以我们在编码过程中,一定要注意编码的准确性、书写清晰规范。
②预审
在调查登记工作中取得的原始统计资料,经过编码处理之后,在上机进行数据录入之前,还必须经过认真细致的人工预审检查。所谓预审检查,就是用人工的方法按照一定的规则对统计数据进行一次质量审查,看是否已经达到了规定的质量标准。预审检查的内容一般包括以下四个部分:
第一、检查统计资料是否完整清洁,登记书写是否清晰明一;
第二、 在报表中是否存在漏登漏填的项目;
第三、 编码处理后的编码是否正确,书写是否规范、清晰;
第四、对统计报表中的原始数据进行直观的逻辑检查、合法性检查和数据之间的平衡关系检查。
预审检查工作完成后,应填写“预审情况报告单”,以便对完成工作的情况进行检查,预审工作的第四项内容也可转到数据编辑审核工作中由计算机完成。
② 录入数据
在完成了上述两项任务后,才真正进入到数据录入阶段。数据录入一般由统计专业人员直接利用计算机录入软件完成。
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