物业管理师

为了帮助考生系统的复习2014年物业管理师考试课程，全面的了解物业管理师考试教材的相关重点，小编特编辑汇总了2014年物业管理师考试辅导资料，希望对您参加本次考试有所帮助！

第十二章 物业管理档案管理

物业管理档案的收集与整理

物业管理档案的收集整理一般是按照物业管理的流程进行分类的，通常包括物业承接查验期档案类、物业入住期档案和物业日常管理期档案等的收集整理。

(一)物业承接查验期

1. 物业承接查验期物业管理档案收集的特点

( 1)收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查阅同步进行;

(2)档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业管理公司的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。

2. 物业承接查验期档案收集的范围

物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。具体详见教材180-181页。

(二)物业入住期档案的收集与整理

1. 物业入住期档案收集的特点

(1)本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象即业主(或物业使用人);

(2)本阶段的档案收集范围是物业业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料等。因涉及业主(或物业使用人)的个人资料，其收集的范围、使用范围以及个人资料的管理等情况应向业主明确说明并加强管理，避免出现因业主(或物业使用人)个人资料泄露导致的不必要的法律纠纷。

2. 物业入住期档案收集的方式和程序

(1)设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理;

(2)专责工作小组按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料归档分组，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。权属资料一般包括房屋产权证、购房合同复印件等。个人资料一般包括身份证和户口本复印件作为档案资料保存。在档案资料收集后，应及时整理并归档。

(三)日常物业管理期档案的收集与整理

1.收集范围

(1) 物业运行记录。日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。

物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。

(2)物业维修维护记录档案档案。物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修养护记录档案。

(3)物业服务记录档案。物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。

2. 收集时间

日常物业管理档案的有关文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，可由企业根据自身情况来决定，除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1 年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。

3. 档案资料收集的整理工作

在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目

例9：物业运行记录档案的收集范围不包括( ABE )

A 物业维修记录档案 B 物业服务记录档案 C 建筑物运行记录档案 D 设施设备运行记录档案 E 物业管理公司行政管理档案

物业管理档案的检索利用与保存(熟悉)

物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与安全保管也应根据档案的介质、不同特点，采取针对性措施分别使用处理。

一、物业管理档案的检索

纸介质档案检索(目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。)

1.常用检索工具的编制方法：

(1)分类卡片目录。分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。

(2)专题卡片分类。专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。

(3)主题卡片目录。主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。

(4)名称索引。名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。

2. 档案提供利用的方式

(1)档案检索的步骤和方法

档案检索的一般步骤和方法是：分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。

(2)档案提供利用的方式

档案提供利用的一般方式有：档案室查阅，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。

二、电子媒体档案检索

电子媒体档案一般分为两类：一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的;另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。

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（责任编辑：vstara）

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