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3、承包商加强工程签证管理的措施
承包商应当重视施工过程中的签证管理工作,抓住一切签证机会,按照正确的签证程序,在有效的签证时限内,以正确的签证形式找约定的签证主体进行签证,持续不断地为工程结算积累资料。通过签证获得工期、经济及损失的补偿,以达到提高企业经济效益的根本目的。
1)首先,应建立完善的管理制度。明确规定项目经理、施工、技术、预结算等有关人员在成本控制中的责任、权利和义务,提高各级工程管理人员在设计变更和工程签证的管理能力,调动其履行职责的积极性。
2)建立合同交底记录制度,加强现场施工资料的收集。让参与施工项目的技术、材料、预算、财务等管理人员全面了解合同内容,做到心中有数,划清甲乙双方的经济技术责任,使大家对合同的内容做到全面了解、心中有数,划清甲乙双方的经济技术责任,便于实际工作中运用。施工中,预算员和技术员及时收集设计变更和经济技术签证资料,为竣工结算提供依据,不至于活干了却没有依据,吃哑巴亏。
3)施工、技术和预算要既有分工又有合作。以工程施工技术员为主,预算员要经常主动与各相关部门及专业人员取得联系,争取各方的支持和配合,技术员对工程中出现异常情况及时通知预算员,双方合作将需要办理工程签证的内容及早落实清楚,且预算员尽快把增加的费用及早要回,从资金时间价值考虑,有利于资金周转,不要拖到工程结算时再去算这笔费用,影响企业效益,并且累积费用较多,结算时比较困难。
4)严格区分设计变更和工程签证。根据我国的现行规定,设计变更和工程签证费用都属于预备费的范畴,但是设计变更与工程签证是有严格的区别和划分的。属于设计变更范畴的就应该设计单位下发设计变更通知单,所发生的费用按设计变更处理。属于工程签证的由现场施工人员签发,所发生费用按发生原因处理。
5)提高责任心和业务水平,严把设计变更和工程签证关。有关人员每接受一项工程时,首先要对施工图及合同等有关规定进行认真学习和了解,其次要经常深入施工现场,了解施工中的异常情况或施工工艺的变动对工程造价的影响。工程签证是建筑工程产品在建设过程中的一项经常性工作,加强签证工作是业主控制造价的一项重要工作,也是现场施工人员管理水平的综合体现。
6)注意签证主体。对于签证主体,即双方的现场代表,实践中普遍存在着简单化的趋势,仅将工程师或项目经理的名字简单地填写在合同条款中,对其具体的职权未作规定;有的则在签证时不找合同中指定的签证主体签证,致使签证所涉及的利益得不到保障。承包商应重视工程签证主体的合法性。
4、业主与承包商在工程签证管理中应注意的事项
工程签证是双向的,既有发包方向承包方的签证要求,也有承包方向发包方的签证。工程签证是施工过程中的例行工作,是经双方协商一致的结果,是对原合同的补充或修改,工程签证可以直接作为工程结算的凭据,不需另行审批。在工程签证过程中,业主和承包商应协调双方的关系,明确各自的权益和约束,规范化地进行管理,遵守签证的限制条件并利用其为己方服务以免于受制于这些限制条件。
4.1 工程签证的主体
签证主体是施工合同双方在履行合同过程中在签证单上签字的行为人。签证单上的签字人是否有权代表承发包双方签证,直接关系到该签证是否有效,关系到承包方在履行合同过程中所做的签证是否最终能反映到工程结算价和其他权力的确定中来。因此,合同双方在合同签订时就必须明确约定签证主体,在合同履行中形成签证时,应当找有效的签证主体进行签证,确保签证合法有效。为避免由于签证主体无效而给企业带来损失,在签订施工合同的专用条款中,要将合同双方各自委派的工程师或项目经理的姓名、职务、职权和义务加以明确,并必须注意合同履行过程中的变化情况。在施工过程中,发生签证事由时,找合同中约定的有签证主体资格的工程师进行签证,以保证所形成的签证合法有效,保证企业合法权益的实现。
4.2 工程签证的时效
在施工合同履行过程中,有相当一部分签证事项,在签证时有严格的时效和程序,稍有疏漏也会导致签证无效甚至得不到签证。例如建设工程施工合同中的通用条款中要求,承包商若不能按时开工,应在合同约定的开工日期之前7天以书面形式向发包方工程师提出延期开工的理由和要求;索赔事件发生后28天内,承包商要发出索赔意向通知,并在通知发出后28天内提出索赔报告及有关资料。超过7天提出时,承包商丧失主张权。发包方也同样存在由于不注意签证的程序性,在规定的时间未能给予答复而被视同同意签证的问题。因此,作为承包商和业主的项目经理,一定要认真研究FIDIC条款,熟悉施工合同中有关工程签证的条款,在施工过程中必须重视签证的时效性和程序性,为工程结算积累有效而齐备的签证资料,确保所有签证事由都能在规定的时间内得到签证,以维护自身的合法权益或进行反索赔。
4.3 工程签证的形式
工程签证一般来说应采用书面形式,其内容应当包括签证的当事人,签证的事实和理由以及签证主体的签字。然而,恰同法冲规定的书面形式包括合同书、信件、数据电文即电报、电传、电子数据和电子邮件等形式。在实践中,上述书面形式中由于无法确认其真实性、无法确认是否如期送达而被确认无效。因此,建筑承包商在施工管理中要加强工程签证的管理,提高辨别签证效力的能力,确保所形成的签证的形式合法有效,避免已取得的利益变成损失。
4.4 工程签证的程序
为了保障建筑企业和承包商的利益,建立合理、规范的签证程序是非常必要的(图1)。 在规范化的工程签证流程中,需要注意以下几点:
1)业主代表、承包商代表应在法定或约定的期限内提出或答复签证。
2)业主代表的指令、通知和承包商的通知、报告应以书面形式提交,并由双方签字确认。
3)双方协商达成一致的补充协议,应以书面形式由双方法定代表人签字。
4)双方代表应将生效的工程签证资料整理归档。
业主代表不能及时给出必要指令、确认、批准,应承担因违约给承包商增加的利息,并顺延工期。按协议条款支付违约金和赔偿直接经济损失。对不在规定时间内批准的,承担视为批准的后果。承包商亦可在规定的时间内(索赔事件发生后20日内)向业主提出索赔;承包商代表不履行指令、确认、批准,承担相应的违约责任,并负责赔偿经济损失。
5、结束语
要深入开展工程签证工作研究,提高对工程签证的重要性、必要性的认识,逐步建立和完善工程签证机制,明确规定工程签证的范围、期限、程序和效力等,以提高业主经济效益,同时促进承包商加强企业管理,提高管理效益,使双方权益得到最大限度的保障。
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