物业管理师

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第十五章　物业管理应用文书

应用文书是一种与日常生活联系密切、有固定程序、文字通俗、带有交际性质的实用性文书。在物业管理活动中，应用文书更是得到了广泛的使用，而且发挥着重要作用。对于物业管理从业人员来说，准确熟练运用物业管理应用文书，是一项必须具备的基本技能。

第一节　应用文书的基础知识

一、正确使用汉字

使用规范的汉字，是写好应用文书的基础。

从正字法的角度而言，我们要注意做到下列几点：

(1)不要书写错别字；

(2)不要随意生造简化字；

(3)不要书写繁简夹杂的字。

二、准确使用词语

应用文书在词语的使用上应当力求准确、简练、得当，才能较好地传递信息，提高我们的办事效率。

选用词语要注意：第一，所选用的词语不能是误读误写、以讹传讹的错误词；第二，不能是被淘汰的等义词(包括异体词)；第三，不能是不规范的方言词、外来词或旧词语等；第四，不能是滥用的简称和生造词。

三、正确使用标点符号

标点符号简称标点，是辅助文字记录语言的符号，是现代书面语言的有机组成部分。

标点符号的作用，大体上有三个方面：第一，表示停顿；第二，表示语气，标明句子是陈述语气、疑问语气，还是感叹语气；第三，标示句子中某些词句的性质。

国家标准《标点符号用法》中共有常用的标点符号十六种，分点号和标号两大类。点号七种，标号九种。点号又分句中点号(逗号、顿号、分号和冒号四种)和句末点号(句号、问号和叹号三种)。标号包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。

四、表达要符合规范

所谓表达规范，就是指说话写作要符合语法规范。常见的语法错误有：

(1)搭配不当词语之间有一定的组合规律，违背这种规律就要犯搭配不当的错误。

(2)成分残缺有些病句结构不完整或缺少必不可少的成分。

(3)赘余有些病句是由于多余词语造成的。

(4)语序不当有些病句是因词语顺序安排不当，或者说词语位置放得不对引起的。

(5)杂糅有些病句把不同的说法硬糅在一起，造成结构上的混乱。

(6)指代不明运用代词指代人或事物必须明确无误，如果含混不清、出现歧义，就会犯指代不明的语法错误。

(7)虚词使用不当在使用虚词时，常有滥用、漏用、误用等语病，统称为虚词使用不当。

(8)数量表达不清有些病句是由于数量表达不清造成的。

五、表达要符合逻辑

应用文书的写作在内容、结构上要注意逻辑联系，不能自相矛盾，前后抵触。从文章全局来说，作者提出问题、分析问题和解决问题，要符合客观事物的规律，符合人们对客观事物认识的程序，使人们的逻辑程序和认识程序统一起来，全篇形成一个逻辑整体；从局部来说，对于某一问题的分析，某一现象的解释，要体现出较为完整的概念、判断、推理的过程。

论证是用论据证明论点的方法和过程，是应用文书中普遍运用的方法。要使论证严密，富有逻辑性，必须做到：(1)概念判断准确，这是逻辑推理的前提；(2)要有层次、有条理地阐明对客观事物的认识过程；(3)要以论为纲，虚实结合，反映出从“实”到“虚”，从“事”到“理”，即由感性认识上升到理性认识的飞跃过程。

六、相关术语

内行文：仅限在独立的组织中传达的文书；

外行文：可在组织外传递的文书；

前行文：在事情发生前制作的文书；

后行文：在事情发生后制作的文书；

上行文：属内行文，且是向上级报送的文书；

下行文：属内行文，且是向下级发送的文书；

平行文：在各独立组织之间传递的文书。

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（责任编辑：中大编辑）

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