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商品流通企业管理信息系统

一、商品流通企业管理信息系统的概述

(一)系统和系统思想与系统的主要特点

1.系统

一般的定义是：系统是由若干个具有独立功能的单元组成的，这些单元之间相互联系、相互制约，共同完成系统的总目标。

2.系统思想

所谓系统思想，就是从系统的整体出发去研究系统中各单元及单元之间关系的思想，是研究系统、开发建设系统的基本指导思想。

3.系统的主要特点

(1)功能性

每个系统都是要完成一种特定的功能，因为系统是由各个子单元组成，因此，这一功能又是由子系统分解完成，最终由系统共同完成。

(2)整体性

系统是一个有机的整体，各个单元的功能通过互相协调，使系统整体功能最优化。另外，系统的整体性也体现在，任何一个系统都具有一定的系统边界，只有在系统边界范围内才能讨论系统功能。

(3)层次性

每个系统都是由若干个独立单元组成的，这些独立单元被称为子系统，各个子系统又可以被划分为若干个下属子系统，如此不断地由上至下逐层分解系统，使每个子系统的分目标服从于系统整体目标。子系统之间的联系称作“接口”。

(4)相对稳定性

系统一旦形成，那么它就会保持稳定的状态，按照一定的生命周期在运动，但是这种稳定性是发展运动中的稳定性，是相对的。

(二)管理信息系统的概念

1.管理信息系统的定义

管理信息系统(management information system，MIS)，是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。这一系统的核心是由计算机的软件开发者与应用该系统的用户共同开发的管理信息系统的应用软件系统。该系统通过信息管理，对企业运行情况进行实时监测，并为企业管理提供依据;利用信息管理，控制企业行为，帮助企业实现规划目标;利用历史数据预测未来，从全局出发辅助企业决策。

2.管理信息系统的结构

(三)商品流通企业管理信息系统的概念和基本特征

1.定义

商品流通企业管理信息系统是指商品流通企业在经营过程中采用计算机、收款机、条形码、网络等技术手段对商业信息进行收集、传递、存储、加工维护和使用的系统。它的核心是具有商业信息管理功能的应用软件系统。

2.基本特征

从定义中，我们可以发现商品流通企业管理信息系统具有以下特征：

(1)人机系统

说到底，计算机只是工具，需要人的参与和控制。在商品流通企业管理信息系统中，商品流通企业的员工是此系统的主导者，只有做到人机协调才能发挥此系统的效能。

(2)综合系统

商品流通企业管理信息系统具有多学科的特点，不仅涉及计算机领域，还包括系统科学、信息科学等多种学科。

(3)动态系统

商品流通企业管理信息系统从开发到应用，不是一劳永逸的，而是始终处于动态之中，必须不断的根据内外部环境的变化，动态的进行调整。

(四)基本组成与结构

1.商品流通企业管理信息系统的基本组成

(1)人

包括顾客、员工、系统设计人员、各个层次的管理者和决策者等等。

应该强调的是，该系统的开发和应用主体都是商品流通企业，而具体的使用者是员工。因此，员工的素质是系统能否发挥正常功能的决定因素。

(2)硬件系统

包括计算机、收款机、条形码读取设备、网络通讯设备、办公自动化设备等硬件设备。主要是进行信息的输入、存储、计算加工、通讯传输、输出。

(3)软件系统

管理信息系统的应用软件系统是核心。

2.商品流通企业管理信息系统的结构

商品流通企业管理信息系统的主体是企业员工，系统中的应用软件系统是专为管理商业信息而开发的应用程序。

(五)信息管理结构

我们可以看到该图利用两维结构：纵向结构(管理层次所对应的信息层次)和横向结构(职能分化)将信息管理分为3层：基层管理、中层管理和高层管理。

其中，基层管理负责管理操作层产生的信息，具有执行、控制职能

中层管理负责管理管理层产生的信息，具有计划、控制、管理职能。

高层管理负责管理决策层信息，负责制定企业的发展战略。

二、商品流通企业管理信息系统的功能

(一)数据处理功能

1.数据收集

2.数据准备

3.数据输入

4.数据处理

5.数据输出

(二)管理功能

辅助管理人员做好管理工作的功能。主要包括：

1.统计功能

生成各种报表，比如年销售额、年增长率等等。

2.计划功能

通过设定一定的约束条件，系统会根据已有信息给企业提供工作计划，比如销售计划、采购计划、物流计划、财务计划等。这些计划产生后，计划执行人员要先确认计划的合理性，在计划执行过程中遵守三点工作原则：一是严格执行计划;二是计划修改要慎重;三是修改计划信息要回馈于系统。

3.控制功能

根据计划、数据，对具体执行情况进行监督、检查和校正等，比较执行与计划的差异，分析差异及产生差异的原因，帮助管理人员及时加以控制，并将控制信息回馈于系统。

4.预测功能

根据已知数据和条件，应用现代数学方法，进行预测。

(三)辅助决策功能

辅助决策功能也属于管理功能的范围，但是由于在商品流通企业管理信息系统中，辅助决策功能主要是由“辅助决策子系统”完成的，所以功能相对比较独立。

三、子系统

(一)销售点实时管理系统

POS，Point of Sales，POS系统即销售时点信息系统，是指通过自动读取设备(如收银机)在销售商品时直接读取商品销售信息(如商品名、单价、销售数量、销售时间、销售店铺、购买顾客等)，并通过通讯网络和计算机系统传送至有关部门进行分析加工以提高经营效率的系统。POS系统最早应用于零售业，以后逐渐扩展至其他如金融、旅馆等服务行业，利用POS系统的范围也从企业内部扩展到整个供应链。

(二)电子数据交换系统(EDI)

(三)电子定货系统

电子订货系统( Electronic ordering system， 缩写 EOS )，是指通过对企业库存、顾客需求调查、市场分析、企业内的销售统计等多种因素进行分析后，制定订货策略和具体订货计划，并将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机，即通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司、批发商、商品供货商或制造商处。

EOS在国际上使用非常广泛，并且越来越受到商业界的青睐。

优势在于：一是扩大采购资源;二是降低采购成本;三是与相关的贸易伙伴保持良好的信息沟通;四是控制合理库存;五是把握最佳进货时机。

(四)网络加值系统

网络加值系统，Value Network，VAN，简单理解就是将批发商、零售商、制造商相关的商业信息，通过计算机网络互相交换、共享的信息管理系统。它的优势在于把相关参与者(除了批发商、零售商、制造商，还有销售对象、金融机构、物流商等)的信息加以收集、存储、加工，使之成为统一的信息资源，利用网络系统，供参与者进行信息交流。

(五)决策支持系统

DSS，Decision Support System，顾名思义，就是为企业决策提供支撑的计算机系统。以管理科学、计算机科学、经济数学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术和信息技术为手段，为决策者提供决策所需要的数据、方法、信息和背景资料，帮助决策者明确目标，建立和修改模型，提供备选方案。

但是，要注意最终决策还是要决策者制定，决策支持系统只是起到辅助作用。

商品流通企业的决策支持系统是指在商品流通企业管理信息系统的基础上，配合以历史资料数据库(也称数据库)经济数学模型(也成模型库)专家知识库(也称方法库)等系统储备，由企业管理决策者综合各种信息资源，在决策支持系统的帮助下，制定企业决策的系统。

(六)其他子系统

四、商品流通企业管理信息系统的开发

一、开发原则

1.务实原则。系统开发的目标要切实可行，要划分系统边界。系统要实现什么功能，做到什么程度。

2.重点原则。分清主次，确定系统功能，包括子系统的功能。在开发过程中，这些具体功能由企业和开发商共同商定，形成需求文件，如果调整，双方都要同意。

3.系统性原则。将整个系统作为一个整体进行开发，各个组成部门要有机结合。

4.标准化原则。就是整个开发过程中，各个开发部门要使用同一标准，协调一致，这样才能便于对接，使开发的各个阶段如期完成。

5.实用先进性原则。所谓实用，就是满足企业的常规管理要求，所谓先进，就是尽量考虑到业务以后扩展的需求，尽可能的采用先进的技术手段和设备。实用先进性原则就是兼顾实用与先进性，权衡投资成本和功能扩展。

6.面向用户原则：系统开发一定要以用户为中心，满足用户需求，便于用户使用。

二、开发方法

主要方法有生命周期法、原型法、面向对象法、信息工程法、计算机辅助开发等。其中，应用较为成熟的是生命周期法和原型法。面向对象法是近年来在面向对象的程序设计方法上逐渐发展和成熟起来的一种方法。信息工程法和计算机辅助开发经常与其他方法配合使用，以提高开发的效率和质量。

1、生命周期法。管理系统从开发、投入使用直到消亡的过程称之为管理信息系统的生命周期。生命周期法就是根据管理信息系统生命周期的各个阶段和步骤去开发管理信息系统的方法。该方法的特点是系统功能较为完善，系统规模较大，开发周期较长，开发过程的各个阶段可以明确划定。

2、原型法。一般由用户提出系统的功能需求，开发者在此基础上很快开发出一个初步的原型系统，然后交由用户使用和评价，并提出改进意见，反复修改、扩展和完善，直到形成一个稳定的系统。该方法的特点是系统功能较为简单、系统规模较小，开发周期较短、开发过程的各个阶段无法明确划定。

三、开发过程

(一)系统规划阶段

主要任务有：(1)组建开发组。(2)初步调查。调查企业的内外部环境、企业业务、管理现状，企业对新系统的需求调查等。(3)可行性分析。确定系统目标和系统功能，据此，在调查的基础上写出可行性分析报告，可行性分析报告涵盖经济可行性、技术可行性。可行性报告是系统建设的必备文件之一，经审议通过之后，可继续进行下一步的工作。(4)编写系统设计任务书。可行性报告审议通过后，具体地确定系统功能范围，将新系统建设方案及实施计划编写成系统设计任务书。这个任务书对各个阶段的工作及要求、资金投入等都有细致的要求。

(二)系统分析阶段

(1)详细调查。找出现有系统的不足，完成相关组织结构图、业务流程图等。(2)建立新系统的逻辑模型。(3)编写出系统说明书。向用户说明未来系统的功能。

(三)系统设计阶段

(1)系统的总体设计。包括系统物理结构设计(系统的物理结构设计以“模块结构图”表示系统的物理模型)软硬件设计、网络设计等等。(2)详细设计。(3)编写系统设计说明书。系统建设的必备文件之一。主要内容有：a.将以上设计内容收录于系统设计说明书;b.要对系统建设的实施方案进行更具体的说明，给出各项工作的时间安排和相互衔接安排;c.经费预算安排。

(四)系统实施阶段

(1)程序设计。(2)系统的软件、硬件及数据的准备工作。根据总体设计要求，开始采购、安装硬件和软件系统，为评审系统准备数据，包括正常、异常数据。(3)培训人员。a.制定员工培训计划和培训手册;b.培训重要岗位的部分员工，内容就是如何使用和应急处理。

(五)系统评审和转换阶段

(1)系统评审。(2)系统转换。将开发的新系统与现有系统平稳切换。

(六)系统运行和维护阶段

(1)继续纠错。(2)系统维护。(3)培训人员。重点：a.按照培训手册和计划进行全员培训;b.全员培训的内容为正确使用新系统和异常情况的报告、处理方式;c.重点岗位加强培训。

五、商品流通企业管理信息系统的应用

延长系统的生命周期主要取决于两个方面：一是系统的设计是否合理;二是企业在对系统的应用过程中，对系统的使用、维护是否合理。

(一)人员培训

员工是系统的使用者，员工的素质决定了系统使用的情况。因此，对员工的培训一定要规范化、制度化。1.规范化。按照不同阶段的要求，对不同岗位的员工进行规范的培训。2.制度化。要让培训形成制度，培训手册中明确规定员工的职责、权限;培训的时间，不论定期还是不定期，都要有规定;对重要岗位和人员有特殊的制度要求。

(二)系统安全性保证

1.各种数据的保护。现在都采取备份的形式，有的大型公司还建立了不同地区的备份中心。2.用户等级制。给不同级别的用户授予不同的权限。3.网络安全性。一是防止病毒，一般采用防火墙技术;二是网络数据交流的安全性，一般采用一些加密等电子认证技术。4.计算机和一般设备安全。一是病毒，装杀毒软件;二是规范的使用和维护设备。5.系统整体安全性。指定专人负责监控系统，有些公司每个月撰写系统运行报告。

(三)系统的维护

系统的维护主要是指在系统使用过程中的各种维护工作，主要包括以下几个方面：1.制定维护条例和手册2.按照条例和手册进行维护3.维护记录完整4.代码维护5.对重大维护事件要有报告文件。

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（责任编辑：xy）

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