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商品流通企业信息管理概述

一、商业信息的概念

(一)信息与数据

1.信息与数据的定义。信息(Information)和数据(Data)是信息系统的处理对象。

(1)信息。从广义上讲，信息就是人们对客观事物及其变化规律的认识。这些认识被某种载体记录，进而加工、利用和传播。

在信息系统中，信息的定义：加工处理后的数据。它对接受者的行为产生影响，对接受者的决策具有价值。这是从信息系统的角度对信息的狭义定义。

从信息广义和狭义的定义中，我们可以归纳出三个方面的含义：a.信息具有知识特征;b.信息具有数据特征;c.信息具有价值特征。

(2)数据。数据是记录信息的载体。数据常见的表现形式是语言、文字、数值、文件、图表、图片、视频等。18℃。100元。

在信息管理中，由于数据库技术的广泛使用，因此，信息常以数据库中数据表的形式记录。

2.信息与数据的关系

(1)数据是信息的载体。信息是客观事物的内在本质，是对数据的解释，信息需转变为数据后才能被加工。18℃。100元。

(2)加工后的数据代表更高一级的信息。数据可以被加工，加工后的数据代表了更高一级的信息。在信息系统中，数据是记录事物的原材料，信息是经过加工后的成品。

在实际应用中，数据和信息在用词上有时候难以严格区分，但是我们应该分清楚他们之间的区别：数据是信息的载体，信息是数据的含义，加工后的数据代表更高一级的信息。

(二)商业信息与商业数据

1.商业信息和商业数据的定义

商业信息是人们对与商业活动相关的事物及其变化规律的认识。商业数据可以以文字、数值、票据、凭证、文件、图标、多媒体等多种方式对商业信息进行记录。

2.商业信息与商业数据的关系

商业信息是事物的本质，商业数据是管理商业信息的媒介。

在使用中，有时并不严格区分他们。

二、商业信息的特征

(一)信息与数据的一般属性

1.信息属性

(1)正确性：真伪是信息的首要属性。假消息具有极大的危害。谣言对股市的影响。

(2)针对性：是指有些信息对有些人是有价值的，对另外一些人则没有价值。幼儿园提高收费标准。

(3)时效性：信息在有些时间是有效的，过时无效。7月24日北京市的最高气温是34℃。

(4)等级性：从信息的产生到应用都存在着等级。在同一系统内部，不同级别产生的信息等级是不一样的，不同级别应用的信息等级也是不一样的。

(5)反馈性：信息具有反馈性，利用信息对受控对象施加影响之后，肯定会产生一个结果，就是作用怎么样，这个结果返回到输入端，可以再次影响受控对象。

(6)共享性：信息在一定条件和一定范围内是可以交流、共享的，这和信息的针对性并不矛盾。例如幼儿园提高收费标准，那么，在有小孩子要上幼儿园的这些人中间，信息可以共享，大家可以沟通交流。

(7)安全性：有些信息是开放的，有些信息需要在一定的范围内保密。

2.数据的属性

(1)适用性：是指选择合适的记录方式和记录介质。在最初记录原始数据时，就应确定被记录数据的记录方式，以便进一步的加工处理，如数据类型、文件格式等问题。

记录介质的选择也很关键，纸、光碟、硬盘之类等等。

(2)数据格式

不同的数据类型具有不同的数据格式，在记录时要进行区别。比如，日期/时间、数值型、货币型，对应这些数据类型都有一个通用的数据格式。

(3)安全性

安全性分两个方面：一是数据自身的安全性，对数据记录、存储的方式和介质要有必要的技术保证，必要时使用多级备份，以防数据被意外破坏;二是传播的安全性，在记录、保存数据时，该保密的一定要保密。对不同等级的数据用户，采取分级授权的方式划分应用等级。

(4)记录的频度和精度

记录的频度和精度与数据加工处理的实际需要相关，也与收集数据记录的仪器设备能力有关，因为频度和精度越高，肯定所耗费的成本越高，因此，我们在确定记录的频度和精度的时候，权衡一下两者，经济适用即可。

(二)商业信息与商业数据的特征

1.商业信息的特征

商业信息首先具备信息的一般属性，(正确性、针对性、时效性、等级性、反馈性、共享性和安全性)，同时，它也具备其独有的特点：

(1)社会性：每一位社会成员都是商业信息的产生者和接受者。注意，在记录和传播商业信息时，应该考虑到接收者对信息的认知程度。

(2)连续性：指商业信息的产生环环相扣，从最低层次到决策信息产生，再到反馈，反馈信息又作用于企业，这样循环往复，是连续的。

(3)综合性：商业流通企业的经营活动决定了商业信息必然涉及到需求、生产、供应、销售以及外部环境等多个方面，越是高层信息，涉及的面越广，其综合性越强。

(4)系统性：商业信息的产生、加工、应用直到决策都有其内在的规律和目的，并在相对独立的体系内运动，形成了商业信息的生存、运动系统。

2.商业数据的特征

同样，商业数据的特征也具备数据的一般特征(适用性、数据格式、安全性、记录的频度和精度)，也具备其独有的特点：

(1)准确性：商业数据必须准确，不然的话，会给企业经营带来巨大的损失。

(2)及时性：时效性强。

(3)多样性：这里是说商业信息的来源、产生方式、加工手段、计量单位不同，使得商业信息的表现形式多种多样。

三、商业信息的分类

分类标准

(一)来源不同的商业信息

按商业信息的来源不同，可分为外部信息和内部信息。

1.外部信息

包括政策、法律法规、外部环境、科技发展、金融市场、证券市场、市场调查等企业外部信息。

2.内部信息

包括顾客需求、进销存、财务、员工管理、合作伙伴、经营决策等企业内部信息。

(二)管理层次不同的商业信息

1.操作层信息：也称作业层信息，商品流通企业的基层产生的信息。如柜台班组、采购组、库存组等等产生的数据，这些非常基础的数据，加工后的数据代表更高一级的信息，主要有两个流向：一是反馈于受控体，即作业层本身，成为操作层新的信息来源;二是往前走，进入下一个信息处理环节，即管理层，成为管理层信息处理的依据。

2.管理层信息：也称控制层信息。企业中各职能部门对下层信息进行采集，采集后的信息成为管理层数据，管理层数据在企业管理中应发挥积极的管理作用。同样，这一层次的信息业主要有两种流向：一是反馈于受控体，即作业层和管理层自身，但反馈到作业层的信息，其作用要比作业层自身反馈的作用大;二是往前走，进入下一个信息处理环节，即决策层，成为决策层信息处理的依据。

3.决策层信息：是指对操作层信息、管理层信息及其他相关信息所产生的综合信息进行采集，采集后的信息成为决策层数据，企业决策层根据决策层数据，制定企业发展战略的决策层信息。决策层信息的主要流向是受控体，即企业本身，包括了作业层、管理层和决策层。这一层信息对受控体的作用巨大，应慎重产生。

(三)业务功能不同的商业信息

1.顾客需求信息

2.销售信息

3.储运信息

4.采购信息

5.财务税务信息

6.合同信息

7.结算信息

8.行政管理信息

(四)管理范围不同的商业信息

1.业务信息：主要指日常业务信息，包括采购、销售、储运、盘点信息等。

2.员工管理信息：两类：一类是商品流通企业制定的岗位职责信息;另一类是员工的业绩、考核信息。

3.企业效益信息：包括经营成本和营业收入等。其中，经营成本包括进货成本、人工成本、储运成本、销售成本、水电、场地租金、设备折旧等。

4.行政办公信息：是指企业的行政管理机构为管理、协调、运作企业而产生的相关信息。一般以公文的形式表现，作用较大。

5.企业决策信息：是指与企业决策相关的信息。

四、商品流通企业的信息管理

商品流通企业信息管理的主体是商品流通企业。

(一)商品流通企业信息管理的目的

大家都称现在的时代为“信息时代”，企业现在不再是大鱼吃小鱼，而是快鱼吃慢鱼。那么，信息获取和处理的速度在其中起到了非常关键的作用。

商品流通企业信息管理的目的就是提高企业效益和竞争力，促进企业发展，具体又表现在以下几个方面：

1.加强日常管理

2.提高管理效率和管理水平

3.协调各部门之间的协作关系

4.加速资金周转

5.提高人员素质

6.支持正确决策

在实现企业信息管理目的的同时，也要注意进行信息管理的成本与企业效益之间的平衡，因为信息管理属于所谓的“软”管理，其成效需要一段时间才能显现。因此，信息管理要与企业的实际相适应，在企业管理的过程中融入信息管理。

(二)商品流通企业信息管理的内容

商品流通企业信息管理的内容与一般信息管理的内容基本上是一致的，但在具体操作中又有其行业特点，具体表现在：

1.收集记录：要求做到及时准确，对不同的信息来源以不同的方式进行收集记录。如来源于柜台的日常的销售信息，以收款机进行记录，一定要全面，为了保证数据的安全性还要实行多级备份;而批发业务信息很可能来源于转账支票，对有关信息的记录无论是笔录，还是计算机录入，都要做到操作规范。

2.计算加工：由于不同的部门、不同的输出对象的要求不同，因此对数据的计算加工方式要求也不同。比如同样的销售数据，财务部门需要计算得到销售额、销售成本等财务信息;而采购管理部门则可能需要计算某一商品的不同规则、不同花色的销售量，从而确定订货量和采购量。

3.存储：对不同的需求，要以不同的格式和不同的存储介质进行存储，并制定存储原则。比如，对短期的信息与长期的信息、保密和非保密信息采取的存储方式、介质与原则都是不同的。

4.交流：企业内部的、企业外部的等等。

5.输出：将信息输出给特定的对象，如顾客、企业管理者等等。

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（责任编辑：xy）

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