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建设工程档案编制质量要求与组卷方法

(一)归档文件的质量要求

(1)归档的工程文件一般应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。

(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3―89)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

(12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

例：下列对建设工程归档文件的要求中，属于质量要求的有( )。

A.符合国家有关的技术规范、标准和规程

B.同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长

C.同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级

D.内容真实、准确，与工程实际相符

E.应采用耐久性强的书写材料

答案：ADE

(二)归档工程文件的组卷要求

1.立卷的原则和方法

(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用;

(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷;

(3)立卷采用如下方法：

1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;

2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷;

3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

5)竣工图可按单位工程、专业等组卷;

6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷;

例：关于归档工程文件组卷方法的说法，正确的是( )。

A.施工文件可按施工投标、施工准备、施工过程和工程交验组卷

B.监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷

C.工程准备阶段文件可按设计准备、施工准备、生产准备等组卷

D.竣工验收文件应按专业、分部工程、单位工程组卷

答案：B

例：建设工程文件的内容不同，组卷方法也不尽相同，但都可以按( )组卷。

A.单位工程

B.分部工程

C.专业

D.文件的形成单位

E.工程进展阶段

答案：AC

(4)立卷过程中宜遵循下列要求：

1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm;

2)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2.卷内文件的排列

(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

(2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3.案卷的编目

(1)编制卷内文件页号应符合下列规定：

1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。

2)页号编写位置：单页书写的文字在右下角;双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重写编写页码。

4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合下列规定：

1)卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。

2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4)文件标号：填写工程文件原有的文号或图号。

5)文件题名：填写文件标题的全称。

6)日期：填写文件形成的日期。

7)页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

8)卷内目录排列在卷内文件之前。

(3)卷内备考表的编制应符合下列规定：

1)卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。

2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(4)案卷封面的编制应符合下列规定：

1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。案卷封面的式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。

2)案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

4)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

5)案卷题名应简明、准确的揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6)编制单位填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7)起止日期应填写案卷内全部文件的形成的起止日期。

8)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限见现行《建设工程文件归档整理规范》中附录A的要求。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限应从长。

9)工程档案套数一般不少于2套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受范围规范规定可以各城市根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。

10)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

(5)卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

例：某工程案卷内建设工程档案的保管密级有秘密和机密，保管期限有长期和短期，则该工程档案的( )。

A.密级为秘密，保管期限为长期

B.密级为机密，保管期限为长期

C.密级为秘密，保管期限为短期

D.密级为机密，保管期限为短期

答案：B

例：根据《建设工程文件归档整理规范》，建设工程归档文件应符合的质量要求和组卷要求有( )。

A.归档的工程文件一般应为原件

B.工程文件应采用耐久性强的书写材料

C.所有竣工图均应加盖竣工验收图章

D.竣工图可按单位工程、专业等组卷

E.不同载体的文件一般应分别组卷

答案：ABDE

例：归档工程文件的组卷要求有( )。

A.归档的工程文件一般应为原件

B.案卷不宜过厚，一般不超过40mm

C.案卷内不应有重份文件

D.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后

E.建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程组卷

答案：BCDE

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（责任编辑：fky）

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