日语学习

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フォルダー“folder”（holderではない）とは、缀じ具やマチのない薄い纸ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに惯れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。

（1）バインダーのように缀じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ舍てられる。

（2）一定のスペースに対して、文书収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。

（3）文书を小グループに细分化できるので、以下の利点がある。

题名を见ればすぐ中身がわかる。（バインダーの场合、いろいろなものを缀じ込みがちで、题名が抽象的になりやすく、検索に时间がかかる。）

必要なものだけを取り出すことが容易。

フォルダーごとに保存年限を决められるので、移し替え置き换え（後に説明する）保存廃弃がフォルダー単位で管理できる。つまり「舍てやすい」。

（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専门に研究し、欠点を补う方法を提供している会社（㈱キングダム）もあるので、参考にするとよい。

フォルダーによるファイリングには、「パーティカルファイリング法」と「ホリゾンタルファイリング法」があります。要は「向き」の违い。见出しの付け方や保存キャビネットが异なるだけで、原理は同じです。详细は専门书をご覧ください。

6.使いやすいまとめ方并べ方の検讨

いよいよ、フォルダーをまとめる段阶に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命题.いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。现场にいて业务を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。（この逆が「ワリツケ方式」。详细は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。）以下に、まとめ方の基本を绍介します。

（1）相手先别

往复文书ファイリングの代表的な整理方式。「だれがだれと」でまとめるやり方で、発信者受信者がはっきりしている场合に最适.「アイウエオ顺」「地区别分类」「职制による分类」「背番号制」等の并べ方がある。

（2）主题别

なにか具体的なテーマがあって文书を探すときに便利な分类。「なにが」でまとめるやり方。例えば、「人事课」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「采用」「给与」「教育」に分けるというのも「主题别」の分类。

（3）标题别

「注文书」「见积书」「报告书」のように帐票化した文书。

（4）一件别

1つの案件（プロジェクト、工事、诉讼など）の始めから终わりまでを1つのファイルにまとめる方法。

（5）形式别

以上の4つのまとめ方のほかに、「禀议书」「庆吊状」のように、形式でまとめるとよい场合もある。

いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。

（1）一绪に使うことが多い文书は同じフォルダーに。

（2）一绪に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。

（3）捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。

（4）见出し类（「ガイド」「山」等）の有効利用。

しかし、例えば（1）と（3）は相反関系.结论としては、「分厚くするより、薄くするのを优先」がプロからのアドバイスです。

さて、课员の知恵をしぼって、分类の仕方や并べ方が决まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収纳.「配列表」を作り、一番前に置いて并べ方の决まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収纳します。どうしても不便な点があれば柔软に改善していきます。

来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文书を廃弃したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。

押し出された一昨年度の文书は、不要文书廃弃の手顺を経て、保存の必要があるもののみ、事务所外に「置き替え（“引き継ぎ”と呼ぶ会社もある）」し、「保存」されます。年に一度、日を决めて、文书课が音头をとり、「移し替え置き替え」をするとよいでしょう。

これで、个人が私有しているファイルはなくなり、课が管理するものとなりました。古い、不要の文书も事务所から一扫されました。しかし、「これで出来上がり」とはいきません。事务所外への「置き替え保存」の方法や文书廃弃の基准は、どうするのか。文书の贷し出しはどう管理するのか。「仕挂かり文书」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、维持管理していくための重要な仕事が残っています。

「システムの完成と维持管理」

1.保存と廃弃

いくら事务所が快适になっても、「押し出された文书が仓库に山积み」ではシステムが完成されたとは言えません。舍てる技术が必要です。

保存年限は、

（1）歴史的な価値の大きさ

（2）実务にとっての必要性

（3）再生の困难度

（4）スペース

（5）法的な制约、等によって决まるとされていますが、

（5）以外は具体的な基准にはなりません。

これが「舍てられない」原因となっています。结论からいえば、文书の种类によって保存年限を「制度として」决めてしまうこと。难しいことですが、いったん决まれば、だれでも悩まずに舍てられるようになります。「いつか必要になるかもしれない。」とためこんでも、保存管理が不十分で见つからないとしたら、ないのも同じ。割り切りも必要です。

保存年限の决定は重要な意味を持つので、文书の种类ごとに慎重に検讨を。保存年限决定の目安については、専门书を参照してください。

また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ决めておきます。そして事务所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限别（3年、5年10年、永久など）の箱に入れて保存します。こうすると、「置き替え」の作业が简単になり、そのうえ期限が来たときにだれでも箱ごと舍てられます。

2.贷出制度の彻底と「仕挂かり文书」の管理

课の外への贷出には、贷出カードの使用を制度化します。ファイリング系がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。

「仕挂かり文书」とは、本当に书きかけの文书のこと。これを各自の机のひきだしに入れるのを许すと、私物化が始まります。担当者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、终业时に一定の场所に保管するようにします。なお「使っている文书」は当然キャビネットに返してから帰ります。

3.管理维持の重要性

システムを维持していくには、専任のファイリング系を养成していくのが望ましい。忙しい业务の片手间に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が强い。また、适切な制度化标准化マニュアル化もシステム维持のポイントです。

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