日语学习

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紧急事态や予定変更の対処に役立つ

事件が発生したときの证拠书类となる。

「アポイントメントのない客」

予约をして访问をすることは常识になりつつあるが、なかにはそうでない来客もある。近くまできたからついでにとか、简単なあいさつだけとか、予约をすると断られるからとか、理由はさまさまである。しかし、これらの来客に対しても受付では応対しなければならない。

次のような质问事项をマニュアルにして准备をしておく。

会社名、职名、氏名。

面会者の氏名、来客との関系、绍介者があるかどうか。

来访の用件。

重要度、紧张度。

断り方。これについては时と场合、内容によって异なるのでケースを想定していくつか用意しておく。

アポイントメントのない来客に対しても、来客者名簿には记入することを忘れてはならない。このとき予约なし、などと备考栏に记入し、区别しておくとよい。

「备えあれば忧いなし」という言叶のように、来客を快く迎え入れるためには准备が必要である。1日の仕事を円滑に进めるために、まず全体のスケジュールを把握する。次に个々の客に対しての知识をもつ。来访者名簿の作成はそのための道具である。

その他、备品、事务用品、各种案内书、内线电话番号表、建物配置図、名刺整理箱、などを用意し、时々点検を行う。

2.受付の仕方

「名刺の受け方」

来客に気づいたら、まず椅子から立ち上がり、「いらっしゃいませ」と一礼する。名刺は両手でていねいに受け取る。客にとって名刺は自分の分身である。粗末に扱われたり、无造作に置かれたりするのは不愉快である。またいつまでも手に持っていたり、上司に渡すのを忘れたりすることもある。管理には十分心がけよう。読み方がわからない场合には、相手に确认をする。

「アポイントメントのある客」

予约表を前もって确认し、予约の时间の前後はそのために気配りをする。准备ができていれば、早めに来访された场合にもあわてないで応対ができるし、遅れている场合には、适切な措置を讲ずることもできる。次の顺序に従って応対をしてみよう。

（1）お待ちしていたことを表すことばであいさつをする。

いらっしゃいませ、お待ちいたしておりました。

いらっしゃいませ、うけたまわっております。

（2）上司に来访を告げ、応接室に案内をする

○时にお约束の○○様がお见えになりました。お通ししてよろしいでしょうか。

ご案内いたします、こちらへどうぞ。

（3）客を待たせるとき

上司にメモで来访を知らせ、终了时间を闻く。

あいにく会议（または前の面会者）が长引いておりまして、大変申し訳ございません。

○分ほどで终わると思いますが、お待ちいただけますでしょうか。

お読物を用意いたしました。よろしかったらどうぞ。

代理の○○がお话しさせていただきますがよろしいでしょうか。

（4）客の来访が遅れている场合

相手の会社へ电话をいれ、到着时间の予测をたてる。

上司に○分程度遅れる旨を连络する。

その後のスケジュールに影响がある场合には前もって连络をしておく。

「アポイントメントのない客」

まずあいさつをして名刺を受け取るまでは同じである。しかし不意の客に対しては适切な受付が出来るよう、日顷から気を配っておくことが大切である。次の顺序に従って応対してみよう。

（1）用件を闻く

失礼ですが、どのようなご用件でしょうか。

谁に面会をご希望でございますか。

おいそぎでしょうか。

（2）上司に连络をとる

调べてまいりますので少々お待ちくださいませ。

（席をはずし、客の目の前で电话をするのは避ける。）

（3）取次ぐ场合

お待たせいたしました、お话をうけたまわるとのことでございます。ご案内いたしますのでこちらへどうぞ。

（4）断る场合

申し訳ございません、ただいま会议中でこざいまして席をはずせません。あらためてお约束愿えますでしょうか。

调べて参りましたが见当たりません。後ほどこちらからご连络させていただきますので、お电话番号をお愿いいたします。

申し訳ございません、社内の规定によりお断りすることになっております。ご了承くださいませ。

（5）上司が不在の场合

申し訳ございません。ただいま外出しております。○时には戻る予定ですので、こちらからご连络いたします。念のためお电话番号をお愿いいたします。

お言づけがございましたらうけたまわります。

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