秘书资格

秘书工作是一项有着悠久历史的工作。但是秘书作为一门职业，在中国有明显的现代特色。

一、“秘书”一词的含义

“秘书”一词，经历了由物到人、由书籍到机构的演变。《说文》云“秘者，神也。”秘书一词连用，最初出现于《汉书》。《汉书·刘向传》有“诏向领校五经秘书”，但此时的“秘书”明显是指宫中秘藏之书。

1. 宫中秘藏之书2. 指谶纬图篆之书3. 指官职名4. 指官署机构名称

二、秘书的起源 1. 文字的出现2. 阶级社会的产生

三、秘书的定义1. 对当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80年代开展秘书学研究时开始的。“秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一” ——王千弓《秘书学与秘书工作》(1985年) “秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位”——袁维国《秘书学》

2. 定义我国的秘书，主要应当从三个方面把握。首先，明确秘书是一门社会职业。其次，明确秘书的职业岗位归属。再次，明确秘书的工作职责和内容。

四、秘书的分类1.纵向分类：初级秘书：从事一般日常行政事务的工作人员 中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书 高级秘书：秘书机构的领导、办公厅(室)主任

2. 横向分类 商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书：主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作的人员。司法秘书：主要指就职于法院、企业与社团律师事务所或律师身边的秘书人员。医务秘书：这类秘书人员就职于医务医疗机构，如医院、医学院、药房或私人诊所。政务秘书：在我国，包括党务秘书和行政秘书，主要在党政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。

其他如：保健秘书、警卫秘书、科研秘书、外文秘书等

第二节 秘书部门

一、秘书部门概述1. 分级分类管理原则2. 精简、合理、高效原则3. 整体效益原则

二、行政机关的秘书部门 行政机关秘书部门的设置，一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库;同时，它又是整个机关的后勤部和财政部。行政机关秘书部门的设置应该是全能型的。

三、公司企业的秘书部门 公司企业的秘书部门是公司企业内部的行政管理系统，也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。大体有四种形式：

1. 综合性的秘书部门。集团办公室、公司办公室等。2. 职能性的秘书部门。经理办公室、厂长办公室、行政办公室。3. 专业性的秘书部门。文秘室、值班室4. 由一两名秘书承担的秘书办公室。前台、总经理秘书。

四、股份制企业集团中的秘书部门 1. 决策层：股东大会和董事会(董事会秘书)2. CEO

五、临时性的秘书机构1. 时间性强2. 任务量大3. 协调机制好

六、秘书部门的内部工作系统1. 党政机关中秘书部门的内部工作系统 我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定。做普遍的是称“办公室”，级别高一些的称“办公厅”。在党政机关，办公厅(室)下设有秘书局、秘书处、秘书科等相应级别的秘书部门。党中央、国务院的秘书部门称为“办公厅”，“办公厅”下设秘书局、信访局、机要局、外事局等，秘书局下设有档案处、综合处、会议处。 国务院各部委员及各省、市、自治区的秘书部门，统称“办公厅”，厅下直接设处，如“秘书处”、“机要处”、“行政处”、“信息处”等，处以下有的设科室，有的不设。与办公厅(室)同级的还有“政策研究室”，专管各类政策制定前后的调查与研究工作。

2. 公司企业中秘书部门的内部工作系统⑴办公事务⑵行政事务⑶法律事务

七、秘书部门的地位和职能1. 辅助管理2. 综合服务

八、秘书部门领导的工作职能1. 检查督办2.协调关系3.制定制度4.管理人员

第三节 秘书工作

秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的，通过“办文”、“办会”、“办事”，实现政务服务和事务服务的。

一、秘书工作内容秘书部门的地位和职能决定了秘书工作大到覆盖单位组织的方方面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。要求秘书工作事无巨细，都能收放自如。

㈠办文1.文字工作：主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种材料的准备和起草工作。2. 文书处理和档案工作：主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作、收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。3. 围绕文书文件要办理的事务：主要是指因文书文件产生的，而且是秘书部门承办的事务。

㈡办会1.在程序上，包括会前的筹划和准备，会中的组织和服务，会后的善后和落实;2. 在内容上，工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务;3. 在形式上，小型的常规性工作例会和几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务;既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督查落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。

㈢办事1. 信息工作：围绕信息处理展开的工作。2. 技术工作：主要指机要工作、计算机安全工作、现代办公设备设施的使用维护工作。3. 日常行政事务工作：值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。

在党政机关，专门设立信访办公室，主要办理群众来信和来访的接待和相关事项的处理工作，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业，秘书工作还包括公关事务。

现代社会组织中的行政事务工作，不仅有新的内容，还有新的意义。如机关办公环境的设计、布置、装饰与维护，依法落实职工的社会保障和生活福利安排，办公设备、车辆的统一采购、管理使用与调度，对餐饮公司、保安公司承包事务的管理等。这些行政事务工作，明显地带有现代组织管理形式的特色。

二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思想1.1985年1月召开的全国党委秘书长、办公厅主任座谈会：为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。2.朱传忠、叶明主编的《秘书理论与实务》：为直接领导服务，为相关的各级领导服务，为人民群众服务。3.杨剑宇《涉外秘书概论》：为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。

三、秘书工作的特点1. 机要性 机密性和重要性。2.辅助性⑴所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及哪里，秘书工作范围就要扩大或延伸到哪里。⑵现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，慎用发言权，无表决权，更无决定权。⑶现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张。

3. 综合性首先，秘书工作的内容涉及本组织的全部工作。其次，秘书工作是为领导部门和整个组织服务的，这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。再次，秘书工作的综合性表现在条理化、系统化地处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。

四、秘书工作的作用 在现代社会中，一个较大的社会组织通常由五部分构成：领导中枢、情报信息系统、咨询参谋系统、执行系统、监督系统。秘书部门+资料、档案、情报等部门=情报信息系统秘书部门+各种政策研究、调查预测等部门=咨询参谋系统 秘书部门是领导中枢与执行系统之间沟通的桥梁和纽带 秘书部门也协助检查、督查部门开展工作，同时承担督办查办工作用：1.协调作用2.信息作用3.形象作用4.参谋助手作用

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（责任编辑：xy）

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