秘书资格

第二节 起草撰写公务文书

一、公务文书的概念和性质公务文书有广义和狭义两种理解。广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书、信函等均可称为公文;狭义上说，公务文书专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。一般特指在国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。

二、关于公文规范的有关要求1.《国家行政机关公文处理办法》国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日开始实施。2.《中国共产党机关公文处理条例》是经中共中央批准，由中央办公厅于1996年5月3日印发的。3.《国家行政机关公文格式》国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布GB/T9794—1999《国家行政机关公文格式》国家标准，简称“99新国标”。4.《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》2001年元旦，国务院办公厅印发了国办函〔2001〕1号文件，对关于实施《国家行政机关公文处理办法》所涉及的几个具体问题提出了11项处理意见。

三、公务文书的体式公文的体式由结构、标记、格式和文体四部分组成。

㈠公文的结构1.发文机关标识表明公文作者的标志。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两种形式：一是作为文头，多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成;二是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文时，主办机关排列在前。2.发文字号又称发文编号，是发文机关对其所发的公文依次编排的顺序号码。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成。如国办发〔2010〕21号。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标主办机关的发文字号。3.签发人标识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名，一般只用于上行文。签发在公文正本首页标题之下、正文之上靠右的位置。其中，“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。4.公文标题是标明某一文件主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在发文机关与事由之间通常用介词“关于”、在事由与文种之间用助词“的”连接。5.题注是对标题的注解和说明。写法是在公文标题之下标注如下字样：“××××年×月×日××××会议通过”或“××××年×月×日××××会议批准”。6.受文者是指收受公文的机关名称。通常分为两种：一种是主送机关，即对公文负有办理或答复责任的机关;另一种是抄送机关，即除主送机关外需要执行或知晓公文内容而不承担办理或答复责任的机关。7.正文公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达发文意图。8.附件说明附件是指附属于公文正件的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力附件，其作用在于进一步补充和完善正文正件的内容;另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件。附件说明指为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等。9.附注是对文件内容或有关事项、要求的注解与说明。为使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语或公文的阅读范围、使用方法等，通常在注释中加以注解。公文如果有附注，应当加括号标注。附注的位置在成文日期和印章之下，印发说明之上。10.成文日期⑴是形成文件的确切日期：通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期;联合行文时，以最后签发机关的领导签发的日期为准;经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准;电报以发出日期为准。⑵一般情况下，公文开始生效的时间是以成文日期为准的，但是有些正文中明确规定具体生效或开始执行日期的规范类文件除外。⑶成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。11.公文生效标识是证实公文作者的合法性、使公文生效的凭据。⑴其一是印章，指作为机关公文权力象征的图章;⑵其二是签署，指有权签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名

㈡公文的标记1.主题词是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。(可参照《国务院公文主题词表》)

2.印发说明又称版记。是对公文的印刷、制作、发出情况的介绍和解说。3.份号是对根据同一定稿印制的若干份公文以此编制的顺序号码。4.秘密等级是表明公文保密等级的标识符号，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，按涉密程度分别用汉字标明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。5.紧急程度指表明对公文(包括电报)送达和办理的时限要求的标识符号。6.收文印章是收文机关为便与管理，收到公文后在首页右上加盖的戳记。包括：收文机关全称、(收文)编号和日期、存档号等。

四、发文处理1.交拟与拟稿 交拟，是指机关领导人或部门负责人向执笔人交代文稿撰写任务的过程，也是执笔人接受写作任务的过程。拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。这一过程一般经过四个步骤：收集占有材料;确定公文主题;拟定文稿提纲;动手起草文稿。2.审核与签发 审核，是指对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，目的是为了保证发文的质量。审核是秘书部门和秘书人员的重要职责。签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后一个环节。签发后的草稿即成定稿。3.印制与校对 印制，是指对公文定稿经过打字和印刷而制成正式文本的过程。校对，是指以签发的文稿为基准，核对打印的清样，以校正错误的过程。校对的方法主要有三种：对校法;折校法;读校法。4.用印与登记 用印，是指在印制好的公文上加盖发文机关的印章。一般公文只有加盖机关印章，才能产生相应的效力。登记，是指对准备发出的公文统一记载的过程。登记的目的是为了便于日后对公文的清点、控制、查找和回收。5.封发与传递 封发的程序和任务：清点、写封、填写回签单，装封，加封。传递的渠道和方式：机要通信渠道 机要交通传递 专职人员传递文件交换站传递 传递文件的基本要求：迅速及时 安全保密 手续完备

文学院领导交拟;文学院秘书拟稿;校长办公室秘书对文稿初审后，交校长办公室资深秘书或办公室副主任等人核稿;分管副校长或校长签发;再交由校长办公室编号、打印、校对，加盖“南京师范大学”印章;最后登记、封发进入传递渠道。

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