秘书资格

管理印章和介绍信

(一)印章管理的内容和工作程序

1.单位印章的作用

单位印章的作用有：(1)标志作用;(2)权威作用;(3)法律作用;(4)凭证作用。

2.印章的种类

印章种类：(1)正式印章;(2)套印章;(3)钢印;(4)领导人签名章;(5)专用章。

3.印章的样式

印章的样式一般由以下几大部分构成：(1)印章的质料;(2)印章的形状;(3)印文;(4)图案;(5)尺寸规格。

4.印章的管理与使用要求

印章的管理与使用要求是：(1)专人负责;(2)确保安全;(3)防止污损。

5.印章管理的工作程序(1)印章的刻制程序上级正式机关的批准→制发单位开具公函→附章样到公安部门办理登记→公安部门指定刻制单位→刻制印章→选定启用时间→发出附印样的通知→双人同行取回印章→拆封检验→专人保管。

(2)印章的使用程序

申请一填写用印申请单→专人审核签名→用印→登记。

6.印章的停用与缴销

印章停用、新公章启用后要将旧公章送缴，自行销毁需经上级部门批准;属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起停止使用公章并缴销。

(二)介绍信的管理与使用

1.介绍信的使用要求

介绍信具有介绍和证明双重作用。

出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。介绍信有时限要求。

2.介绍信的管理

(1)指定专人负责管理。

(2)介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁。

(3)管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载。

(4)对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回。

(5)介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或相关人员。

3.介绍信的使用

(1)严格履行批准手续。

(2)介绍信内容要明确具体。

(3)要填写有效时间。

(4)管理人员要对开出的介绍信负责。

(5)一份介绍信只能用于一个单位。

(6)要填写持信人的真实姓名和身份。

(7)介绍信的存根内容要与介绍信的内容相符。

(8)介绍信的书写要工整，否则视为无效。

(9)填写介绍信要用毛笔(签字笔)或钢笔。

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