秘书资格

档案工作错误案例

1．案例情景

某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。

2．任务要求

根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。

3．案例分析

（1）无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。

（2）文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。

（3）取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。

（4）文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。

（5）文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。

（6）文件排列好后要加盖归档章。

（7）文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。

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（责任编辑：中大编辑）

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