秘书资格

分案例分析

请看录像(文字部分为录像内容)，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处)。

时间：某日上午。

人物：四达公司经理秘书初萌(女)，四达公司王经理(声音)，维达公司张经理(男)。

物品：电脑，各类文件夹，电话机，办公文具，文件柜，沙发，纸笔，手机，暖瓶，茶杯。

场景：公司经理办公室。

情景1

初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。

办公室桌椅整齐，(时钟特写：7：50)初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。(动作特写：先开主机，后开显示器)桌面上很零乱地堆放着文件，初萌将其一一归入办公桌上的文件夹中。(文件夹特写，有“急件”、“要件”、“密件”等字样)这时，电话铃响了(电话的位置位于初萌的左手边)。初萌迅速拿起听筒。初萌：“你好!四达公司。”

初萌：“哦，王经理，您有什么指示?”边说边从电话旁拿起纸笔。

初萌：“好的，我记一下。”边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。”

情景2

初萌正坐在电脑前打一份文件。(闪过标题：新产品开发计划书)她的手机放在显示器旁边。这时，有人敲门。

初萌：“请进。”客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘书初萌。”初萌边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。”边说边递过名片。初萌双手接过名片，边看边念：“噢!维达公司的张经理。您快请坐。”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。(特写：茶水较满)

客人：“谢谢!”边喝茶边看着电脑屏幕。(屏幕正对着客人)初萌：“不客气!请您慢用!”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”初萌一“您没有预约吧?”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。

客人：“是的，我顺路经过这里。”初萌：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见!”客人起身。

初萌：“再见!”在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又要抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。(画面淡出)

参考解析：

(×)1.着装不符合职业要求。

(√)2.能够提前到办公室做好工作准备。

(√)3.办公室通风、光线良好。

(×)4.电脑开机顺序错误

(×)5.下班前没有整理办公桌。

(√)6.能够将文件进行分类。

(×)7.保密文件应锁入文件柜中。

(√)8.电话放置位置正确。

(√)9.能够及时接听电话。

(√)10.电话应答语正确。

(√)11.电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。

(√)12.能够做电话记录。

(×)13.手机不应放在显示器旁。

(√)14.握手礼仪正确。

(√)15.接名片礼仪正确。

(×)16.茶水斟得过满。

(×)17.保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。

(√)18.能够使用工作日志进行时间管理。

(√)19.日程有变化时能够及时改动工作日志。

(×)20.送客礼仪不正确。

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（责任编辑：gx）

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