中级审计师

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第二章　采购与付款循环审计

第一节　本业务循环的性质

一、业务循环综述(P249)

采购与付款循环从请购单开出.包括订货、签订合同、验收、确认债务、付款等环节。

采购与付款循环主要过程：

1.处理请购单---->报批

由使用商品和劳务的被授权人提出采购申请并填制请购单是本循环的起点，通常由仓库或其他部门对所需要购买的商品填写请购单。

适当的授权审批是这一环节控制的关键，这种授权审批一般是按照经济业务的性质进行分级授权控制，如仓库在库存达到再订购点时可直接提出采购申请。

2.编制订购单

采购部门根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体名称、价格、数量、交货时间等，订购单应预先连续编号，并经过被授权的采购人员签名，正联送交供应商，副联送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。

由独立于请购、采购部门之外的其他部门检查订购单的合理性。

3.验收商品和劳务----关键点

由验收部门检查收到的商品是否与订购单上的项目一致，进行计数、称量、测量、化验来验证外购商品或劳务的数量和质量。

验收合格后填制一式多联、预先编号的验收单，其中一联交仓库或其他请购部门作为入账凭证，另一联送财会部门作为记录债务的依据。

4.确认债务(P250)

正确确认已验收商品和劳务的债务，要求企业正确而及时地对采购业务进行记录。

应付账款记账人员在收到卖方发票时将发票上所列商品的名称、规格、价格、数量、运费等与订单、验收单等相关凭证核对，并对合计加以复核。审核发票之后。就要登记采购日记账和应付款项明细账，再汇总、过账。

5.处理和记录价款的支付

(1)通常采用预先编号的付款凭单进行控制.在付款前，付款凭单由应付款项记账员掌管。

(2)订购单、验收单、供应商发票作为付款凭单的支持性凭证，经审核无误，由被授权的财会部门人员签署支票。

(3)支票一经签署就要在付款凭单和支持性凭证上加盖印鉴或以其他方式将其注销。

(4)出纳员根据签发的支票及时登记银行存款日记账，会计人员登记应付款项明细账。

请购(请购单)---->报批---->订货(订货单)---->验收(验收单)---->储存 ---->编制付款凭单(付款凭单)---->记账---->付款。

二、业务循环中的主要文件(P251)

1.请购单

通常由产品制造、资产使用等部门有关人员填写。

订购单上面注明所要采购商品的种类、数量及请购人等。

可以由不同的人员提出请购申请，例如原材料由仓库管理部门提出，物料用品由维修单位提出。

2.订购单

由采购部门编制的并提交供应商，用来记录企业准备采购的商品和劳务的名称、种类、数量、供应商名称、付款条件、价格及其他有关资料的书面凭证。

3.订货合同

明确购置品种、规格、数量、质量、供货日期、付款条件等供需双方责任、权利的书面文件。

4.验收单

收到采购的商品时由验收部门填制的收到商品的名称、种类、数量、供应商名称、订单号及其他资料的书面凭证。

验收单要预先连续编号，以便进行有效控制。

5.卖方发票

由卖方提供的标明采购的商品或劳务的种类、数量、价格、运费、现金折扣条件以及开单日期的书面凭证。

6.退货或折让通知单

反映由于退货或折让而减少向供应商付款金额的凭证。

7.付款凭单(卖方发票，验收单，订购单)

用来建立正式记录、控制采购和支付债务的授权证明凭证。

付款凭单正本须附卖方发票、验收单和订购单副本。

8.支票

企业开出的支付到期账款的凭单。

9.采购日记账

以付款凭单为依据记录采购业务，对重要的采购类别分设专栏，以及设有应付款项专栏、商品退回与折让专栏等的日记账。

10-15.现金和银行存款日记账，材料采购明细账和总账，原材料、包装物、低值易耗品明细账和总账、应付账款明细账和总账，应付票据明细账和备查簿，预付账款明细账和总账。

16.卖方对账单

由供应商按月编制，标明期初余额、本期购买、本期支付款项和期末余额。

卖方对账单是供应商对有关业务的陈述，除了对有争议的事项和时间上的差异，被审计单位的应付款项明细账余额应与卖方对账单的余额一致。

三、业务循环中的内部控制(P252结合P121)

控制活动要素----业务授权控制，职责分工控制，凭证与记录控制，实物控制，独立检查(P121)

1.职责分工(P252)

采购、验收、付款和记录要由不同的职能部门或人员负责。

职责分工：

(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制;

(2)批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;

(3)采购审批，合同签订与合同审批相互独立，防止虚列支出;

(4)验收部门与财会部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登记入账;

(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产，以保证应付款项记录的真实性，正确性;

(6)内部检查与有关执行和记录部门相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。

【例题1·单选题】

审计人员在审查被审计单位采购与付款循环的职责分工时，发现批准请购与采购职责未能相互分离.这种情况可能导致(　)。

A.采购部门购入过量或不必要的物资 B.未按实际收到的商品数额登记入账

C.应付账款记录不正确　　　　　　 D.未及时向特定债权人支付货款

【答案】A

【解析】采购与付款循环的职责分工：(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立;(2)批准请购与采购部门相互独立;(3) 采购审批，合同签订与合同审批相互独立;(4)货物验收部门与财会部门相互独立;(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产;(6)内部检查与有关部门相互独立。

2.信息传递程序控制

(1)授权程序

有效的内部控制要求采购与付款业务的各个环节要经过适当的授权批准：

①企业内部建立分级采购批准制度;

②只有经过授权的人员才能提出采购申请;

③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准，以防止采购部门购入过量或不必要的商品，或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;

④签发支票要经过被授权人的签字批准，保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。

(2)文件和记录的使用

①收到购货发票时，财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;

②对关键性凭证要预先编号，由经手人按编号归档保存，并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订购单中要有足够的栏目和空间，详细反映订货要求;

③建立付款凭单制，以付款凭单作为支付货款的依据;

④设置采购日记账，及时完整记录所有采购业务;

⑤对每一供应商设立应付款项明细账，并与总账平行登记。

(3)独立检查

①由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查，确保实际收到的商品符合订购要求。

②定期核对采购日记账和应收款项明细账，检查付款凭证单各项目填写是否与卖方发票一致。

③由专人检查采购形成的负债业务的真实性、实有数额及到期日等，按月向供应商取得对账单并与应付款项明细账核对调节，发生差异时查明原因。

④通过对账确保债务的真实性和正确性，维护企业和债权人双方的利益。

⑤检查付款凭单计算的正确性。

⑥检查付款记录的及时性和正确性，由独立人员按月编制银行存款余额调节表，检查银行存款日记账记录的付款与银行对账单的一致性。

⑦定期检查采购日记账与总账、应付款项明细账与总账、银行存款日记账与总账的金额是否一致，出现差异时，应编制调节表进行调节。

3.实物控制(P253)

(1)加强对已验收入库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。

验收部门人员应独立于仓库保管人员.同时加强对发生的退货的实物控制。货物的退回要有经审批的合法凭证。

(2)限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计资料。

特别应注意对支票的实物控制，不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制，防止重复开具支票。

【例题2·多选题】

下列各项中，符合采购与付款循环内部控制要求的有(　)。

A.应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产

B.签发支票支付货款要经过被授权人的签字批准

C.货物验收部门与财会部门相互独立

D.采购部门负责提出采购申请并办理采购业务

E.收到购货发票后，及时交财会部门确认其与订货单、验收单的一致性

【答案】ABCE

【解析】D不符合采购与付款循环内部控制要求。

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（责任编辑：中原茶仙子）

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