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预防、检查、纠正薪酬业务和账务处理错弊的内部控制包括职责分工、信息传递程序控制和实物控制。
1.职责分工
人力资源管理、工资结算、工资领取、工资发放等职能分别由不同的部门,按照规定流程和手续共同完成,各部门和部门内部各有关岗位应有明确的分工。
(1)人力资源管理、工资领取、统计和财会部门相互独立,防止虚列支出和连贯性错误;
(2)人员调配单的编制与审批相互独立,防止虚增人数和工资级别;
(3)考勤记录与审批相互独立,防止多计和错计出勤天数;
2.信息传递程序控制
完善的薪酬业务循环内部控制,需要对与此有关的信息传递程序实施严格的控制。这些控制包括:
(1)授权程序。涉及工资业务,包括编制用工计划、人员调配、考勤及工时统计、工资结算和分配、签发支票提取现金等业务,都必须经企业授权或经主管人员审查批准后方可进行下一步处理。
(2)文件和记录的使用。为了有效控制薪酬业务,设计一式多联、预先连续编号的原始凭证分别由不同的部门进行分权管理。如产量与工时记录、工资单等一式几联,由不同部门参与控制。财会部门要及时记账,每月月末,根据工资结算汇总表,按照工资的用途编制工资费用分配表,据以及时填制记账凭证,登记应付职工薪酬及相关成本、费用账簿,并对人工费用进行分析,及时向管理部门反馈信息。
(3)审核制度。工资业务经授权后实施,还要经有关主管审核签章以及内部审计人员或稽核人员进行审查。人员调配单、考勤记录、工资结算汇总表、记账凭证等,需经专人审核,保证业务处理的真实和正确。内部审计人员定期测试和评价薪酬业务内部控制,将设置和执行中存在的缺陷及时向管理当局反馈信息。
3.实物控制
实物控制包括两方面内容, 一方面限制非授权人员接近待领工资,并设置保管设施,防止现金被盗;另一方面限制非授权人员接近薪酬业务会计资料,防止这些资料被篡改、伪造和销毁。
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