中级统计师

图4-1 Excel工作窗口

1．创建工作簿

如果你要新作一张表，必须首先“新建”一个空白工作簿，好比准备一本空白表格纸。操作如下：选择【文件】 【新建】，点按右边的“空白工作簿”。建立工作表后，便可以开始输入文字、数字等内容。

2．打开文档

如果要阅读或修改一本已经作好的表单，首先需要打开文档，即从磁盘（或其它存储介质中）上的某个文件夹中取出一个表单。

操作如下：选择【文件】 【打开】，出现如图4－2对话框。

表4-2 打开Excel文档

在“查找范围”中，选择过去保存文件的磁盘和文件夹，在下方的文件列表栏中，点中要打开的文件名，点按【打开】键，便将过去存储好的文件显示出来，并可以阅读、编辑和修改。

注意：可以同时“打开”或“新建”多个工作簿，交替使用。

1．录入表格内容

表格中可以输入数字、文字、公式、函数，可以由数据建立统计图或统计地图，可以插入图形图片等。

与Word略有不同，在Excel中，利用鼠标点击或使用“上、下、左、右”键、回车键、Tab键，均可以在单元格间移动活动单元（即可录入点）。

（1）     文字和数字

我们试着在表格区录入以下数据，画面如图4-3所示。

图4-3 　录入表格内容

l                      选中：在使用Excel之前，必须理解“选中”这个概念，并会熟练操作。因为对表格任意部分操作加工时，都必须首先要“选中”这个被操作对象。

l                      选中单元格：点击某一个单元格，该单元格即被选中。

l                      选中区域：点击第一个单元格，按住鼠标左键，向这片单元格的最后一个单元格移动，松手，可以看见这一片单元格变成黑色。

l                      选中不相邻区域：如果是几片不相邻的区域，如要选中上例中的姓名和工资两列，可以先选中姓名列，然后松手，按住“Ctrl”键的同时，再选择工资列。

l                      选中行、列：在代表行的“1、2、3…”或代表列的“A、B、C…”坐标上点击，便选中了整行或整列。

l                      选中整张表：点按表格区左上角的空白坐标点，即选中了整张表。

l                      选中图表图形：在图表图形区上点按。

（1）     公式

公式是在工作表中对数据进行计算和分析的徒工，它可以对工作表中各单元格的数值进行加减乘除、逻辑判断等以及包含各种函数的复杂运算。等式中包括运算项和运算符，运算项可以是单元格或常数，如“＝（C2＋C3）/2。

在上例中，我们试图计算“学历为本科的人的工资平均数”：在某个单元格上点按一下，如图4-4所示，选中“E3”，点按“＝”号、“（”，再分别点按“C2”单元格、加号键和“C3”单元格、“）”、“/”、“2”，在E3单元格内出现公式“＝（C3+C4）/2”，按“＝”号前的“√”号，在E3单元格内出现结果“1550”。

图4-4 　表格的公式计算

（1）     函数

Excel包含许多预定义的函数，可以在公式中使用，进行简单或复杂的计算。

这里以“求和”函数为例，讲解函数的使用。工作中最常用的函数是求和“SUM”函数，它被用来对单元格区域进行加法运算。如图4-3的表格中，点按某一个单元格，如E3，选择【插入】 【函数】，出现如图4-5对话框。

图4-5 插入函数

选择需要使用的函数分类中的函数，如常用函数中的SUM，即求和函数，在对话框的下方会出现该函数的解释，按确定，出现如图4-6画面。

图4-6 　求和函数计算

在“＝”的后面出现“SUM（C2：C3）”，其中，C2：C3为函数的参数，即你要对什么求和。这些参数可以是一些单元格的地址，也可以是常数，它们之间用逗号分开。单元格部分又可以是连续的一组单元格，它们之间用冒号分开。

可以直接在SUM后的括号内手工敲入这些地址和常数。但最好是在这些参加运算的单元格上直接点击选中，单元格的地址会自动填入。

参加求和的参数（单独单元格、一组连续单元格、常数）之间用逗号分开。

（1）     统计图

首先，选定待显示图表中的数据所在单元格。

按【插入】 【图表】，出现图表向导。

步骤一、选择统计图的类型，如图4－7所示；

步骤二、选择数据来源（可能已经自动填好了数据区地址）如图4－8所示；

步骤三、填写坐标轴的名称，对图形作修饰等，如图4－9所示；

步骤四、选择图表存放的位置，如图4－10所示。

图4－7 选择图表类型

图4－8　选择图形的数据来源

      

　图4－9 修饰图表的显示效果

4－10 设置图表的存放位置

       

图4－11 生成的统计图表

按照“图表向导”中四个步骤的指令进行参数的选择、填写和操作。出错了还可以按“上一步”，退回上一个对话框重新选择。如图4－11所示。

1．表格处理（修改、编辑、排版）

（1）     单元格和行、列的修改

l                      移动：选中要移动的单元格（单元格组、行、列），点按【编辑】 【剪切】，该单元格（单元格组、行、列）四周出现闪动边框；在想要移动到的区域的左上角的单元格上点按，点按【编辑】 【粘贴】，该单元格（单元格组、行、列）在新的位置显示。

l                      复制：选中要复制的单元格（单元格组、行、列），点按【编辑】 【复制】，在想要移动到的区域的左上角的单元格上点按，点按【编辑】 【粘贴】，该单元格（单元格组、行、列）在新的位置显示，但原处的数据不消失。

l                      粘贴：应该注意，“剪切”或“复制”下的内容可以在多处粘贴、多次使用。

l                      选择性粘贴：“剪切”或“复制”下的内容可以经过处理变形，粘贴到别处，值得一提的是，可以将这些内容的行方向和列方向作“转置”后粘贴。

l   &nb, sp;                  插入：点按某单元格，按鼠标右键，出现快捷菜单，选“插入”，出现如图4－12对话框。作适当选择后，“确定”。

图4－12 插入

l                      删除：点按某单元格（工作表、行、列、单元格），按鼠标右键，出现快捷菜单，选“删除”，出现如图4－13对话框。作适当选择后，“确定”。

 

　图4－13 删除

（1）     对工作簿的处理

用鼠标右键点按左正文的如“Sheet1”、“Sheet2”等选项卡，出现一个快捷菜单。

l                      移动或复制：在快捷菜单中按【移动或复制工作表】，出现如图4－14对话框。可以选择该表要移动的位置，选择是否建立副本，即复制该工作表，按“确定”。

l                      插入工作表：在快捷菜单中按【插入】，出现如图4－15对话框，选择“工作表”，则在该工作簿中新增加了一张工作表。

图4－15 插入工作簿

l                      删除：在快捷菜单中按【删除】即可。

l                      改工作表名：在快捷菜单中按【重命名】，该选项卡的标题变黑，打入新名字即可。