招标师

第3章 招标采购中的管理学原理

3.1概述

3.1.1管理概述

(1)管理的概念

管理是通过计划、组织、控制、激励和领导等环节来协调人力、物力和财力等资源，以期更好地达成组织目标的过程。它包括4层含义：①管理是为了实现机构未来目标的活动。②管理的工作本质是协调。③管理工作存在于机构中。④管理工作的重点是对人进行管理。

管理行为的最终目的是为了以最优的方式达到组织目标，即实现管理效率和效益的统一。

效率是衡量一定目标下，资源被利用情况和产出能力的尺度。当管理者使资源投入或生产一定数量的产品或服务所需要的时间最小时，组织是有效率的。

效益是衡量管理者所选择组织目标的适宜程度，以及组织实现目标程度的一个尺度。当管理者目标选择正确并得以实现时，组织是有效益的。

管理的职责是帮助组织充分利用其资源以实现组织目标，主要有以下四种职能：计划、组织、领导和控制。

计划是管理者用以识别和选择适当目标与行动方案的过程。它可以分为三个步骤：1)决定组织将要追求的目标;2)决定为了实现这一目标需要采取的行动路线;3)决定如何配置组织资源来实现上述目标。

组织是管理者建立一个工作关系构架从而使组织成员得以共同工作来实现组织目标的过程。组织过程包括根据人们特定的工作任务将他们分配到各个部门。在组织过程中，管理者也在不同的组织和个人之间设计了权力和责任，而且他们要决定如何最好地协调组织资源。

领导是指管理者要向员工描述一个清晰的愿景，调动组织成员的能动性，使他们理解他们在实现组织目标过程中所起的作用。

控制是管理者要评价组织在多大程度上实现了目标以及采取什么样的行动来保持和提高业绩。

(2)管理的基本特征

1)系统性特征。所谓系统，就是存在联系并产生统一功能的多要素集合。管理的对象总是一个特定的系统。管理的目的就是为了让该系统实现其功能预设。所以管理活动，必须从整体上把握系统的运行规律，运用系统方法，调节、控制组织系统的运行，最终引导组织系统实现其预定目标。

2)人本主义特征。人是管理的主体和对象，人的积极性和创造性的充分发挥是管理活动成功与否的关键。管理活动必须以人为本，必须把人的能动性作为管理活动的内在动力，通过建立和谐的人际关系来提升管理绩效。

3)动态管理特征。在管理活动中，组织的外部和内部环境都在时刻发生变化，必须把握管理对象运动、变化的情况，及时调节管理的各个环节和各种关系，才能保证管理活动不偏离预定的目标。管理者永远必须在动态的管理过程中去实现最佳效益。

(3)管理的基本原则

1)组织目的至上原则。2)整体性优先原则。3)层级制原则。

4)整分合原则。5)相对封闭原则。6)能级原则。

7)动力原则。8)行为原则。9)弹性原则。

10)反馈原则。11)效益原则。12)责任原则。

3.1.2采购管理和招标采购管理概述

(1)采购管理的概念

采购管理是采购计划下达、交易形成、交易执行、验收、采购文档管理及采购资金结算的采购活动的全过程，对采购过程中资金流动、物资流动、信息流动和人员流动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对采购活动执行过程的科学管理。

从管理学角度看，采购管理是为保障组织物资或服务供应而对组织采购进货进行的计划、组织、协调、控制等活动。

(2)采购管理的基本目标

采购管理是对采购行为的规范，是为了保证组织的正常活动而对采购信息、采购人员、采购资金、采购物资和采购决策进行的综合管理，其基本目标是在遵循项目采购的基本原则和政策法律依据下，通过严谨规范的采购程序，控制采购总成本、质量和进度，采购到适宜的货物、工程和服务，保证项目目标的实现。下面阐释采购管理的四个要点：

1)控制成本，提升采购管理效益。

采购成本一般包括直接采购成本和间接采购成本。

直接采购成本是指采购物资或服务的价格，也就是采购者与供应者最终达成的实际交易价格。对直接采购成本的控制主要通过优化供应商、采购市场本土化、数量优势谈判、提高采购工作效率、与供应商实施价值工程等途径来实现。

间接采购成本是指在采购过程中发生的费用，主要包括：汇率变动、运输费用、库存费用、检查费用、包装费用等。控制间接采购成本主要是通过减少运输次数、实施来料免检、缩短供货周期、降低库存、包装材料回收利用、加速结算等途径来实现。

2)提高产品质量，有效防控风险。

3)保证及时供应，提升采购管理效率。

(3)采购管理的主要任务

从管理职能视角来看，采购管理的职能有战略管理、计划管理、组织管理和管理要素及控制.采购四大管理要素有质量、成本、时间和数量。

(4)招标采购管理的特征

招标采购管理的实质是多个不同的组织围绕采购流程发生信息交换，产生权利义务关系的一个结构化的过程。在这个过程当中，招标人处于核心地位，它承担着发起、组织、履行招标采购等多项重要职责。

1)作为管理主体，在招标采购管理中表现为招标人管理和程序管理交叉的组织特征。

招标采购活动依法由招标人负责。法律赋予招标人相应的权利主要有：自主选择招标代理机构、编制招标文件、主持开标会议、依法组建评标委员会、发出中标通知书和依法同中标人签订书面合同等。这些权利体现了招标人在该项活动组织管理中的主导地位。

2)相对于管理对象，招标采购管理表现为系统内和系统外交叉管理的组织特征。

招标投标活动组织者是招标人，或其委托的招标代理机构活动的参与方是投标人、评标委员会，上述行为主体构成运行系统;对有些特定项目提供服务的招标投标交易场所构成运行辅助系统，行政主管部门、监督部门组成监督管理系统，三个系统又构成招标采购管理的大系统。

3)相对于管理方式，招标采购管理表现为项目管理和运作管理交叉的组织特征。

在招标采购管理中，招标人、采购部门依据企业采购战略和项目本身合同策划明确采购需求、编制招标方案，包括采购组织模式、标包策划、合同条款以及确定采购执行顺序和重要事件点等，最后组织采购项目实施、完成合同。但是招标人如果通过招标采购生产资料，其采购的方式则完全属于运作管理的范畴。

4)相对于管理性质，招标采购管理表现为公共管理和工商管理交叉的组织特征。

公共管理主要是用管理学、经济学和法学等视角来研究公共管理问题。其学研究对象包括政府组织管理、社会公共组织、公益性组织或非政府组织( NGO)、非营利组织(NPO)的管理问题。

国家通过的监督方式包括行政监督、司法监督和社会监督

(5)招标采购管理的主要任务

从管理职能视角来看，招标采购管理的主要任务即招标采购战略管理、招标采购计划管理和招标采购管理要素及控制。招标采购管理将侧重介绍采购战略的制定和采购战略的实施，其中采购战略的实施包括招标采购和政府采购中的集权采购和分权采购以及招标采购的内包和外包。招标采购计划管理将侧重介绍招标采购需求分析、招标采购策略、确定采购主体和确定采购方式四个方面的内容。招标采购管理要素及控制将侧重介绍招标采购质量控制、成本控制、时间管理和数量管理四个方面的内容。

3.2 招标采购战略管理

战略管理是组织根据其核心利益、组织外部环境和内部条件设定战略目标，并为保证目标的正确落实和实现进行谋划，将这种谋划和决策付诸实施，以及在实施过程中进行控制的一个动态管理过程。招标采购中的战略管理，直接决定了招标采购的质量。它一般分为：战略分析、战略选择与战略实施三个步骤。战略管理是重复进行新一轮战略管理的过程，是不间断的管理，它不是静态的、一次性的管理，而是循环的、往复的、全过程的动态管理过程。战略管理的过程如下图：

3.2.1招标采购战略概述

招标采购战略管理流程如下图：

3.2.2招标采购战略制定

一般而言，招标采购战略的制定主要包括以下三个方面的内容：

(1)资源战略制定

采购部门在制定资源战略的过程中，首先要根据采购资料的风险、复杂维度和价值维度来对采购物资进行分类。

1)第一类物资是复杂度高风险大、价值也很高的核心物资.采购部门通过和少数关键供应商结成战略性合作关系的方式来保障采购的安全性和高品质。

2)第二类是复杂度较高风险较大，价值较低的瓶颈类物资，采购人可以通过与供应商形成战略伙伴关系，通过及时付款，经常性沟通等方式保持与供应商的良好关系，同时尝试改变自己的需求，寻找替代物资。

3)第三类是复杂度不高风险较低但是价值很高的杠杆型物资，采购人应努力扩大供应范围，采用招标的方式来实现采购的优化。

4)第四类是比较简单风险很低价值也较低的常规类物资，采购人采购这类物资应该通过标准化和自动化的采购流程来简化采购过程、降低采购成本，侧重于控制采购管理费用。

(2)供应商战略制定

供应商战略制定的核心问题是组织要决定同供应商建立深层次的战略伙伴关系，将自身的活动与供应商集成起来，将供应商作为自己的制造部门或者建立联合小组共同参与产品开发设计，双方实现利益共享和风险共担。

(3)采购控制战略制定

采购控制战略制定是通过对于采购组织内部岗位的重新设定、岗位培训及采购文化培训、绩效考核和流程设计的制定来保证采购战略计划的有效实施。

3.2.3招标采购的集权与分权

招标采购主要有三种模式：集权模式、分权模式和集权分权混合模式(简称“混合模式”)。

(1)集权采购与分权采购概述

集权模式优点：易于产生规模效应;易于实现标准化采购;有利于财务管理;有利于采购战略的实施;能够避免组织内部不同部门对于同一采购对象的竞争。

集权模式缺点：易带来过高管理费用;下级自主权受到限制;对市场微观信息反应较慢。

分权模式优点：更为自主、灵活，并通常带来本地采购，有利于下级部门与地方建立良好的合作;在相同或相近标的的采购中，能够带来不同下级部门之间的竞争，这种竞争如果保持在适度范围之内，往往能起到良好的效果。

分权模式缺点：采购的分权通常带来采购的分散，容易造成供应商的混乱、技术人员的短缺和重复采购，并容易带来财务管理的紊乱。

在实际采购过程中，采购组织通常都采取的是混合模式，对于适宜统一采购的采购以集权模式进行，对于更加灵活、特殊的采购以分权模式进行。

(2)招标采购的集权与分权

衡量一个组织的集权或分权的程度，主要有四项标准：

其一，低层级部门做出决策的数量。组织中较低管理层级做出的决策数目越多，则分权的程度就越高;反之，上层决策数目越多，则集权程度越高。

其二，低层级部门决策的范围。组织中较低层次决策的范围越广，涉及的职能越多，则分权程度越高。上层决策的范围越广，涉及的职能越多，则集权程度越高。

其三，低层级所做决策的重要性。如果组织中较低层次做出的决策越重要.影响面越广，则分权的程度越高。如果下级做出的决策越次要，影响面越小，则集权程度越高。

其四，高层级对决策控制的程度。组织中较低层次做出的决策，上级要求审核的程度越低，分权程度越高。如果上级对下级的决策根本不要求审核，分权的程度最大。如果做出决策之后必须立即向上级报告，分权的程度就小一些。如果必须请示上级之后才能做出决策，分权的程度就更小。下级在做决策时需要请示或照会的人越少，其分权程度就越大。

1)集权模式。

招标采购中的集权模式实质是将采购权从直接需求的部门手里拿走，以实现整体采购效益最优。集权方式主要体现为集中招标和集中采购。具体表现如下：

①招标时间地点的集中。②资金流的集中。③招标采购规模的集中。

④资源分配权的集中。⑤信息的集中。

2)分权模式。招标采购中的分权模式的实质是将招标采购的权力给予直接需求部门。分权方式表现为形式上的分权与实质上的分权两种类型。

①形式分权。即在采购权的结构上体现出了分散化采购的特征。下级部门可以直接根据采购权限，自行发起招标采购。

②实质分权。即在质量要求、价格设定、供应商信息等招标采购的重要问题上以下级部门的建议为主要依据，或直接将关键元素交由下级部门决定。

3)混合模式。分散采购要发挥作用的关键在于控制寻租风险。集中采购要发挥作用的关键在于上级部门要具备良好的全局视野、战略眼光和出色的统筹能力，否则集中反而会降低采购的绩效。混合采购综合了集权采购与分权采购模式的优点，既有大批量、成规模的采购，也允许一定范围的自主购买，兼顾了不同层级组织集中购买的不同需要和不同区域组织采购目的上的差异性，在操作上具有较强的灵活性。我国的政府采购就是一种比较典型的混合模式。

(3)政府采购中的集权与分权

各国多采取了设置“门槛价”的方式来决定政府采购过程中“集中”和“分散”的方式选择。“门槛价”制度，就是指采购活动因某种数量限制而必须采取某种采购方式的制度。门槛的实质是上下级政府在采购权上分权的边界，一般来说一国政府在治理过程中集权化程度越高，它对于采购中的门槛设置就越低。

（责任编辑：fky）