国际货运代理人考试

来源：   【货运代理考试');">：中国最给力的教育考试网站】   2009年7月13日

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　　在新形势下，如何用最低的成本、最快的方式来实现扩张战略与转型，是摆在众多国际货代企业面前的严峻问题。目前我国国际货运代理企业已有不少拥有一定网络或正在组建自己的网络，但绝大多数内部信息化建设非常落后，缺乏对网络有效的管理，缺乏对内部操作规范控制，也不能为客户提供基本的信息化服务，这就根本制约了企业的发展和转型。因此，从目前来看，加快建设企业信息系统建设，应该是国际货代企业发展的一个重要战略决策。而一个完整的信息交换系统包括很多部分，但其中的核心是业务管理信息系统，所以我们下面重点讨论一下，什么样的业务管理信息系统最适合国际货代企业发展需要。应该说，合适的管理系统，必须具备这样几个条件:
　　一、清晰的管理流程：
　　管理流程是企业为了规范管理业务作业而制定一个标准的操作流程。目前大部分中小型货运代理企业大部分采用的是一人一票负责到底的业务管理机制。
　　这种操作流程的主要特点是，一个业务人员从市场开拓，到完成业务操作全程负责到底。其最大的好处是业务关系简单，业务人员各自独立，可以根据完整的业务流程完成情况和实际利润情况，对业务人员进行管理和考核。但采用这种方式由于业务人员需要完成从揽货到订舱、报关等全部环节、造成工作不专业，各环节没有科学合理的分工，操作不标准，对内工作效率比较低，对外形象、标准、服务都不统一，而且由于业务人员掌握业务各个环节，容易造成流动性大等问题。
　　这种业务流程模式也被称为个体户联合的管理模式，适应于中小型的货运公司中。比较规范的大中型的国际货运公司的管理流程一般采用的流程化垂直分工的办法。
　　这种管理流程是将国际货运业务按照各个环节性质的不同采取不同的岗位，专人负责的办法来进行管理和监控的，比如市场营销人员只管市场，操作人员只管订舱、单证处理，报关人员只管报关，费用处理人员只管费用，商务人员只管代理、合约等，这样公司部门划分明确，分工明确，操作专业化、标准化，在规模比较大的公司是必须采取的工作流程。
　　好的国际货运管理软件系统，必须能够支持企业按照规范流程进行管理和业务处理，而且企业能够通过该系统的应用加强这种科学管理，促进管理水平和效率的提高，而目前国内绝大部分国际货运管理软件仅仅停留在单据打印和简单的费用录入、收付统计。这些软件系统不可能对公司管理流程进行清晰的定义，根本谈不上按照科学的流程协助企业加强管理，这样的软件系统当然也不可能使国际货运代理企业高速发展。
　　二、跨地域的管理能力：
　　国际货运企业在跨地域扩张的过程中面临的最大问题就是信息的共享和管理过程的监督控制，如果这两点做不好，一方面会使企业的运营成本上升，而且快速扩张失控会导致灾难性的后果。所以好的信息系统能够解决以下两方面的问题:
　　首先是跨地域的集团化管理。好的信息系统必须支持总公司作为信息中心来进行数据集中和数据分析，以支持总公司成为商务处理中心，决策分析中心。实现监控管理中心的职能，以保证企业的高速扩张在可以控制的范围之内，同时实现企业规模经营和集团化采购。
　　其次是跨地域的数据交换。好的信息系统必须支持全网络内部的数据交换和信息共享，以便确保在系统内部的数据共享，以达到降低业务处理成本和提高效率的目的，如果达不到这一点，高速扩张就同样无法实现。
　　要实现以上两点，需要解决两方面的问题，一是数据的集中与分发技术; 二是系统内部必须按照货运企业的运行特点建立数据管理、共享规则和机制。
　　集中与分发技术问题应该是比较容易解决的，互联网的出现为数据传输提供了很多的传输方式，如EDI技术，数据库同步技术、如邮件打包传输、WEB数据集中等。国际货运代理企业要根据自身的行业特点选择合适的数据传送技术方式，就目前的国内网络环境来说选择数据库同步传输是比较合适的，因为这种技术成本低，完全自动完成数据的分发和收集，而且数据传输也非常及时。当前出现了以Web方式B/S结构来构建跨地域的管理信息。但这种B/S结构的系统对一些业务量大，操作处理频率高的公司来说，这种方式很难实现高效运作、方便处理的目的，而且复杂的统计分析的功能也很难实现。
　　三、电子商务服务能力
　　高速的跨地域扩张要求企业具有为客户提供远程服务的能力，应该有一套良好的电子商务平台，通过平台，客户可以查询它的所有货运信息，实现客户货物跟踪、费用跟踪、单据跟踪。同时商务平台实现对客户零距离的业务咨询、寻价、网上业务委托等。公司内部人员可以通过商务平台，实现远程公司管理和远程业务查询和业务交接等。另外，国外代理或收货人也通过平台来完成业务处理。通过现代Internet技术实现总公司、分支机构、客户、代理等的无缝连接。
　　四、未来的延伸能力
　　前面我们已经说过，国际货运代理企业的转型必然导致网络越来越大，服务能力和业务范围越来越宽。这样，企业在选择信息系统时就必须考虑公司未来的发展问题。
　　一个好的国际货运代理企业管理信息系统，应该能够从简单的进出口货运代理管理，延伸到其他各种物流环节的操作。这就要求信息系统具有延展能力，或者说这个软件服务商未来能够提供这种扩展，如果自身的软件系统或提供信息系统的软件供应商不能做到这一点，这个系统迟早会滞后于企业发展而淘汰出局，最终的结果是所有的前期信息建设投资宣告失败。
　　当务之急是建立一个适合自己公司业务操作和快速发展模式的信息系统。当然，任何一个企业需要引进一个适合的信息系统不是易事，因为这个信息系统对内必须涵盖企业的运作模式，企业的业务处理流程，企业的标准操作模式，企业的管理理念以及深层的企业文化，而且信息系统的组建是一个长期的过程，投资也不低。所以，企业在引进信息系统时一定要选择专业的，有拓展性的信息系统软件，而且要有逐步融合、逐步改进和逐步完善的过程准备。一旦一个信息系统在企业中进行了良好的运作，不仅让企业在管理和服务上一个大大的台阶，而且更能加速企业的发展壮大，只有这样货代企业才能在激烈竞争的货运运输市场中立于不败之地。

（责任编辑：中大编辑）