招标师

3.4招标采购的管理要素及控制

3.4.1招标采购的管理要素

招标采购有四大管理要素，即质量、成本、时间和数量，其中招标项目质量、成本和时间进度三大目标之间具有相互依赖和相互制约的关系。

(1)质量

招标采购目标的质量目标，即招标项目完成后必须满足招标人的使用功能要求，同时也应满足国家有关法规和设计、质量要求及验收标准、规范。

质量是招标采购中的关键要素之一，质量的本质是与满足要求有关的一个产品或服务的所有特性和特点的集合。质量就是具有一致性、适用性、可靠性、经济性、广义性、时效性、相对性等特征。

(2)成本

1)成本概述。

我国把成本分为投资活动产生的成本、筹资活动产生的成本和经营活动产生的成本三部分。

成本有多种分类方式，主要如下：

根据成本与业务量之间的关系可划分为固定成本和变动成本;

按成本发生与产品生产的关系可划分为直接成本和间接成本;

根据成本与产品生产工艺的关系可划分为直接生产成本和间接生产成本;

根据成本是否可以控制可划分为可控成本与不可控成本;

根据成本与决策的关系可划分为相关成本与非相关成本;

按数量变化关系可划分为边际成本、增量成本和差别成本;

按计量单位可划分为单位成本和总成本。

总成本是指在一定时间内为生产或销售所有产品或服务所花费的全部费用。

以企业生产中的产品为例说明总成本的关键组成部分包括直接的材料成本、直接人工成本、制造费用、管理费用、财务费用、包装费用、运输费用等。

2)采购成本概述。

采购成本指与采购原材料部件相关的物流费用，包括采购订单费用、采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。

根据研究工具的不同，采购成本主要表现为四种情形：采购成本传统定义法、作业成本法、生命周期成本法和所有权总成本法。

①采购成本传统定义法：指采购物料过程中的购买、包装、装卸、运输、存储等环节所支出的人力、物力、财力的总和。

②作业成本法定义：指企业经营活动中采购物资或服务的过程及采购结束后因采购而引发的所有费用。

③生命周期成本法的定义：指拥有、运行、维护修理和处置某一项目或项目系统所发生的成本在一段时期内的贴现值总和。

④所有权总成本法的定义：指采购商品或服务相关的所有活动及这些活动发生所带来的成本，包括所有的相关成本，诸如采购管理、订单跟踪、催货、运输、检测、返工、存储、废物处置、保修、服务、停工损失、售货退回以及错过销售机会等所产生的费用。采购价格加上所有内部成本就构成了所有权总成本。所有权总成本主要包括材料成本、订购成本、维持成本、缺料成本

3)影响采购成本的因素。

影响采购成本的因素可以归纳为采购人内部因素、外部因素和意外因素三个方面。

①内部因素。

A.采购管理体制机制及流程。

B.采购类别及规模。

C.成本、价格分析和谈判能力。

D.采购分包与批量批次。

②外部因素。

A.市场供需状况。

B.供应商生产技术、质量水平。

C.采购企业与供应商的合作关系。

D.供应商的销售策略。

E.供应商成本。

③意外因素。

通货膨胀、自然灾害、战争、政局不稳等政治、经济和社会方面的不确定性因素也可能会导致采购价格大幅上涨。

4)招标采购总成本的概念及构成。

招标采购总成本是指在招标采购的过程中所发生的全部费用。

招标人在采购中不仅要考虑招标采购合同的价格，还要考虑交易成本，使得招标采购总成本最低。

5)招标采购中的交易成本。

④交易成本的类型。

A.市场性交易成本。

B.管理性交易成本。

C.政治性交易成本。

交易成本主要包括搜寻成本、谈判成本、决策成本、实施成本、控制成本和矫正成本等部分。根据前人的研究成果，这里把与招标采购相关的常见的交易成本分为如下几类：

a.搜寻成本。调查、了解市场所发生的成本。

b.信息成本。取得交易对象信息与和交易对象进行信息交换所需的成本。

c.决策成本。进行相关决策与签订契约所需的内部成本。

d.缔约成本。当事人之间进行谈判并建立契约关系所发生的成本。

e.履约成本。契约实施过程中，当事人彼此实现权利和履行义务所发生的成本。

f.监督成本。监督交易对象是否依照契约内容进行交易的成本。

g.救济成本。合同当事人依法请求恢复自己原有合同利益或获得赔偿所支付的成本。

(3)时间

招标采购对象的时间进度目标，是招标项目应当在招标文件中规定的日期内完成。时间成本意味着客户在等待交付或寻求替代品时必须承受的附加成本。

(4)数量

采购人需要制定库存计划、生产计划的控制功能来确定招标采购所需要的数量，要努力找到时间与数量最佳的组合。

1)招标采购中的需求。

①物资需求计划

物资需求计划(Material Requirement Planning)简称MRP，是计算复杂产品的生产程序所需要的部件、组件数量的标准系统。物资需求计划是一个过程，它考虑了客户订单、销售预测和制造政策等多方面的因素，从生产进度计划( MPS)开始，确定在以周为时间单位的计划时间内完成最终产品的时间。物资需求计划计算各个层次总的需求水平，调节各个层次在手头的库存以及计划中的订单以获得组织的净需求总量。

MRP是一种根据预测和客户订单安排生产计划的推式体系。生产订单出自主生产计划( MPS)然后经由MRP计划出的订单被“推”向工厂车间及库存。MRP的精确运作必须依赖于4个方面的精确性：其一，主生产计划;其二，物资清单( BOM);其三，库存记录;其四，提前期。MRP是为最大化效率和大批量生产来降低单位成本而设计。它包括5个基本的步骤：

A.计算材料的毛需求量。

B.净需求量计算。

C.批量计算。

D.安全库存量、废品率和损耗率等的计算。

E.下达计划订单。

②制造资源计划

制造资源计划即MRP2，是物资需求计划的扩展，是在物料需求计划上发展出的一种规划方法和辅助软件。它是以MRP为核心，覆盖企业生产活动所有领域、有效利用资源的生产管理思想和方法的人机应用系统。MRP2是对制造业企业资源进行有效计划的一整套方法。它是一个围绕企业的基本经营目标，以生产计划为主线，对企业制造的各种资源进行统一的计划和控制，使企业的物流、信息流、资金流流动畅通的动态反馈系统。

制造资源计划不同于物资需求计划之处在于，制造资源计划把需求量、提前期与加工能力是MRP2制订计划的主要依据，并且更注重优先计划的特殊性。

③分销资源计划

分销资源计划(Distribution Resource Planning)简称DRP，是管理企业的分销网络的系统，目的是使企业具有对订单和供货具有快速反应和持续补充库存的能力。它主要解决分销物资的供应计划和调度问题，达到保证有效地满足市场需要又使得配置费用最省的目的，是MRP原理与方法在物品配送中的运用。它的特点是预测在需求点上对产品要求的一个系统。根据这些预测，可以得出分销系统各个层次的综合要求排序。

④企业资源计划

企业资源计划(Enterprise Resource Planning)简称ERP，是企业制造资源计划下一代的制造业系统和资源计划软件。除了MRP2已有的生产资源计划，制造、财务、销售、采购等功能外，还有质量管理，实验室管理，业务流程管理，产品数据管理，存货、分销与运输管理，人力资源管理和定期报告系统。企业资源计划可以缩短周转的时间;促进物流与资金流的集成;加强物资和生产计划;增强企业对经营环境改变的快速反应能力;实现管理层对信息的实时监控;为企业决策提供更加准确、及时的财务报告、管理报告和分析数据。

企业资源计划的实质是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。

⑤准时生产制

准时生产制是指在所需要的时刻，按所需要的数量生产所需要的产品的生产模式，其目的是加速半成品的流转，将资金的积压减少到最低的限度，从而提高企业的生产效益。

⑥供应商管理库存

供应商管理库存(Vendor Managed Inventory)简称VMI，指的是供应商等上游企业基于其下游客户的生产经营、库存信息，对下游客户的库存进行管理与控制。VMI是以实际或预测的消费需求和库存量，作为市场需求预测和库存补货的解决方法，即由销售资料得到消费需求信息，供应商可以更有效地计划、更快速地反应需求的变化。

在供应商管理库存运作过程中，供应商、零售商、制造商和客户通过网络，在各自的信息系统之间自动交换和处理商业单证，这样就可以统一整个供应链上所交换的需求数据，并将处理后的信息最终全部集成到供应商处，以便供应商能更准确、及时地掌握采购人的需求以及需求变化情况，以快速地做出库存和补货决策。

3.4.2招标采购的质量控制

(1)标的属性的质量控制

1)工程招标采购质量控制。

③工程质量控制：

A.严把资质审查关。

B.严把招标投标程序关。

C.加大执法力度，会同有关部门，排除各方干扰，做好招标投标的管理工作。

D.严把监督关在建设工程项目的整个招标投标过程中，都应依法接受地方建设行政主管部门的监督管理。

2)货物招标采购质量控制。

在货物招标采购过程中，招标人对于质量的要求主要体现在双方约定的规格之中。规格的产生过程体现着招标人质量管理的水平。规格分为性能规格和一致性规格。

3)服务招标采购质量控制。

在服务招标采购过程中，采购人对于质量的要求主要体现在工作任务大纲和采购策略的要求之中。关于采购策略，一般货物或工程招标时，选择中标人的原则是：在技术上达到需求标准的前提下，主要考虑价格的竞争性。而服务类项目则不同，招标人一般把服务能力放在第一位，尤其是类似监理、设计等咨询服务，采用综合评分法的居多。当采用综合评分法的评标细则时，如何确定评标细则的内容和权重是服务招标质量控制的关键点。

(2)采购环节的质量控制

1)供应商管理。

在招标采购中，对于供应商的评定是在质量规定确定后的下一个阶段。评定供应商的能力主要参考五个方面的因素：以往的业绩、业内声誉、与供应商的交流反馈、第三方认证、样品鉴定。

2)招标过程管理。

根据项目生命周期可以将招标过程质量控制分为启动、计划、实施和收尾四个阶段，每个阶段的质量控制目标和采取的措施也有所不同，详见下表：

招标文件是招标人向投标人发出的旨在向其提供为编写投标文件所需的资料，并向其通报招标投标将依据的规则、标准、方法和程序等内容的书面文件。

招标文件是投标人编制投标文件的主要依据，同时招标文件也是签订合同协议书的依据，招标文件中的大部分内容将写入最终双方签订的合同协议书中。招标文件主要包括招标公告(投标邀请书)，投标人须知，评标方法，合同条件，合同格式，技术标准和要求，投标文件格式。

①投标人须知。

投标人须知是招标投标活动应遵循的程序规则和对投标的要求。但投标人须知不是合同文件的组成部分，希望有合同约束力的内容应在构成合同文件组成部分的合同条款、技术标准与要求等文件巾界定。

②评标标准和方法。

评标方法一般包括经评审的最低投标价法、综合评估法和法律、行政法规允许的其他评标方法。

根据经评审的最低投标价法，能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的最低投标价的投标，应当推荐为中标候选人。经评审的最低投标价法一般适应于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的招标项目。

根据综合评估法，最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准，应当推荐为中标候选人。采用此种评标方式时，应将投标文件中满足招标文件中规定的各项评标标准，折算为货币、分数或其他。而这些需要量化的因素及其权重应当在招标文件中明确规定。

③主要合同条款。

主要合同条款是对项目业主、承包商或供应商、工程师的权利、义务的具体规定。一般包括通用条款和专用条款两大部分。

通用条款，是指对同一类招标项目都适用的合同条款。专用条款，是招标人根据项目的具体特点和需要，对通用条款的进一步修改和补充，以形成适用于招标项目的具体合同条件。其作用在于使通用条款中的某些原则性条款具体化。

④合同格式。

合同格式包括合同协议书格式、银行履约保函格式、履约担保书格式、预付款银行保函格式。

⑤技术标准和要求。

技术标准和要求也是合同文件的组成部分。技术标准的内容主要包括各项工艺指标、材料检验标准以及各分部、分项招标项目完成后的检验手段和验收标准等。

⑥投标文件格式。

投标文件格式的主要作用是为投标人编制投标文件提供固定的格式和编排顺序，以规范投标文件的编制，同时便于评标委员会评标。

⑦工程量清单。

⑧设计图纸等内容。

编制招标文件时应注意的一些问题：

A.招标文件应充分考虑招标项目特点和管理需求。

B.实质性要求和条件是招标文件重点应考虑的，并需采用醒目方式标明的内容。

C.防范招标文件中的违法、歧视性条款。

D.招标文件术语、合同条款等应规范统一。

3.4.3招标采购的成本控制

(1)成本控制和采购成本控制概述

1)成本控制与采购成本控制的概念

成本控制是通过一系列管理活动控制和降低总成本，包括合同价格和交易成本(主要是搜寻成本、履约成本、信息成本、监督成本)的总成本，确保项目在批准的预算内保质保量如期完成，最终的目的是确保在不超出预算的情况下完成全部工作。

采购成本控制，是采购人首先针对提前设立的成本管理目标，通过在采购机构规定的职权范围内的相关成本控制职能，在成本发生以前和成本发生过程中，预防和调节各种影响成本的因素和条件，以确保实现成本目标的管理行为。

成本控制过程主要是：设定成本限额(目标成本)，按标准限额进行开支的成本和费用，比较限额和实际发生的成本，比较评价经营活动的绩效，同时配以例外管理适用原则校正不利差异，以提高业务效率，实现并超过预先设定的成本目标。成本控制有狭义和广义之分，广义的成本控制包括事前控制、事中控制和事后控制。狭义的成本控制仅指事中控制，即过程控制。

2)采购成本控制的意义

控制采购成本对采购人节约资金至关重要。采购成本下降不仅体现在现金流出的减少，而且直接体现为经济效益的增加，以及竞争力的增强。

3)采购成本控制的方法

①传统采购成本控制方法。

A.比价采购。

比价采购的含义是在采购过程中对比三家以上的供货单位，按其重要程度充分比较各供应商产品的功能、价格、质量及服务等各方面因素，从而做出最优选择。采购人有时甚至根据低质量物品的价位要求高质量的供应商降价，从而降低采购成本。

B.招标采购。

招标采购和比价采购都是通过供应商的竞争来降低他们的预期利润，从而降低总采购成本。不同之处在于招标采购过程更加规范，竞争通常也更加激烈，经常用于公共采购之甲，

通过招标，依次经过邀请(特定或不特定的)投标人、开标、评标、定标、发中标通知书等环节，最终签订并执行采购合同。通过杜绝回避招标、小范围议标及个别行政领导确定厂商等不规范现象，能够有效地规范采购渠道、降低采购成本。

C.商务谈判。

当供应商之间的竞争不充分时，可以通过商务谈判的办法降低采购总成本。在买卖合同的基本框架中，标的的价格和数量是最基本最重要的要素。

②货物采购成本分析方法。

A.比价。

主要是比较供应商基于同一设计的报价，老产品价格与新项目价格比较，现供货产品价格与竞争对手价格比较。比价时需要注意确保比较在同一水平上，否则，需要做设计差异分析。比较的目的是为了发现降价或设计优化机会，明确成本改进方向。成本分析需要由底至顶地逐步分析。

B.差异分析。

新产品估价，新产品目标价制定可以参照类似产品成本并考虑它们之间设计或经济水平造成的成本差异。产品设计变更后的价格，仅考虑由于设计差异造成的成本差异，而不是重新制定一个价格。差异分析得出的目标价或估价不能保证准确性，除非用来比较的原始价格是合理的。

C.核价。

核价的步骤是拿到材料清单，图纸等技术资料;了解供应商报价构成，确定主要核价方向;到供应商处进行对其报价的基础数据及其由来进行具体核实。

D.零基准分析。

根据产品设计资料/样件，从零开始逐项汁算产品成本。制造费用的确定是难点，可以参照生产原料、工艺，供应商报价等资料，或现场核价。现场核价时供应商现场的数据仅供参考，需要借助其他信息来判断真伪。

E.成本建模。

成本建模是通过收集产品信息、供应商信息和生产工艺信息等，输入少量的基本数据，在一定的数据库的支持下通过自动获取相关数据计算成本构成要素，即可获得产品成本的一种成本分析方法。

③现代采购成本控制方法。

根据采购价格对成本进行控制的方法包括以目标价格确定产品的成本，保证预设的利润;采购人邀请多家供应商进行采购谈判，通过相互竞争达到降低成本的目的;采购人提出条件和要求，邀请供应商参加投标;同一企业内部或集团内部对同一种材料进行集中采购;分析产品所体现的价值，与其成本进行比较，使其以最低成本实现目标价值;根据期货的特性，在合理的价位和时期采购。根据产品的分类对成本进行控制，以ABC分类法来管理库存和设定采购时间节点，被证实是行之有效的管理方法，可以达到优化流程，减少库存，提高供应链效率，降低成本的目的。

A.ABC分析法。

依据标的重要程度的不同，分别进行不同的管理，这就是ABC分析法的基本思想。

依据ABC分析法，将采购标的以价值和数量为依据划归分为三种不同类别：

A类标的。高值——指价值占采购总值60%～80%的相对少数标的，数量通常占采购数量的5%～l5%。

B类标的。巾值——其价值占采购总值的20% -30%，数量居中，数量通常占采购总量的20%～30%。

C类标的。低值 其采购价值最低，只占5%～15%，但数量是大多数，通常占采购总量的60%—80%。

B.通过采购价格控制成本的方法。

定价水平的高低，关系着定价能否被有效接受，且又方便地找到了供货厂商的最小利润价格，维护价格的真实性。根据需求和市场的不同，采购人可采用招标、比价、谈判、成本测算等方法确定价格。实践证明，认真分析需求、加强市场调研、加强专业知识学习储备、提高采购能力，是有效控制合理采购成本的基本保证。

C.产品寿命周期成本分析方法。

寿命周期成本分析法主要适用于采购资本性支出的固定资产，资产价值大，使用寿命长(一年以上)，在使用过程中需要消耗能源、需要维修保养等费用的机器设备方面，应用寿命周期成本分析法辅助采购决策时，应该主要考虑如下四个方面的成本：a.购人成本(包括购入价格、运费、保险、税收等);b.操作人工费用;c.维护保养的费用;d.处置、废弃成本。

(2)工程项目招标采购交易成本及控制

1)工程项目招标的交易成本分类。

根据交易过程的成本动因划分，工程项目招标过程中涉及招标人的交易成本主要包括事前成本、事中成本和事后成本。

①事前成本。

A.信息成本。B.技术成本。C.风险控制成本

②事中成本。

A.招标直接成本。B.评标成本。C.政策成本。

③事后成本。

A.缔约成本。B.价格成本。C.决策成本。

2)影响工程项目招标交易成本的主要因素。

③降低招标采购交易成本的方法。

控制招标交易成本的有效途径：

A.建立投标人信息库并及时跟踪维护。

B.提高招标信息的透明度。

C.加强设计及预算审查。

D.完善招标文件范本。

E.统一招标制度规范。

F.合理制定评标办法。

G.完善监管机制。

(3)政府采购交易成本及控制

政府采购活动的主要目的是节约采购成本，采购成本的控制主要包括招标操作成本、实际采购成本、验收及使用成本三个关键环节。

3.4.4招标采购的时间管理

(1)按时交付的实现

招标人要保证按时交付，一般应考虑两方面的问题：

其一，招标人应该首先明确需要什么和什么时候需要。

其二，招标人应该确保供应商了解及时交付的内容及其重要性。

(2)催交

催交通常由采购人员负责，在很多时候催交只体现为采购人员的一个电话。优秀的采购人员在催交中通常应该考虑如下的问题：

其一，供应商的情况。对于供应商的情况应结合五个方面来进行考虑：供应商的以往记录;供应商的声誉;供应商与组织联系的紧密程度;采购项目对供应方的重要性程度;供应方的合作程度。

其二，延迟交付的严重性。

其三，是否有替代品。

(3)短缺

在采购过程当中导致时间成本增加的一个重要原因就是短缺。采购人员必须时刻做好处理关键物资短缺的准备。针对不同类型的短缺，采购人员应采取不同的应对方式。

1)意外短缺。

意外短缺指的是由于偶然性的因素而引发的短缺。意外短缺可能由供应商的原因造成，可能由买卖双方之间的障碍引起，也可能源于采购人的管理失误、设计更改、生产计划的变更等因素。采购人员可以采用以下五种方法来应对意外短缺：

①采购人员应该积极尝试让拖欠债务的供应商来生产货物，说服他们将短缺物资的生产放在优先地位。

②采购人员可以紧急寻找其他的供应商来弥补短缺，在情况特别紧急的情况下，可以考虑以高价从分销商处购进物资。

③采购人员应积极调查可以替代的物资。

④采购人员可以根据物资的可用性，重新审议采购对象的规格设定。

⑤在短缺十分严峻难以解决的情况下，采购人员应根据重新设计的生产方案，选择新的采购对象。

2)常规性短缺。

在一些领域中，采购人面临的是长期的短缺状况。采购人员在这种情况下，应该实行常态短缺下的严格供应战略：

①采购人员应该预定生产量，并增加催交人员。

②采购人员可以对短缺资源增加战略性库存。

③采购人员对于通常只有单一供应源的项目，可以实行双重货源搜寻。

④采购人员应力图和供应商建立长期的战略同盟关系，提高自己在供应商供应序列中的优先等级，力争成为最有优先权的客户。

3.4.5招标采购的数量管理

招标采购数量管理与采购标的的库存管理关系密切。一般来说库存管理的方法主要有以下几种：

1)经济订货批量。

在招标采购的实践中，一些组织会从变化的价格、使用率以及内部成本的组合中得到经济订货批量。经济订货批量公式通常可以让采购人知道最低的可变总成本的数量。

如果用u表示每年的需求或使用数量，用p表示与订单相关的文书工作和管理成本;用c表示单位成本或价格;用s表示库存成本，表示为平均库存价值的分数形式。公式可以表达为：

EOQ可以减少库存的规模和下订单的数量。

2)服务水平评价与库存周转率。

服务水平评价与库存周转率是库存管理绩效的常用测评方法。服务水平评价主要以库存对需求的满足程度为核心。

3)大量购买折扣。

在采购标的价格幅度波动较大或是大量购买可以带来折扣的时候，招标人需要对大量低价采购节约的资金与增加的库存成本之间进行核算。

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（责任编辑：fky）