职称计算机

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 excel分类汇总表的显示

 对数据清单使用分类汇总功能后,在工作表窗口的左边会出现分级显示区,其中列出了一 些分级显示按钮,利用这些按钮可以对数据的显示进行控制。如果没有看到分级显示符号,可 以选取"工具"菜单中的"选项"命令,在"选项"对话框中单击"视图"选项卡,选中"分 级显示符号"复选框即可。

通常情况下,数据分三级显示。在分级显示区的上方用"数字"按钮进行控制。数字越小, 代表的层级越高。如果要显示或隐藏某一汇总行所对应的分类组中的明细数据,用显示区中的一"、"+"按钮。各按钮的功能如下:

& 1:代表总计。单击"1"按钮时,只显示列表中列标题和总计结果。

& 2:代表分类汇总结果。单击"2"按钮时,显示列表中列标题、各个分类汇总结果和总 计结果。

& 3:代表明细数据。单击"3"按钮时,显示列表中所有的详细数据。

& +:单击"+"按钮时,显示该按钮所对应的分类组中的明细数据。

& 一:单击"一"按钮时,隐藏该按钮所对应的分类组中的明细数据。

& :级别条。指示属于某一级别的明细数据行或列的范围。单击级别条可隐藏所对应的 明细数据。

创建数据透视表

利用Excel提供的数据透视表向导,可以很方便地建立数据透视表。以图8-1所示的年终津 贴分配表为例,要求统计各部门的津贴总和以及各部门男女教师各自的津贴总和。操作步骤如下:

(1)单击数据清单中的任一单元格。

(2)选取"数据"菜单中的"数据透视表和数据透视图"命令,出现"数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1"对话框。

(3)在该对话框中选定数据源类型和所需创建的报表类型。默认的数据源类型为"Microsoft Office Excel数据列表或数据库",所需创建的报表类型为"数据透视表",一般选择默认选项。 单击对话框的"下一步"按钮,显示"数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2"对话框。

(4)在该对话框中选定数据源区域,默认情况下会选定整个数据清单,可以在"选定区域" 文本框中重新输入或用鼠标选取要选定的区域。单击对话框的"下一步"按钮,显示"数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3"对话框。

(5)在该对话框中指定数据透视表的显示位置。若选中"新建工作表"单选钮,则在工作簿中为数据透视表创建一张新工作表;若选中"现有工作表"单选钮,则在下面的文本框中键 入数据透视表放置区域的左上角的单元格地址。本例中选"新建工作表"。单击"布局"按钮, 打开"数据透视表和数据透视图向导一布局"对话框。

(6)4边由4个区域构成,分别是页区域、行区域、列区域和数据区域。将要分类的字段拖人行或列区域,成为数据透视表的行或列标题。将要汇总的字段拖入数据区域。将要分页显示的字段拖入页区域,作为分页显示的依据。

在本例中,将"部门"字段拖到列区域,"性别"字段拖到行区域,"津贴"字段拖到数据 区域。

单击"确定"按钮,回到步骤。)对话框。(7)单击"完成"按钮,得到数据透视表。

步骤之3"对话框中,指定了数据透视表的 显示位置后,如果直接单击"完成"按钮, 则在工作表中出现数据透视表的设置版式, 同时还显示了包含字段名的"数据透视表 字段列表"任务窗格和"数据透视表"工具栏。

与布局对话框中数据透视表的版式设 置方法相同,将所需的字段分别拖入相应的页、行、列和数据区域即可。

如果要删除页、行或列的字段,可将该字段拖到数据透视表之外,或拖回"数据透视表字段列表"任务窗格即可。如果是在"布局"对话框中,同样可以将要删除的字段拖出页、行或 列区域即可。

拖入数据区的汇总对象如果是非数值型字段则默认为对其计数,如果为数值型字段则默认 为求和。用户可以自己设置所需的汇总方式。单击数据字段,或单击数据透视表中数据区域中的一个单元格,再单击"数据透视表"工具栏中的"字段设置"按钮睹,在弹出的对话框中即 可设置。

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（责任编辑：xy）

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