职称计算机

通过本节的学习，要求掌握启动系统管理、注册系统管理的方法、建立账套的方法、增加操作员和设置操作员权限的方法。

一、概述

系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面功能：

1.账套管理。账套指的是一组相互关联的数据。系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。

2.年度账管理。每个账套中可以存放不同年度的会计数据。如北京启明科技公司账套中可以包括2007年年度账、2007年年度账和2009年年度账。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

3.操作员及其权限管理。包括设定或说设置系统各模块的操作员和对这些操作员的操作权限进行分配。体现的内部会计控制的原理，不相容的职务相分离，避免差错和舞弊。

4. 系统管理流程。启动系统管理→注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限

二、启动和注册系统管理

(一) 启动系统管理

启动系统管理可以单击桌面上的“系统管理”图标 ，也可以从“开始→所有程序→用友通→Tong2005→系统管理”命令启动系统管理程序。

(二)注册系统管理

1.系统允许以两种身份进入系统管理：系统管理员(Admin)和账套主管。

2.系统管理员(Admin)负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

3.账套主管仅负责所负责账套的维护工作。主要包括对所负责账套进行修改、对账套内年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。

【例题5-1】判断题：系统管理员(Admin)不能对账套进行修改，但可以建立账套。( )

正确答案：√

解析：系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

【例题5-2】判断题：系统管理员(Admin)可以设置和修改所有操作员的权限，账套主管仅对所设置所负责账套操作员权限。

正确答案：√

解析：系统管理员(Admin)进入系统管理后，可以设置和修改操作员的密码及其权限;账套主管仅对所负责账套进行维护，设置该账套操作员的操作权限。

【例题5-3】多选题：用友财务软件允许以( )身份注册进入系统管理。

A.Admin B.财务主管 C.账套主管 D.财务总监

正确答案：AC

解析：系统允许以系统管理员(Admin)和账套主管两种身份进入系统管理。

【例题5-4】多选题：下列属于系统管理员的操作权限是( )。

A.建立账套 B.分配操作员权限 C.设置账套主管 D.年度账结转

正确答案：ABC

解析：年度账结转属于账套主管的权限。

三、建立账套

账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。账套建立、账套引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。

建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。

首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要是进行账套参数设置包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。

(一)设置账套信息

1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。如“666”

2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。如“北京启明科技公司”

3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。如“C:\Tong2005\Admin”

4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。

5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。

(二)设置单位信息

单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。如：单位名称：北京启明科技公司;单位简称：启明科技。

(三)确定核算类型

用于记录本单位的基本核算信息，包括：

1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。如：RMB

2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。如：人民币

3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。(参考前面设置操作员)

4.企业类型：系统提供了工业和商业两种类型，必须选择输入。

5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。

6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

(四)确定基础信息

如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存子系统时再进行设置。

客户是否分类：否

供应商是否分类：否

存货是否分类：否

有无外币核算：有

(五)确定编码方案

编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。

(六)设置数据精度

数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。

(七)系统启用

在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。

【例题5-6】判断题：账套号是区别不同账套的唯一标识。( )

正确答案：√

解析：账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。

【例题5-7】多选题：建立账套时需设置的信息包括( )。

A.设置账套信息 B.设置凭证类别 C.设置启用日期 D.输入期初余额

正确答案：AC

解析：BD选项在系统初始化时设置。

四、设置操作员权限

操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。

1.操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。

2.系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置

3.账套主管只可以对所辖账套的操作员进行权限指定。

4.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。

5.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。

【例题5-8】判断题：账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。( )

答案：×

解析：系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。

(四)设置供应商档案

如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。

提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

(五)设置外币及汇率

汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定的。

(六)设置结算方式

为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。

结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能，类似与手工系统中的支票登记簿的管理方式。

【例题5-9】判断题：输入客户档案时，不用选择客户分类，可直接输入客户档案。( )

正确答案：×

解析：输入客户档案时，必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

【例题5-10】多选题：设置基础档案时，主要包括的项目有( )。

A.设置职员档案 B.设置客户档案 C.设置供应商档案 D.设置部门档案

正确答案：ABCD

解析：此四项均是基础档案设置中比较重要的内容。

五、输入期初余额

在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。

(一)总账期初余额录入

对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入期初余额。

(二)辅助科目期初余额录入

在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。

(三)试算平衡

期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

【例题5-13】判断题：输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( )

正确答案：×

解析：输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。

【例题5-14】多选题：下列关于期初余额的描述中，正确的有( )。

A.所有科目都必须输入期初余额

B.红字余额应输入负号

C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证

D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。

正确答案：BC

解析：并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

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（责任编辑：xy）

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