招标师

5.2 招标采购规划阶段管理

知识点一：招标采购需求分析(重点)

(1)招标采购需求分

析的概念

招标采购需求分析是运用相关的管理方法和工具，通过项目组织内部沟通和调研并结合市场调查研究，深入系统地分析影响招标采购管理的内、外部相关因素，从而理清招标采购的需求及重点，解决规划阶段的一系列“输入”内容问题，为下一步招标采购目标成果的制定和招标采购合同规划及招标方案的编制提供切实可行的基础资料。

(2)招标采购需求分析的步骤

1)采集项目的基本信息

①项目背景材料

②采购政策(外部、内部)

③项目基本需求

④拟定招标采购活动的管理设想

⑤风险登记册及与风险相关的合同决策

⑥其他与招标采购有关的项目基本信息等

2)开展项目组织的内部沟通和调查

采购团队在沟通和调查时要注意做到：

①熟悉项目基本信息

②确保采购团队对招标采购需求的理解和委托人的真实需求一致

3)开展项目组织的外部市场调查研究

外部市场研究调查主要包括下列内容：

①市场条件

②潜在供应商情况

③项目特定条件

指市场对项目所适用于产品、服务和成果的典型条款和条件，适用于特定行业典型条款和特定条件的满足程度等。

④项目所在地的特别要求

4)进行相关系统分析

①项目范围基准分析

②自制或外购分析

③采购对象分析

④项目利益相关方分析

项目利益相关方分析的关键点是保证最大程度地满足关键项目利益相关方对招标采购的需求。

⑤市场供求分析

⑥采购方式分析

其主要决策依据包括：

a.国家、行业和项目所在地的有关招标采购法律、法规和政策。

b.企业内部的采购政策。

c.项目的具体情况

d.市场潜在供给资源的供给程度等

⑦采购风险分析和合同策划

5)招标采购管理的组织保障资源分析

通过组织保障资源分析，采购团队应就招标采购的组织架构、管理模式、人力资源配备、进度、风险以及沟通、费用等各项管理保障要素提出切实可行的建议和具体设想，以便合理调动和安排采购组织和采购团队等多个层面的各种资源，在最大程度保障招标采购管理需求的同时，实现采购组织保障资源配置的合理优化。

6)评估和审核招标采购需求分析结论

①建立完整的需求调查文档和记录体系。

②尽量使用直观图表形象表达需求。

7)建立招标采购需求跟踪系统

(3)招标采购需求分析的成果

1)确定自制或外购范围

2)确定招标采购标的物的基本需求

①采购方式

②招标采购流程

③招标采购的各项内容以及有关制约条件等

④拟定招标文件和评标办法的主要条款

选定科学合理的招标文件和评标办法是招标采购需求分析的重要策划内容，也是整个采购工作是否顺利进行的最关键性因素

⑤确定可能的招标采购风险及对策

3)招标采购管理的组织保障资源。应围绕项目管理任务通过相关需求分析，确定招标采购管理活动的各类组织资源的优化配备和保障需求，包括：采购组织架构、管理形式、采购团队的人力资源配备、沟通管理、风险管理以及招标采购各类资源(人力及设备、场所、成本)测算等。

(4)招标采购需求分析所运用的项目管理工具和技术

除“工作分解结构(wbs)”、自制或外购分析、合同类型选择技术以及采购方式选择技术外，招标采购需求分析中的常用工具还包括;

1)需求供给分析

需求供给分析即分析市场的需求和潜在供给之间的匹配程度。除了分析招标采购标的物有关需求外，采购团队自身的组织保障资源分析也是需求供给分析的一个重要方面。

2)功能分析法

从招标采购活动的组织结构角度去识别和明确每一步工作的独特功能，是一个从整体到局部的过程，即分解每一步工作在业务流程中的任务及在职位体系中的作用，最后综合得到每一步工作的具体职责的方法，称为基于功能分析的工作分析法。

3)采购对象分析

根据工作分解结构的分解结果，考虑采购项目的时间空间关系、合同类型、供应商的专业能力及资质限制、市场供应条件、采购估算等，合理地划分合同包、标段或合同组团，以此作为确定项目相关采购任务、制订招标采购项目管理方案的重要依据。

4)专家判断

优点是在缺乏足够统计数据和原始资料的情况下，可得到文献上还未反映的信息，很大程度上取决于专家集体的智慧和努力，因此往往可得到较准确的结果。

知识点二：招标采购目标制订(常考点)

(1)招标采购目标的概念和特点

1)招标采购目标的概念

招标采购的目标主要从满足招标采购项目整体利益的最大化为出发点，在限定的时间内，使采购结果满足项目采购质量和成本要求，同时寻求控制采购过程的费用。换句话，招标采购的目标是在符合项目整体采购进度要求下，以较低的采购成本采购到满足项目的功能需求和一定的质量水平的采购对象，同时控制采购过程所发生的费用。

①多重性。具体表现在：

a.从采购对象看，质量、成本和进度等目标，由于招标采购具体需求的不同，存在目标权重因素不同。

b.从项目整体层面看，招标采购项目整体利益最大化问题的本身也存在项目委托人的期望值与项目的功能需求、质量标准、采购价格等多重约束因素之间的矛盾。

c.从采购程序中的微观环节看，采购程序中的每个环节、关键控制点、工作成果等均需要制订工作中的具体目标。

②相关性。招标采购目标系统内的多重目标存在对立统一的关系，互相矛盾、互相约束互为相关。

③层次性。把项目整体利益目标，采购的质量标准、采购时限、采购成本等具体目标，采购过程各个控制点或工作环节的具体实施目标等，按不同的层级依次展开，可以划分出多个层次，形成目标系统的层次性特点。

④动态性。随着项目管理工作的不断推进和深化，项目环境是瞬息万变的，采购服务质量存在的不确定性和多变性，加上招标采购目标系统内的具体目标经常发生变化，决定了招标采购目标具有动态性特点。

(2)招标采购目标的制订过程

1)落实招标采购目标制定的技术和管理条件

2)研究分析招标采购目标系统

3)制订不同层级、不同范围的目标

4)确定招标采购目标的范围与重点

确定和排列招标采购目标的范围与重点是招标采购目标制定的核心内容。

5)及时动态调整招标采购目标系统

(4)招标采购目标的制定成果(教材中缺少3)

招标采购目标的制定成果可以从下列内容中体现：

1)招标采购项目管理方案主要素材。

①招标采购总体设想、方式及流程;

②招标采购的标的物以及有关制约条件，包括：采购范围、标的、批次、时机、数量、档次标准及技术参数、成本估算或预算、标的物界面、标段与合同包、投标人资格等;

③招标采购管理的目标、范围、重点及难点分析;

④招标采购的组织管理模式、资源和各种保障措施。围绕项目管理任务，确定相对优化的招标采购组织管理模式、各类活动组织资源基本要素及合理化配备标准，各类管理保障制度、措施和方法，并制定采购团队相关绩效考核的具体目标;

⑤确定可能的招标采购风险及对策。包括记录与风险有关的信息，如已识别的风险、风险责任人、风险应对措施以及与风险相关的合同决策。

2)采购工作说明书

汇总并经相关程序批准后的采购工作说明书(sow)是招标采购项目管理方案的重要组成部分。

3)各类招标采购文件和供方选择标准

应尽量选用国家、行业、地方及采购组织内部出台的不同类型的招标文件标准版。

4)变更申请程序

依据变更申请程序提出有关变更申请，通过项目管理系统的整体变更控制过程，对变更请求进行审查和处理。

知识点三：招标采购项目管理方案(常考点)

(1)招标采购项目管理方案的概念、特点和作用

1)招标采购项目管理方案的概念

在招标采购规划阶段通过招标采购的需求、目标以及技术特点、经济特性、管理特征等分析结论，依据有关法律政策、技术标准和规范，编制的定义明确、要求清晰，可操作性强的招标采购管理总体规划。

注意理清两个概念：

①招标采购项目管理方案和招标方案的关系

a.层级不同。招标采购项目管理方案是指导招标采购工作具体开展的全局性指导文件，而招标方案是以招标采购项目管理方案所确定的有关总体目标和内容为指导，针对每次启动的招标采购任务所进行的具体实施计划和工作安排，层级属于项目管理方案的下级层面。

b.作用不同。招标采购项目管理方案的作用是从总体上的、宏观的角度对招标采购任务的思考和谋划，而招标方案的作用是指导单次招标采购活动的具体操作性文件。

c.编制阶段不同。招标采购项目管理方案是在招标采购规划阶段编制完成，以后随着项目的进展逐步深化;而招标方案在招标采购项目化管理的第二阶段即实施与控制阶段启动，通常在正式开展每次招标采购具体活动之前编制。

②招标采购项目管理方案和项目合同规划的关系

a.层级相同

b.互相影响、互为交叉

2)招标采购项目管理方案的特点

①层次性。第一层次只针对招标采购活动进行规划;第二层次针对从项目筹备到交付使用期间进行规划;第三层次针对整个项目生命周期进行规划。所以层次性也可理解为招标采购项目管理的深度。

②基础性

③集成性。招标采购项目管理方案涉及采购范围、成本、质量、时间、环境、资源和风险等多方面管理的协调与综合，

2)招标采购项目管理方案的作用

①建立采购目标系统

②确立采购实施组织方式

③指导采贿管理具体实施

(2)招标采购项目管理方案的内容

1)招标采购项目管理方案的基本内容

①项目概况、背景

②招标采购的总体规划，包括目标、任务、范围、进度等分解、难点分析及对策等

③实现招标采购目标的相关内容：

a.标段/标包划分、投标人资格条件;

b.招标采购标的、技术标准和要求、批次、时机和顺序;

c.质量、价格、进度需求目标分解及计划;

d.招标方式、组织形式的方法和原则;

e.合同管理的规划、框架和原则，计价形式的选择和原则。

④招标采购管理保障措施：

a.组织管理体系、制度、人力资源及费用计划;

b.沟通、标准化、信息、风险防范等计划;

c.有关服务及保证措施。

⑤其他事项等。

2)招标采购管理方案依据招标对象的不同，其内容的侧重也不同

3)招标采购工作总进度计划

不同的采购标的，总进度计划的内容分别如下：

①工程招标主要有：工程项目的细分、工程建设程序、工程总进度计划、招标相关工作顺序和时间安排以及相关责任主体等;

②货物招标主要有：采购货物名称、数量、技术指标、时间节点、顺序安排和工程建设项目或生产需求的衔接配套和相关责任主体等;

③服务招标主要有：服务内容、目标要求、需求特点、时间安排和相关责任主体等。

④对于复杂项目，如进口机电产品招标的管理等，还应补充国际采购的特殊环节予以说明。

(3)招标采购项目管理方案的编制原则

1)质量原则

2)经济原则

3)效率原则

4)风险责任分配原则

①可预见性原则

②可管理性原则

5)反欺诈腐败原则

6)回避利益冲突原则

(4)招标采购项目管理方案的编制步骤

1)熟悉项目信息;

2)梳理招标采购需求分析成果;

3)确定招标采购的目标重点和任务;

4)确定招标采购目标的有关实施思路;

5)落实招标采购管理有关保障措施;

6)文字撰写。

(5)招标采购项目管理方案的批准与调整

招标采购项目管理方案应该经过项目业主审核和批准后方可实施，这是招标采购项目化管理工作的重要原则。

知识点四：招标采购工作计划编制(常考点)

(1)标采购的进度计划

1)确定招标采购工作逻辑关系

①分析工作先后关系(工艺关系、组织关系)

②确定招标工作排序，其基本步骤如下

a.制订项目招标工作内容

b.研究项目特性

c.确定各项工作内容之间的工艺关系

d.明确组织关系

e.研究实施条件和外部制约因素

2)招标采购进度计划的制订

①制订进度计划的依据，主要包括：

a.项目采购时间要求。

b.项目采购的特点。

c.项目采购的技术经济条件。

d.招标采购各项工作的时间估计。

e.限制和约束。

②进度计划编制

a.根据招标采购工作内容的分解，确定各项工作的先后顺序;

b.估计出各工作的延续时间;

c.确定招标采购工作的时间进度;

d.平衡各工作管理因素的相互关系;

e.应用相关工具(如关键路径法、横道图)编制进度计划。

(2)招标采购的组织保障计划

1)招标采购的组织方式与团队建设

采购机构在接受招标任务后，应根据企业及项目特点，选择有经验的招标师、采购专业人员和恰当的组织方式，成立招标采购团队。

①确定招标采购的组织方式

②组建招标采购团队，具有如下特征：

a.共同而明确的采购目标

b.结构组成合理

c.角色适当分工

d.信息沟通顺畅

e.成员能力互补

③明确招标采购项目经理的责任和权力，包括：

a.项目团队组建权

b.财务决策权

c.项目实施控制权

2)根据招标采购的工作任务分解落实责任

3)招标采购的人力资源计划

1)人力资源计划的编制依据

①招标工作分解(wbs)和责任分配矩阵

②招标工作进度计划

③历史信息

④人力资源安排描述

2)招标工作人力资源计划示例(见教材中的表)

(4)招标采购的费用计划

1)招标采购项目费用的估计

招标工作费用估计是指预估完成招标采购活动所需资源(人、材料、设备等)的费用的近似值。

2)招标采购工作费用估计的主要依据有

①工作分解结构(wbs)

②资源需求计划 ③资源价格

④工作的延续时间 ⑤历史信息

3)招标采购工作费用估计示例(教材中的表)

知识点五：招标采购项目管理方案实例(常考点)

见教材中的招标采购项目管理方案实例

（责任编辑：fky）